====== E-Rechnung erstellen ======

Eine E-Rechnung erstellen Sie aus einer vorhandenen Honorarnote. Je nach
Arbeitsablauf kann die Honorarnote bereits aus einer Honorarabrechnung stammen
oder direkt im Modul Honorare erfasst worden sein.

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Prüfen Sie vor der Erstellung, ob die erforderlichen Einstellungen und
Adressdaten vorhanden sind. Eine Übersicht finden Sie unter:

[[de:fees:functions:create_ebinterface|Zentrale Hilfe zur E-Rechnung]]
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===== Vorbereitete Honorarnote auswählen =====

  - Öffnen Sie das Modul **Honorare**.
  - Suchen Sie die Honorarnote, für die eine E-Rechnung erstellt werden soll.
  - Markieren Sie die gewünschte Honorarnote.
  - Öffnen Sie das Menü **Aktion**.
  - Wählen Sie **E-Rechnung**.

Das Fenster **E-Rechnung erstellen** wird geöffnet.

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Eine E-Rechnung kann nur aus einer Honorarnote beziehungsweise einer
Honorarabrechnung erstellt werden. Wenn noch keine Honorarnote vorhanden ist,
müssen Sie zunächst eine Honorarabrechnung erstellen oder eine Honorarnote im
Modul Honorare erfassen.
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===== Rechnungsformat auswählen =====

Wählen Sie das Format, das vom Rechnungsempfänger gefordert wird. Je nach
Land, Empfänger und untermStrich-Version stehen unterschiedliche Formate und
Versionen zur Verfügung.

^ Format ^ Ausgabe ^
| **ZUGFeRD** | PDF/A-3 mit sichtbarer Rechnung und eingebetteten XML-Rechnungsdaten. |
| **XRechnung** | Strukturierte XML-Datei ohne sichtbare PDF-Rechnung. |
| **ebInterface** | Strukturierte XML-Datei für Österreich. |
| **SwissQR** | Rechnung mit standardisiertem QR-Code für die Schweiz. |
| **FatturaPA** | Strukturierte XML-Datei für Italien. |
| **Peppol BIS** | Strukturierte XML-Datei im UBL-Format für den europäischen Rechnungsaustausch. |

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Welches Format verwendet werden muss, richtet sich nach den Vorgaben des
Rechnungsempfängers. Fragen Sie im Zweifel beim Rechnungsempfänger nach, bevor
Sie die Rechnung erstellen.
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===== Daten prüfen und ergänzen =====

Prüfen Sie die angezeigten Angaben sorgfältig. Je nach Format können zusätzliche
Felder erforderlich sein, zum Beispiel:

  * Rechnungssteller
  * Rechnungsempfänger
  * Honorarkonto
  * elektronische Adresse
  * Leitweg-ID
  * Auftrags- oder Bestellreferenz
  * Bestelldatum
  * Empfänger-Code
  * Rechnungsart oder Gutschrift

Fehlende oder falsche Angaben können dazu führen, dass der Empfänger die
E-Rechnung nicht verarbeiten kann.

==== Ursprüngliche Honorardaten wiederherstellen ====

Die Eingaben der E-Rechnung werden für eine spätere erneute Erstellung
zwischengespeichert. Deshalb werden beim erneuten Öffnen möglicherweise nicht
die ursprünglichen Daten des Honorars angezeigt.

Mit **Honorardaten – Cache neu laden** können Sie die ursprünglichen Daten des
Honorars wieder in die Eingabefelder übernehmen. Dabei werden die aktuell
angezeigten Eingaben überschrieben.

===== Speicherart auswählen =====

Im Feld **Speicherart** wählen Sie aus, was nach der Erstellung mit der
E-Rechnung geschehen soll:

^ Speicherart ^ Verhalten ^
| **Herunterladen** | Die E-Rechnung wird über den Browser heruntergeladen. Sie wird nicht automatisch im Modul Dokumente abgelegt. |
| **In Dokumente speichern** | Die E-Rechnung wird direkt im Modul **Dokumente** gespeichert und kann dort weiterverwaltet werden. |

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Wenn die E-Rechnung später in untermStrich nachvollziehbar abgelegt werden
soll, wählen Sie **In Dokumente speichern**. Für einen direkten Export der
Datei wählen Sie **Herunterladen**.
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===== Formularart auswählen =====

Im Feld **Art** wählen Sie die Formularart aus, die für die Erstellung verwendet
wird.

==== ZUGFeRD ====

Bei ZUGFeRD wird aus der Formularart die sichtbare PDF-Rechnung erstellt. Wenn
keine eigene Formularart beziehungsweise Vorlage vorhanden ist, kann rechts
neben dem Feld **Eine Basis Vorlage für ZUGFeRD aktivieren** ausgewählt werden.

