Grunddaten
Für die schnelle erste Erfassung genügt es, die gelb hinterlegten Felder auszufüllen, in dem Fall also vorerst nur den Projektnamen zu wissen. Alle weiteren Informationen können später noch nacherfasst werden. Füllen Sie das Formular mit den bereits zum Projekt bekannten Daten aus.
In den meisten Fällen gibt es zu Beginn des Projektes noch nicht viele Informationen. Ein Projekt sollte schon in der Akquisephase in untermStrich angelegt werden, um den Aufwand messen zu können. Werden Sie später mit dem Projekt beauftragt, sind diese Kosten vom Honorar abzuziehen. Falls Sie den Auftrag nicht erhalten, setzen Sie das Projekt als Gemeinkostenprojekt, damit die entstandenen Kosten berücksichtigt werden.
Geben Sie die entsprechenden Daten in die Felder Projekt, Nummer, Beschreibung, Projektort ein. In dem Feld Beschreibung können Sie nähere Informationen zum Projekt eintragen. Zu jedem Projekt können Sie auch ein Bild zuordnen. Beim Hochladen der Bilder gibt es keine Größenbeschränkung. untermStrich skaliert die Bilder automatisch. Weiters können Sie auf iPad/iPhone/Android direkt ein Bild aus der Galerie auswählen oder zum Teil direkt ein Foto aufnehmen.
Im Feld Beginn wird das Startdatum des Projektes gespeichert. Um das Datum einzugeben klicken Sie auf den Eingabebereich. Geben Sie das gewünschte Datum mit Hilfe des Kalenders ein. Ebenso verfahren Sie, wenn Sie ein Ende-Datum des Projektes eingeben.
Suchen Sie die entsprechende Projektkategorie aus dem Klappfeld Kategorie. Die Kategorien werden im untermStrich Modul Konfiguration voreingestellt.
Weiters ordnen Sie den Projektleiter (optional), den Auftraggeber, den Federführenden Fachplaner und die Kostenstelle dem Projekt zu. Diese Angaben können später für die Auswertungen als Selektionskriterien herangezogen werden. Bei der Auswahl des Projektleiters werden alle Mitarbeiter vorgeschlagen, die in der Mitarbeiterverwaltung als Projektleiter markiert sind. Je nach Sicherheitseinstellungen des Mitarbeiters wird auch die Sichtbarkeit der Projekte damit geregelt.
Damit Sie laufende Kostenkontrollen durchführen können, müssen Sie die Honorare den Teilbereichen des Projektes zuordnen.
Wenn Sie ein Projekt neu anlegen haben Sie noch kein Arbeitspaket zugeordnet. Wählen Sie das gewünschte Arbeitspaket aus der Klappliste aus. Die zugeordnete Arbeitspaketstruktur wird angezeigt.
Arbeitspaketstruktur wird NUR beim Erstellen vom Projekt angezeigt.
In dem Feld Projektstatus vermerken Sie die Projektphase, in der sich das Projekt befindet. Diese Phasen werden in der Konfiguration vordefiniert.
Der Status Abgeschlossen ändert nichts an der Sichtbarkeit des Projektes. Das Projekt ist abgeschlossen bzw. inaktiv, erst wenn das Ende-Datum gesetzt wurde und dieses in der Vergangenheit liegt.
Die Felder Archiv und Aufbewahrungsfrist haben rein informativen Charakter. Beide Felder sind Textformularfelder, in welchen einige Projektinformationen abgelegt werden können.
Entscheiden Sie, ob das Projekt unproduktiv, d.h. zu den Gemeinkosten zugeschlagen werden soll. Kreuzen Sie die Frage entsprechend an. Ebenso, wenn Sie das Projekt bei den Auswertungen nicht berücksichtigen wollen.
Gemeinkosten - die Kosten, die nicht unmittelbar und direkt Projekten zuzuordnen sind, werden als Gemeinkosten bezeichnet. Im Wesentlichen werden in Planungsbüros
- Raumkosten,
- Abschreibungen,
- Finanzierungskosten,
- Werbekosten,
- Kommunikationskosten
und nicht direkt den Projekten zuordenbare Personalkosten anfallen. Die nicht direkt zuordenbaren Personalkosten entstehen durch die Arbeit an nicht verrechenbaren Projekten, wie Administration und Verwaltung, Weiterbildung und Urlaub, Krankenstand und sozialbedingten Ausfallszeiten.
Aktivieren Sie die Funktion Ignoriere Leistung als Pflicht damit das Feld Leistung kein Pflichtfeld wird bzw. keine Daten im Feld eingegeben werden müssen. Somit wird eine Ausnahme für dieses Projekt gemacht und hängt zusammen mit der Option Leistung als Pflicht in der Konfiguration. Wenn Sie aus rechtlichen Gründen eine Aufbewahrungsfrist beachten müssen, können Sie die Aufbewahrung eintragen und im Feld Archiv vermerken, wo die Unterlagen abgelegt sind.