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====== Dokumente ======
Alle Projektdokumente werden zentral abgelegt und sind für alle berechtigten Arbeitsplätze verfügbar. Die Speicherung kann entweder lokal auf dem Server oder über eine SharePoint-Anbindung in Office 365 erfolgen.


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**Das Modul bietet**

  * Einbindung von MS-Word und MS-Excel mit automatischem Ausfüllen von Adress-, Projekt- und Bearbeiterdaten
  * Volltextsuche über den Dokumentinhalt
  * Serienbrief- und Serienmailfunktion (an Empfänger, Adressgruppen oder Projektbeteiligte)
  * Automatische PDF-Umwandlung und automatisierter E-Mail-Versand mit Protokollfunktion
  * Honorarnotenerstellung mit Datenübergabe in die Honorarverwaltung
  * Mehrere Sicherheitsstufen
  * Archivierungsfunktion und Druckvoransicht
  * Überblick über alle Dokumente eines Projekts, einer Vorlage und/oder einer Adresse

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===== Arbeitsbereich =====

Der Hauptdialog gliedert sich in **Selektions-/Filterkriterien** (oben) und die 
**Dokumentenliste** (unten). Jede Zeile entspricht einem Dokument.

==== Filter ====

Kombinieren Sie die Kriterien beliebig, um Dokumente schnell aufzufinden:

  * **Projekt** bzw. **Projektgruppe** – Dokumente eines Projekts oder einer Gruppe anzeigen
  * **Art** – nach [[de:setup:setup:sideboard:info:options:form_types|Formularart]] filtern (in der Konfiguration definiert)
  * **Empfänger** – auf einen Empfänger oder eine Empfängergruppe einschränken
  * **Von / Bis** – Zeitraum eingrenzen (das Feld //Bis// erscheint automatisch, sobald //Von// aktiviert wird)
  * **Stichwort** – durchsucht **Inhalt**, **Betreff** und **Art** der Dokumente

Über **Mehr anzeigen** blenden Sie zusätzliche Filterfelder ein.

<WRAP center round info 97%>
Der Inhalt kann nicht aus allen Dokumentarten ausgelesen werden. Mit 
[[de:setup:setup:sideboard:info:options:module_documents#weitere_aktionen|Apache Tika]] 
lassen sich weitere Dokumentarten indexieren. Die Stichwortsuche kann die 
[[de:butler:datacollection:fulltext#wie_funktioniert_die_volltextsuche|Volltextsuche]] nutzen.
</WRAP>

==== Standardfunktionen ====

  * :up: **Aktualisieren** – neue Datenbankabfrage starten und Tabelle aktualisieren
  * :+y: **Filter hinzufügen** – zusätzliches Filterkriterium einfügen (entfernen über :-r:)
  * :pin: **Speichern** – Filtereinstellung sichern und beim nächsten Aufruf wiederherstellen
  * :pdf: **PDF** / :csv: **CSV** – Liste exportieren
  * **Firmenauswahl** – Anzeige auf eine bestimmte Firma einschränken

<WRAP center round tip 97%>
Über das ''≡ Burger-/3 Balken Menü'' im **Tabellenkopf** lassen sich Breite, Reihenfolge und 
Sichtbarkeit der Spalten anpassen.
</WRAP>

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===== Spalten der Dokumentenliste =====

==== Sicherheitsstufe ====

Die erste Spalte **Stufe** zeigt den Sicherheitsstatus des Dokuments:

  * {{:de:documents:documents:right3.png?nolink|}} **Mitarbeiter** – alle Benutzer können das Dokument öffnen, bearbeiten, drucken oder löschen
  * {{:de:documents:documents:right2.png?nolink|}} **Verwaltung & Unternehmer** – nur mit Verwaltungs- oder Unternehmerrecht einsehbar
  * {{:de:documents:documents:right1.png?nolink|}} **Unternehmer** – nur mit Unternehmerrecht einsehbar