Angebote und Aufträge

Mit untermStrich können Sie auch Angebote zu den Projekten verwalten. Öffnen Sie das Modul „Projekte“ und klicken Sie auf die Registerkarte Angebote und Aufträge. Die Tabelle zeigt sämtliche bereits erfassten Angebote, die den eingestellten Filterkriterien entsprechen, und deren Status auf. Sie haben eine gute Übersicht über alle Angebote (offene, archivierte) und können einfach deren historische Entwicklung nachvollziehen.

Ein neues Angebot erstellen

Legen Sie ein neues Angebot mit dem Klick auf das - Symbol an. Die Erfassungsmaske sieht ähnlich aus wie die Honorareingabemaske, ist aber um ein paar Angebotsdaten ergänzt. Die Eingabemöglichkeiten sind:

Angebotsnummer: die Nummer des neuen Angebotes wird in diesem Feld eingetragen. Als Nummer kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Zahlen verwendet werden.

Empfänger: wählen Sie den Angebotsempfänger des neuen Angebotes aus dem Klappfeld aus.

Bezeichnung: ergänzen Sie Angaben mit einer aussagekräftigen Bemerkung, die das Angebot näher beschreibt.

Angebotsdatum: geben Sie hier das Datum des Angebotes an. Klicken Sie im Eingabefeld auf den schwarzen Pfeil oder betätigen Sie die Taste F8, um einen Kalender für die Datumseingabe anzuzeigen.

Zuständiger: Ein zuständiger Bearbeiter kann dem Angebot zugeteilt werden. Um eine schnelle Übersicht über die im eigenen Verantwortungsbereich liegenden Angebote zu haben, gibt es das passende Filterkriterium.

Datei: Sie können eine Datei (z.B. das PDF des Angebotes) mit dem Angebotsdatensatz speichern. Ziehen Sie die Datei auf die Hochladen-Fläche.

Status: ordnen Sie einen Status zu und wählen Sie zwischen drei möglichen Optionen:

• Angeboten,
• Beauftragt
• Ungültig

Gültig bis: - das Datum erleichtert die Suche nach Angeboten, die noch nicht beauftragt wurden und ein Handlungsbedarf besteht. Sie können sich über die Filtereinstellungen schnell die überfälligen Angebote anzeigen lassen.

Beauftragungswahrscheinlichkeit: - Zur Information stellen Sie auch noch die Beauftragungswahrscheinlichkeit ein. Wenn Sie die Angebotsliste in ein Tabellenkalkulationsprogramm exportieren, können Sie damit weitere Berechnungen, wie z.B. Auftragsstand, generieren.

Wurde ein Angebot beauftragt, geben Sie noch das Beauftragungsdatum und eventuell eine Beauftragungsnummer ein. Setzen Sie den Status auf „Beauftragt“.

Füllen Sie die Preisdaten wie bei den Projekthonoraren beschrieben aus und speichern Sie die Daten mit einem Klick auf die Schaltfläche.

Nach dem Beenden des Angebotsmanagements werden die Projekthonorare automatisch anhand der beauftragten Angebote berechnet. D.h. die Phasenhonorare sind die Summe der einzelnen Phasen der beauftragten Angebote. Sie können in der Honorarzuordnung keine Änderung an den Honoraren vornehmen, wenn Sie bereits ein Angebot erfasst haben. Der Vorteil der Angebotsverwaltung zeigt sich, wenn Nachtragsangebote gestellt werden. Dann ist die Historie der Angebote bzw. Beauftragungen nachvollziehbar dokumentiert.