====== E-Mail Zuordnung ======
Die Funktion **E-Mail Zuordnung** ermöglicht die Zuordnung von eingehenden und
ausgehenden E-Mails zu Projekten und Adressen. Die zugeordneten E-Mails können
anschließend archiviert werden.
{{:de:mail:mail:emailalloc:neues_bild.png?500|}}
Vor der ersten Nutzung müssen Einstellungen in der
[[de:setup:setup:sideboard:system:email|Konfiguration]] vorgenommen und
[[de:user:start#e-mail|die E-Mail-Konten]] eingerichtet werden.
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===== Filter =====
Im Standardfilter der Registerkarte **E-Mail Zuordnung** stehen folgende Felder
zur Verfügung:
^ Feld ^ Beschreibung ^
| **E-Mail-Konto** | Auswahl des gewünschten E-Mail-Kontos. Beliebig viele Konten können im Modul [[de:user:start#e-mail|Benutzer → E-Mail]] definiert werden. |
| **Ordner** | Klicken Sie auf die gelbe Lupe {{:de:mail:mail:emailalloc:suchen.png?|}} neben dem Feld, um alle Verzeichnisse des ausgewählten E-Mail-Kontos anzuzeigen. |
| **Übernommen** | Mit den Optionen **Nur nicht übernommene** und **Nur übernommene** können Sie die angezeigten E-Mails nach ihrem Übernahmestatus filtern. Diese Funktion wird nicht von allen Mailservern unterstützt. |
{{:de:mail:mail:emailalloc:lupe1.png?400|}}
{{:de:mail:mail:emailalloc:ebene.png?250|}}
:help: Um eine Ebene höher zu gelangen, klicken Sie auf die rot umrahmte
Schaltfläche.
Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis aus. Anschließend werden die darin
enthaltenen E-Mails in der Tabelle angezeigt.
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===Schriftfarbe===
Die **Schriftfarbe** zeigt den Status der E-Mail:
^ Farbe ^ Bedeutung ^
| **Schwarz** | Die E-Mail wurde bereits übernommen. |
| **Rot** | Die E-Mail wurde noch nicht übernommen. |
| **Blau** | Die E-Mail wurde bereits von einem anderen Benutzer übernommen. |
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===== Zuweisungslogik =====
Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen **Posteingang** und **Postausgang**.
untermStrich behandelt eingehende und ausgehende E-Mails grundsätzlich als
getrennte E-Mails.
==== Posteingang und Postausgang ====
Für die Zuordnung berücksichtigt untermStrich je nach E-Mail-Richtung
unterschiedliche Absender und Empfänger:
^ ^ Posteingang ^ Postausgang ^
| **Von** | Externe Adresse | Verfasser |
| **An** | Mitarbeiter | Externe Adresse |
Eine E-Mail im Posteingang und eine E-Mail im Postausgang werden auch dann als
**eigenständige E-Mails** behandelt, wenn sie technisch zusammengehören oder
dieselbe Message ID besitzen.
**Beispiel:**
- Ein Mitarbeiter sendet eine E-Mail an einen Kunden und übernimmt sie in seinem **Postausgang**.
- Die E-Mail wird dort **schwarz** angezeigt.
- Die Kollegin erhält dieselbe E-Mail in ihrem **Posteingang**.
- Dort wird die E-Mail zunächst **rot** angezeigt und muss von der Kollegin ebenfalls übernommen werden.
Die Übernahme im Postausgang ersetzt daher nicht die Übernahme im Posteingang.
Nur wenn die E-Mail auch im Posteingang übernommen wird, kann sie später auch dort
gefunden werden.
==== E-Mail an mehrere Empfänger ====
Wird die eingehende E-Mail zusätzlich an eine weitere Kollegin gesendet,
erhalten beide Kolleginnen die Nachricht in ihrem Posteingang.
Übernimmt eine der beiden Kolleginnen die E-Mail, wird sie bei der anderen
Kollegin **blau** angezeigt. Dadurch ist erkennbar, dass die E-Mail bereits von
einem anderen Benutzer im Posteingang abgelegt wurde.
Die Schriftfarbe zeigt dabei den Übernahmestatus.
Die Farbe bezieht sich immer auf den jeweiligen E-Mail-Eintrag. Eine
übernommene E-Mail im Postausgang wird daher nicht automatisch als übernommene
E-Mail im Posteingang eines anderen Mitarbeiters behandelt.
