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Merkmale einer guten Adressdatenbank

Ein guter Adressbestand bzw. die Arbeit mit der Adressdatenbank haben einige Merkmale, auf die Sie achten müssen:

• Ein definiertes Eingabeschema: Vor der Eingabe der ersten Adresse muss klar sein, wie die Adressen strukturiert sind und welche Informationen in Folge abrufbar sein sollen. Ein Wechsel der Strukturierung bei bereits gefüllter Datenbank ist mit einigem Aufwand verbunden, daher müssen diese Überlegungen zu Beginn der Arbeit stehen.
• Konsequentes Arbeiten mit dem Datenbestand: Die Datenbank muss der zentrale Informationspunkt für alle Arbeiten mit Adressen sein. Ein paralleles Führen weiterer Adressbestände muss soweit als möglich vermieden werden.
• Änderungen und Ergänzungen an Adressen müssen sofort durchgeführt werden.

Wenn diese Punkte konsequent angewendet werden, ist die Adressdatenbank eine wertvolle Quelle für schnelle Informationsgewinnung bei der täglichen Arbeit.

Das einheitliche Schema

Die Struktur der Adresseingabe bzw. die Zuordnung der Informationen zu den einzelnen Adressfeldern ist ausschlaggebend für das weitere Benutzen der Adresse bei Suchvorgängen, Serienbriefen und der Gestaltung von Anschriftsblöcken im Schriftverkehr. Hier sind vor allem die ersten sechs Felder maßgeblich für die weitere Funktionalität: (Name/Firma, Firmenzusatz, Anrede, Titel, Vorname und Ansprechpartner).

Eine neue Adresse hinzufügen

Um eine Adresse in das untermStrich-Modul Adressen aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche in der Tabelle.

Sollte die Schaltfläche nicht sichtbar sein, haben Sie zu wenig Rechte um neue Adressen anzulegen.

Füllen Sie die Informationen in die entsprechenden Felder:

• Firma/Name: hier geben Sie den Firmennamen bzw. Namen der gewünschten Adresse ein, z.B. „Maier Franz„ oder „Hinterberger-Huber GmbH.“. Der Inhalt dieses Feldes ist auch das Hauptsuchkriterium in den weiteren untermStrich-Modulen.

• Firmenzusatz: dieses Feld können Sie mit einer näheren Beschreibung des Firmennamens ausfüllen, z.B. „Softwaredienstleistungen und Programmierung“ oder „Stahl- und Portalbau“

• Anrede: Eingabefeld für die Anrede in Briefen, die der Adresse zugeordnet sind.

• Titel: hier geben Sie den Titel der betreffenden Person ein.

• Vorname: hier geben Sie den Vornamen der betreffenden Person ein.

• Ansprechpartner: für die Adresse kann ein Ansprechpartner definiert werden. Geben Sie hier den Namen des Ansprechpartners ein, z.B. „Mustermann“.

• Master Titel: Eingabefeld für den Titel.

• Straße: geben Sie Straße, Hausnummer usw. ein.

• Straße 2: Eingabefeld für eine zweite Straßenbezeichnung.

• Plz: hier geben Sie die Postleitzahl ein. Die Postleitzahl kann auch mit dem Landeskennzeichen eingegeben werden: z.B. „D 80339“ oder „A 8600“

• Ort: hier geben Sie den Ort ein. Nach der Eingabe der Postleitzahl erhalten Sie durch einen Klick auf ▼ oder einem Doppelklick auf Ort eine Liste der bekannten Orte mit der Postleitzahl.

• Land: das Eingabefeld für das Land.

• Telefon 1: erfassen Sie hier die erste Telefonnummer, Haupttelefonnummer des Kontaktes.

• Telefon 2: Eingabefeld für eine zweite Telefonnummer, Privatnummer o.ä.

• Mobil: Mobiltelefonnummer der neuen Adresse.

• Fax: die Faxnummer der neuen Adresse.

• Modem: in diesem Feld können Sie die Modemnummer bzw. die Nummer eintragen, die für die Datenkommunikation verwendet wird.

• URL: geben Sie eine URL (Homepage) für die neue Adresse ein, wenn eine solche vorhanden ist, z.B. http://www.untermstrich.com

• E-Mail: geben Sie die E-Mail Adresse ein.
  • Weitere E-Mail Adressen dieses Feld wird im Nachhinein angezeigt d.h. erst nachdem dieser Kontakt gespeichert wurde. Es wird nur im Detailbereich auf der rechten Seite angezeigt und hier können Sie beliebig viele E-Mail Adressen hinzufügen.

• UID-Nr: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (abgekürzt USt-IdNr. in Deutschland oder UID in Österreich) ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Umsatzsteuerpflichtigen. Sie dient innerhalb des europäischen Binnenmarktes zur Abrechnung der Umsatzsteuer durch die Finanzämter.

• Lieferant/​Kreditor: Diese Nummern scheinen auch in der Adressauswahl auf und identifizieren dort eindeutig die Rechnungsadresse, daher nur auf dieser definieren.

• Kunde/​Debitor: Diese Nummern scheinen auch in der Adressauswahl auf und identifizieren dort eindeutig die Rechnungsadresse, daher nur auf dieser definieren.

• Verbindungen: mittels dieser Funktion können Beziehungen zwischen Adressen aufgebaut werden. Diese Beziehungen dienen dazu Informationen über Kunden effizienter im Unternehmen zu verteilen und diese im Rahmen der Bearbeitungen der Kundenbeziehungen effektiver zu nutzen.

• Beschreibung: beschreiben Sie die neue Adresse mit einem Text näher. Durch einen Doppelklick im Beschreibungsfeld öffnet sich das Hauptdialogfeld Beschreibung, in dem mehrzeilige Texte und Informationen einfacher eingegeben werden können.

• Kategorie: Sie können einer Adresse mehrere Kategorien zuordnen, nach denen Sie diese selektieren können. Klicken Sie auf “+„, um eine Kategorie zu wählen. Löschen Sie eine zugeordnete Kategorie mit der “-„ Schaltfläche.

• Bild: in diesem Feld können Sie einer Adresse ein Bild zuordnen. Beim Hochladen der Bilder gibt es keine Größenbeschränkung. untermStrich skaliert die Bilder automatisch. Weiters können Sie auf iPad/iPhone/Android direkt ein Bild aus der Galerie auswählen oder zum Teil direkt ein Foto aufnehmen.

• Längengrad/Breitengrad: mittels dieser Funktion kann der Längengrad / Breitengrad hinterlegt werden. Dieser kann automatisch über OpenStreetMap ausgelesen werden. Koordinaten können an Unteradressen vererbt werden.

• Aktiv: mit diesem Kontrollkästchen kann der Status der Adresse (aktiv oder inaktiv) definiert werden.

• DSGVO Löschung bis: nutzen Sie dieses Feld, um den Überblick zu behalten, bis wann Sie welche Adressen löschen möchten.