Allgemein

Bei der Verwendung von Adressen wird zwischen drei Adresstypen unterschieden:

Hauptadresse oder Firmenanschrift, d.h. es gibt keinen direkten Adressaten in der Firma, die Felder für den Ansprechpartner sind leer.
Unteradresse bzw. Sachbearbeiter - alle Namensfelder sind ausgefüllt, der Nachname des Empfängers steht im Feld „Ansprechpartner“
Privatadresse - hier ist der Nachname im Feld „Name/Firma“ gespeichert, das Feld „Ansprechpartner“ bleibt leer.

untermStrich zieht das Feld „Ansprechpartner“ in der Adressverwaltung als primäres Unterscheidungsmerkmal heran.

Unter-/Hauptadressen erstellen und verändern

Neue Adresse anlegen

WICHTIG Um Adressen eingeben, ändern oder löschen zu können benötigen Sie zumindest Verwaltungsrecht.

Nähere Informationen finden Sie im Modul Adressen /Berechtigungen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Adresse anzulegen:

Klicken Sie unter der Registerkarte Adressen auf die Schaltfäche und geben Sie im nachfolgenden Dialog die Daten ein.

Die genaue Bedeutung der einzelnen Felder im Erfassungsdialog finden Sie im Bereich Eine neue Adresse hinzufügen.

Eine bestehende Adresse als Unteradresse festlegen

Mithilfe dieser Funktion kann eine bestehende Adresse als Unteradresse definiert werden.

Markieren Sie die gewünschte(n) Adresse(n)
Wählen Sie in der Seitenleiste den Befehl „Als Unteradresse festlegen“.
Im Fenster Hauptadresse auswählen kann die Hauptadresse zugeordnet werden.
Mit dem Klick auf die Schaltfläche wird in weiterer Folge die Vererbung festgelegt.
- Das bedeutet, dass Sie die Felder angeben müssen, die von der Hauptadresse übernommen werden sollen.
- Hier klicken Sie die Felder an, die sich mitändern sollen, wenn sich die Hauptadresse ändert (z.B. Firmenname, Adresse usw.).
- Danach bestätigen Sie ihre Eingaben mit der Schaltfläche.
- Damit haben Sie eine Adresskette erstellt.

Eine Unteradresse erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Unteradresse anzulegen:

Markieren Sie Hauptadresse
Wählen Sie unter Funktionen „Unteradresse erstellen“
Übernehmen Sie die Daten von der „Hauptadresse“ mittels Klick auf die Auswahlfelder links (rot eingekreist).

Somit haben Sie von der Hauptadresse eine Unteradresse erstellt und somit eine Adresskette.

Vorteil: Dadurch müssen Sie nur die Daten eingeben, die sich von der Hauptadresse unterscheiden (wie z.B. Ansprechpartner, E-Mail usw.) und wenn Sie Änderungen an der Hauptadresse vornehmen, wird automatisch die Unteradresse mitverändert.

Diese Vererbung ist nicht für alle Daten möglich. Das System zeigt nur dort ein Auswahlfeld an, wo die Vererbung möglich ist.

Adresse aus Kette entfernen

Beispiel einer Adresskette:

Wenn Sie eine Adresse aus der Adresskette entfernen wollen, gehen Sie folgenderweise vor:

Wählen Sie unter Funktionen „Kette anzeigen“

Wählen Sie „Aus Kette entfernen“

Bestätigen Sie das Entfernen

Die Adresse wird NUR aus der Adresskette entfernt und und bleibt in der Adressdatenbank erhalten.