Dokumente

Verwalten Sie den gesamten anfallenden Projektschriftverkehr mit diesem untermStrich Modul. Der Hauptdialog gliedert sich in die Bereiche Selektions- und Filterkriterien und Schriftverkehrsliste. Verwenden Sie die Auswahlfelder Projekt (oder Projektgruppe), Art (die Formulararten werden im Modul Konfiguration definiert) und Empfänger im Selektionsbereich an, um die Schriftverkehrsdaten zu filtern. Die gefilterten Einträge werden in der Schriftverkehrsliste eingetragen und stehen für weitere Bearbeitungen zur Verfügung. Jeder Eintrag entspricht einem Dokument.

Zusätzlich steht noch eine Einschränkung auf ein im Text enthaltenes Stichwort zur Verfügung. Wenn Sie nach einem bestimmten Wort in einem Dokument suchen, erleichtert diese Funktion das schnelle Finden der entsprechenden Schriftstücke. Es wird der Inhalt des Schriftstückes und der Betreff-Text durchsucht. (Hinweis: die Stichwortsuche ist nur für Word-Dokumente gültig).

Eine weitere Einschränkung ist die Datumsselektion. Aktivieren Sie das Datumssuchkriterium durch einen Klick auf das Feld Von. Es wird automatisch das Feld Bis mit dem aktuellen Tag angezeigt. Ändern Sie eventuell den Zeitraum und tragen Sie die gewünschten Datumsangaben ein.

Eine weitere Möglichkeit, in großen Datenbeständen schnell ein gewünschtes Dokument aufzufinden oder die Dokumente nach bestimmten Kriterien zu selektieren ist der Einsatz des Datenfilters. Mit diesem können Sie z.B. alle Dokumente abrufen, die z.B von einer bestimmten Person erstellt wurden und im Volltext (Inhaltssuche) den Wortteil „Brandschutz“¹⁾ enthalten.

Hinweis: Ändern Sie das Datum und ist die Datumssuche bereits aktiv, müssen Sie eine Datenaktualisierung vornehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Die Selektions- und Filterkriterien können Sie in beliebiger Reihenfolge und Zusammensetzung anwenden. Wählen Sie z.B. ein Projekt, kreuzen das Feld alle für die Art des Schriftstückes an, und wählen einen Empfänger aus dem Klappfeld, um alle Dokumente anzuzeigen, die zu einem Projekt für einen bestimmten Adressaten bestimmt waren.

In der Schriftverkehrsliste sind die Informationen zu den einzelnen Schriftstücken zeilenweise aufgelistet. Jede Tabellenzeile entspricht einem Dokument.

Die Spalten in der Tabelle und ihre Bedeutung:

• Stufe - die erste Spalte informiert Sie über den Sicherheitsstatus des Dokumentes. Entsprechend der Symbole wurden den Dokumenten folgende Sicherheitsstufen zugeordnet:
  • - das Dokument kann mit Mitarbeiterrechten eingesehen werden, dh. alle untermStrich Benutzer können das Dokument öffnen, bearbeiten, drucken oder löschen.
  • - das Dokument kann mit Unternehmerrechten und Verwaltungrechten eingesehen werden.
  • - das Dokument kann nur mit Unternehmerrechten eingesehen werden.
• Projekt - zeigt das Projekt zu dem das Dokument zugeordnet ist.
• Betrifft - zeigt den Betreff des aktuellen Dokumentes.
• Art - zeigt die Vorlage zu der das Dokument zugeordnet wurde.
• Datum - zeigt das Datum wann das Dokument erstellt wurde.
• Empfänger - zeigt die Person an welche das Dokument gesendet wird.
• Bearbeiter - zeigt den Verfasser des Dokumentes.
• Serie - zeigt an ob es sich um einen Einzel- oder Seriendokument bzw. Serienbrief handelt.
• Datei - zeigt den Dateinamen des Dokumentes.
• Beilagen - die Spalte 'Beilagen' informiert Sie über die Anzahl der angehängten Dateien.
• Kopien - die Spalte 'Kopie' informiert Sie über die Anzahl der 'Kopie-an' Empfänger.
• Archiviert - zeigt die Information wen
• Exportiert - die Information in dieser Spalte wird nur dann angezeigt wenn es sich beim erstellten Dokument um eine Honorarnote handelt die nach Modul Honorare exportiert wurde.
• Rechnungsnummer - die Rechnungsnummer wird nur dann angezeigt wenn es sich bei dem erstellten Dokument um eine Honorarnote handelt.
• Erstellt von - zeigt den Namen von dem Benutzer der das Dokument erstellt hat.
• Erstellt am - zeigt das Datum wann das Dokument erstellt wurde.
• Geändert von - zeigt den Namen von dem Benutzer der das Dokument bearbeitet hat.
• Geändert am - zeigt das Datum wann das Dokument bearbeitet wurde.