Posteingang

Einen neuen Posteingang erfassen

Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Tabelle. Füllen Sie die Eingabefelder mit den Informationen des Posteinganges aus:

• Projekt - wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Projektliste aus.
• Eingangsdatum - im Feld Eingangsdatum wird standardmäßig das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit voreingestellt. Ändern Sie gegebenenfalls diese Eingabe.
• Nr. - geben Sie die Nummer des Schriftstückes ein. Die Nummer kann eine interne Ordnungsnummer sein, oder eine Geschäftszahl o.ä., die auf dem ausgehenden Schriftstück angegeben ist (z.b. bei Gutachten usw.). Erlaubt sind Zahlen und Buchstaben als Nummer (z.b. vu34/A/2010). Wenn Sie das Modul Nummernvergabe besitzen und Butler / Nummern / Generieren richtig konfiguriert haben, wird automatisch eine Nummer vergeben.
• Index - ersetzt ein Schriftstück ein vorhergehendes, gleichlautendes, so kann hier eine „Versionsnummer“ der versandten Post eingegeben werden.
• Inhalt - geben Sie hier eine kurze Beschreibung des Inhaltes der Sendung.
• Versandart - wählen Sie in der Liste die Art des Postausganges aus. Die Postarten werden im Modul Konfiguration / Doku / Postarten definiert.
• Arbeitspaket - ordnen Sie den Datensatz dem Arbeitspaket zu.
• Absender - wählen Sie aus der Liste den Empfänger des Schriftstückes. Ist der Absender noch nicht erfasst, legen Sie diesen im Modul Adressen an.
• Angehängte Datei - hier können die Dateien die zum Postausgang dazugehören hochgeladen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen (Drag and Drop). Im nachfolgenden Fenster können Sie die gewünschte Datei auswählen und hochladen. Wenn die Datei hochgeladen wurde erscheint im Bereich Angehängte Datei diese Schaltfläche. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann die hochgeladene Datei geöffnet werden. Wurde die Datei irrtümlich hochgeladen, kann sie mit einem Klick auf die Schaltfläche wieder entfernt werden.
• Stufe - in diesem Bereich werden die Zugriffsrechte für diesen Posteingang definiert. Standardmäßig ist die Stufe Mitarbeiter voreingestellt und somit für alle sichtbar. Sollte es Einschränkungen geben, stellen Sie Verwaltung oder Unternehmer ein, je nach dem für wen dieser Posteingang sichtbar werden soll.

Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche. Das Erfassungsfenster wird geschlossen und der neue Eintrag in der Posteingangsliste angezeigt.