Arbeitsvorgänge bei den Honoraren

Über die Filter in der Tabellenansicht steuern Sie die Art der angezeigten Datensätze. Sie können sich geplante und gestellte Honorare in einer Tabelle anzeigen lassen.

• Geplante Honorarnoten erfassen - Klicken Sie auf das Symbol, um die Eingabemaske für die Honorarnote zu öffnen. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und speichern Sie den Datensatz. Wählen Sie als Typ „geplante Honorare“ aus.
  • Das Feld Rechnungsnummer ist beim Erfassen von geplanten Honoraren kein Pflichtfeld, da im Voraus keine Rechnungsnummer bekannt ist. Diese Information wird erst bei der Übernahme eines geplanten Honorars in die gestellten Honorare ergänzt.

• Geplante in gestellte Honorarnoten umwandeln - Wenn eine Honorarnote tatsächlich gestellt wurde, können Sie sie falls als geplant erfasst in eine gestellte Honorarnote umwandeln und in den entsprechenden Bereich verschieben. Selektieren Sie die gewünschte geplante Honorarnote in der Tabelle und klicken auf die Funktion Übernehmen . Sie haben noch die Möglichkeit, Änderungen an dem Datensatz durchzuführen, in den meisten Fällen muss eine korrekte Rechnungsnummer eingetragen werden. Sie können aber auch das Datum anpassen, falls die Honorarnote nicht am selben Tag geschrieben wurde. Speichern Sie die Aktualisierungen.

• Gestellte Honorarnoten erfassen - Es kann natürlich auch eine Honorarnote erfasst werden, die nicht in den geplanten Honoraren gespeichert wurde. Klicken Sie auf das Symbol. Schreiben Sie die Daten der Honorarnote in die Erfassungsfelder und speichern Sie den Datensatz. Die neu erzeugte Information wird in der Tabelle angezeigt. Achten Sie darauf, dass als Typ „gestellte Honorare“ aktiv ist.

• Alle offenen Honorarnoten anzeigen - Um einen Überblick über alle gestellten und offenen, also nicht bezahlten Honorarnoten zu erhalten, müssen Sie den Filter entsprechend einstellen. Aktivieren Sie die Haken bei „Alle Projekte“, „Alle Konten“ und „Nur offene Honorarnoten“. Stellen Sie sicher, dass keine Zeitraumeinschränkung aktiv ist. Die Tabelle listet nun alle offenen Honorarnoten auf. Die Sortierung kann wie auch in allen anderen Modulen über einen Klick in die Spaltenköpfe der Tabelle verändert werden. Bereits überfällige Honorarnoten werden in roter Schrift dargestellt.

• Eine Honorarnote als bezahlt markieren - Wählen Sie eine Honorarnote aus der Tabelle der gestellten Honorare aus und klicken Sie auf die „Erledigt“ Schaltfläche im Funktionsbereich. Tragen Sie im nachfolgenden Dialog den tatsächlich bezahlten Betrag ein. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, allfällige vereinbarte Abzüge zu erfassen. Ist der bezahlte Betrag geringer als der Rechnungsbetrag, so wird ein Eintrag mit der Differenz zum Rechnungsbetrag generiert und in der Honorarnotenübersicht weiterhin angezeigt. In solchen Fällen können Sie die Rechnungsgeschichte betrachten, um die gestaffelten Zahlungseingänge zu der Honorarnote abzurufen.

• Eine Mahnung bzw. Zahlungsaufforderung vermerken - Wenn eine Zahlungsaufforderung versandt wurde, können Sie das in der Honorarverwaltung vermerken. Wählen Sie die Honorarnote aus und klicken Sie im Funktionsmenü auf „Gemahnt“. Die Mahnstufe der Honorarnote wird inkrementiert und Sie werden über diesen Vorgang mittels eines Hinweisfensters informiert. Für eine bessere Übersicht können Sie sich die Spaltenansicht der Tabelle selbst definieren um z.B. die Mahnstufe als erste Spalte zu definieren.

• Eine Mahnliste anzeigen - Diese Funktion stellt eine Übersicht über die bereits gemahnten Honorarnoten zur Verfügung. Schalten Sie dazu auf den Reiter „Mahnungsliste“ um. Stellen Sie das gewünschte Fälligkeitsdatum und die aufzulistende Mahnstufe ein, um die Datensätze einzuschränken. Anschließend kann ein Report generiert werden.

Ausbuchung von uneinbringlichen Honoraren bzw. Teilhonoraren

Wenn die Honorarnote nicht vollständig bezahlt wird, können Sie den uneinbringlichen Rest auf folgende Weise ausbuchen:

• Honorarnote zuerst als „erledigt“ setzen und im Feld „Bezahlter Betrag“ die tatsächlich bezahlte Summe eingeben.

• Es wird eine Folgehonorarnote mit dem Restwert generiert.

• Duplizieren Sie diese Folgehonorarnote und geben Sie vor dem offenen Betrag „-“ (minus). Verwenden Sie die gleiche Rechnungsnummer und geben Sie zusätzlich die Bezeichnung „S“ damit sofort ersichtlich ist, dass es sich um eine Stornobuchung handelt.