dokumente hauptdialog

wie gewohnt wird Ihnen nach dem start des programmoduls der hauptdialog angezeigt, der sich in die bereiche funktionsblock, selektions- und filterkriterien und schriftverkehrsliste gliedert.

hauptdialog dokumente

wenden Sie die klappfelder projekt (oder projektgruppe), art (die formulararten werden im modul wartung definiert) und empfänger im selektionsbereich an, um die schriftverkehrsdaten zu filtern. die gefilterten einträge werden in der schriftverkehrsliste eingetragen und stehen für weitere bearbeitungen zur verfügung. jeder eintrag entspricht einem dokument.

zusätzlich steht noch eine einschränkung auf ein im text enthaltenes stichwort zur verfügung. wenn Sie nach einem bestimmten wort in einem dokument suchen, erleichtert diese funktion das schnelle finden der entsprechenden schriftstücke. es wird der inhalt des schriftstückes und der betrefftext durchsucht. (hinweis:die stichwortsuche ist nur für word und txm-dokumente gültig).

eine weitere einschränkung ist die datumsselektion. aktivieren Sie das datumssuchkriterium durch einen klick auf das feld datum, und es werden die dokumente angezeigt, die an diesem datum erstellt wurden.

eine weitere möglichkeit, in grossen datenbeständen schnell ein gewünschtes dokument aufzufinden oder die dokumente nach bestimmten kriterien zu selektieren ist der einsatz des datenfilters. mit diesem können Sie zb alle dokumente abrufen, die zb von einer bestimmten person erstellt wurden und im volltext den wortteil "brandschutz" enthalten.

die selektions- und filterkriterien können Sie in beliebiger reihenfolge und zusammensetzung anwenden. wählen Sie zb ein projekt, kreuzen das feld alle für die art des schriftstückes an, und wählen einen empfänger aus dem klappfeld, um alle dokumente anzuzeigen, die zu einem projekt für einen bestimmten adressaten bestimmt waren.

in der schriftverkehrsliste sind die informationen zu den einzelnen schriftstücken zeilenweise aufgelistet. jede tabellenzeile entspricht einem dokument. eine besondere bedeutung hat die spalte mit den männchen auf gelben grund:

•      person: das schriftstück hat nur einen bestimmten empfänger.

•      gruppe: das schriftstück hat mehrere empfänger. dieses symbol wird für das entsprechende dokument angezeigt, wenn Sie einen serienbrief anlegen.

die weiteren spalten der tabelle informieren Sie über projekt, art des dokumentes, datum, empfängerinformationen usw..

die erste spalte informiert Sie über den sicherheitsstatus des dokumentes. entsprechend der symbole wurden den dokumenten folgende sicherheitsstufen zugeordnet:

•      höchste sicherheitsstufe: das dokument kann nur mit unternehmerrechten eingesehen werden.

•      mittlere sicherheitsstufe: das dokument kann mit unternehmerrechten und administratorrechten eingesehen werden.

•      kein symbol: alle untermStrich benutzer können das dokument öffnen, bearbeiten, drucken oder löschen.

die spalte '#' informiert sie wieviele seiten das dokument hat

die spalte 'beil.' informiert sie über die anzahl der angehängten dateien

die spalte 'kopie' informiert sie über die anzahl der 'kopiean' empfänger.

die spalte '#p' informiert sie darüber, wieoft das dokument bereits in den postausgang übernommen wurde.

die wichtigsten funktionen sind im funktionsblock erreichbar. weniger oft benötigte befehle sind im klappmenü am oberen fensterrand zusammengefasst.