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Die ZUGFeRD-Basisvorlage ist eine HTML-Vorlage. Wenn im Unternehmen vorwiegend
Word-Vorlagen verwendet werden oder ein eigenes Rechnungsdesign erforderlich
ist, ist eine eigene Formularart mit einer passenden Vorlage meist die bessere
Lösung.
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==== XML-Formate ====

Bei XRechnung, ebInterface, FatturaPA und Peppol BIS wird die Formularart in der
Regel nur als Kennung für das Dokument beziehungsweise die Datenbank verwendet.
Dafür ist normalerweise eine Formularart ohne Vorlage (''any.any'') ausreichend.

===== Anhänge hinzufügen =====

Bei Bedarf können rechnungsbegründende Unterlagen als Anhänge hinzugefügt
werden, zum Beispiel Lieferscheine oder Leistungsnachweise.

Die Anhänge werden Bestandteil der E-Rechnung. Sie erscheinen nicht automatisch
als zusätzliche Seiten in der sichtbaren Rechnung.

Bei **ZUGFeRD** werden die Anhänge in den PDF/A-3-Container beziehungsweise in
die eingebetteten Rechnungsdaten aufgenommen. Ein normaler PDF-Reader zeigt
sie deshalb möglicherweise nicht in der Seitenansicht an.

Bei XML-Formaten werden die Anhänge in den XML-Datensatz eingebettet, sofern das
Format und der gewählte Übermittlungsweg dies zulassen.

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Beachten Sie die Vorgaben des Rechnungsempfängers zu zulässigen Dateitypen und
Dateigrößen. Prüfen Sie nach der Erstellung mit einem geeigneten
E-Rechnungs-Viewer, ob die Anhänge tatsächlich eingebettet wurden.
</WRAP>

===== E-Rechnung erstellen =====

Wenn alle Angaben geprüft und ergänzt wurden:

  - Prüfen Sie Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.
  - Prüfen Sie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuerangaben.
  - Prüfen Sie das Rechnungsformat und die Version.
  - Wählen Sie die Speicherart.
  - Prüfen Sie die Formularart beziehungsweise das Dokument.
  - Fügen Sie erforderliche Anhänge hinzu.
  - Erstellen Sie die E-Rechnung.

Prüfen Sie anschließend die erzeugte Datei, bevor Sie sie an den
Rechnungsempfänger übermitteln.

===== E-Rechnung kontrollieren =====

Bei einer **ZUGFeRD-Rechnung** prüfen Sie neben der sichtbaren PDF-Rechnung
auch die eingebettete XML-Datei und gegebenenfalls die eingebetteten Anhänge.

Bei einer **XML-Rechnung** verwenden Sie einen XML-Viewer oder Validator, um
die Inhalte lesbar darzustellen und die technische Gültigkeit zu prüfen.

Weitere Informationen und geeignete Werkzeuge finden Sie unter:

[[de:efees#e-rechnung_pruefen|E-Rechnung prüfen]]

===== Honorarnote aus einer Aufwandsabrechnung erstellen =====

Wenn noch keine Honorarnote vorhanden ist, muss zunächst eine
Honorarabrechnung erstellt werden. Die dafür erforderlichen Einstellungen und
Abrechnungsvarianten sind hier beschrieben:

[[de:calculateaccordingexpenditure:fee_invoice_basics|Honorarabrechnung erstellen]]

===== E-Rechnung als Sammelrechnung erstellen =====

<wrap important 90%>
Diese Funktion ist Verfügbar für **"XRechnung"**, **"Peppol BIS"** und **"ZUGFeRD"**.

</wrap>

Hierzu wählen Sie mehrere Honorare aus und wählen das Burgermenü (3-Balken-Menü). Nun erscheint Ihnen die Auswahl für "**E-Rechnung als Sammelrechnung erstellen**". Danach öffnet sich die gewohnte E-Rechnung-Maske (wie für einzelne E-Rechnungen).

{{:de:fees:functions:e-rechnung_sammelrechnung.png?nolink&800|}}

:righty: Daten, welche hier dann angezeigt werden, werden von der letzten bzw. aktuellsten Rechnung übernommen. Heißt, die mit dieser Funktion erstellten Rechnung wird der letzten aktuellen optisch ähneln. Unterschied zur Einzelrechnung ist, dass die Honorarwerte und die Arbeitspakete (die Euro-Werte) von allen Honoraren übernommen werden. Somit wird eine gesammelte Rechnung mit Euro-Wert erstellt.

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**TIPP:** Bei Nutzung dieser Funktion ist es empfehlenswert, vor Beginn in der Konfiguration "**Doppelte Rechnungsnummern erlauben**" zu aktivieren.\\ 

Damit ist es möglich, allen (Teil)Rechnungen die gleiche Rechnungsnummer zu geben.\\ 

Unter Konfiguration :wartung: :vor: Honorare & Kosten :vor: Modul Honorare:
{{:de:fees:functions:sammelerechnung_konfig.png?600|}}
</WRAP>