==== Wenn eine E-Mail doppelt übernommen werden kann ====
In bestimmten Fällen kann eine E-Mail trotzdem von mehreren Benutzern
übernommen werden. Das passiert, wenn untermStrich die E-Mails als
**unterschiedliche Datensätze** erkennt.
Ob untermStrich zwei E-Mails als dieselbe Nachricht erkennt, können Sie über die
**Message ID** prüfen:
- Öffnen Sie die **Spalteneinstellungen**.
- Blenden Sie die Spalte **Message ID** ein.
- Vergleichen Sie die Message IDs der betreffenden E-Mails.
^ Vergleich ^ Ergebnis ^
| **Message ID ist gleich** | untermStrich erkennt die E-Mails als dieselbe Nachricht. |
| **Message ID ist unterschiedlich** | untermStrich erkennt die E-Mails als unterschiedliche Datensätze. Beide E-Mails können übernommen werden. |
Unterschiedliche Message IDs können beispielsweise durch eine **Weiterleitung**
entstehen. Auch wenn eine externe E-Mail an zwei E-Mail-Konten zugestellt wird,
kann der Mailserver oder das verwendete Mailprogramm daraus unterschiedliche
Datensätze erzeugen.
Dies kann unter anderem davon abhängen, ob beide Empfänger im Feld **„An“**
eingetragen sind oder ob ein Empfänger im Feld **„CC“** angeführt wird. Die
Felder **„An“** und **„CC“** allein entscheiden jedoch nicht zuverlässig
darüber, ob die E-Mail später als derselbe Datensatz erkannt wird.
Auch der Mailserver, das verwendete Mailprogramm oder ein zusätzlich
installiertes Add-on kann eine E-Mail bei der Zustellung verändern oder eine
neue Message ID erzeugen.
Wird eine offensichtlich gleiche E-Mail bei einem anderen Empfänger nicht blau
angezeigt, vergleichen Sie die Message IDs. Sind diese unterschiedlich, handelt
es sich aus technischer Sicht um zwei getrennte E-Mail-Datensätze. Eine doppelte
Übernahme ist in diesem Fall möglich.
==== Externe Adressen (Modul Adressen) ====
^ Situation ^ Ergebnis ^
| E-Mail-Adresse ist **genau einer** Adresse zugeordnet | Die Adresse wird automatisch ausgewählt. |
| E-Mail-Adresse ist **mehreren** Adressen zugeordnet | Die E-Mail wird rot markiert. Eine manuelle Auswahl ist erforderlich. |
| E-Mail-Adresse ist **keiner** Adresse zugeordnet | Die E-Mail wird rot markiert. untermStrich sucht zusätzlich nach Adressen mit gleicher Domain, zum Beispiel //@untermstrich.com//, und schlägt passende Adressen zur Auswahl vor. |
| Keine passende Adresse gefunden | Die Adresse muss vollständig manuell zugewiesen werden. |
Bei automatischer Projektmailzuordnung wird die Adresse nur erkannt, wenn sie
eindeutig genau einer einzigen Adresse in untermStrich zugeordnet ist.
==== Mitarbeiter (Modul Team) ====
^ Situation ^ Ergebnis ^
| Beim Mailkonto ist ein **Besitzer** hinterlegt | Dieser wird automatisch als Verfasser bzw. Empfänger festgelegt. |
| Die Absender-E-Mail-Adresse ist **eindeutig einem Mitarbeiter** zugeordnet | Dieser Mitarbeiter wird als Verfasser bzw. Empfänger ausgewählt. |
| Die Absender-E-Mail-Adresse ist **keinem Mitarbeiter** zugeordnet | Bei einer automatischen Zuordnung bleibt das Feld leer. Bei einer manuellen Zuordnung wird der eingeloggte Benutzer verwendet. |
| Die Absender-E-Mail-Adresse ist **mehreren Mitarbeitern** zugeordnet | Das Feld Verfasser bzw. Empfänger bleibt leer. |
{{:de:mail:mail:emailalloc:mailzuordnungowner.png?nolink&600|}}
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===== Schnellzuordnung =====
Ist ein untermStrich-Kontakt bei **genau einem aktiven Projekt** als
Projektbeteiligter definiert und kann die E-Mail auf Basis der E-Mail-Adresse
eindeutig diesem Kontakt zugeordnet werden, lässt sich die E-Mail mit
**nur einem Klick** übernehmen.
{{ :de:mail:mail:emailalloc:email_quick_allocation.png?600 |}}