einen neuen posteingang erfasssen

geht ein schriftstück im büro ein, welches Sie einem projekt zuordnen wollen, wählen Sie eingangsliste, um zur eingangsliste zu schalten. stellen Sie im klappfeld projekt das gewünschte projekt ein. klicken Sie auf die neu-schaltfläche im funktionsblock. der posteingangs-erfassungsdialog wird angezeigt:

posteingang erfassungsdialog

füllen Sie die eingabefelder mit den neuen informationen aus. die felder sollten mit folgenden feldinhalten ausgefüllt werden:

•      eingangsdatum: geben Sie das datum des posteinganges an. beim öffnen des erfassungsfenster wird immer das gegenwärtige datum eingesetzt. ändern Sie dieses durch einen klick auf den kalender-button ab. der kalender zur datumseingabe wird eingeblendet.

•      nr: geben Sie die nummer des schriftstückes ein. die nummer kann eine interne ordnungsnummer sein, oder eine geschäftszahl o.ä., die auf dem eingegangenen schriftstück angegeben ist (z.b. bei bescheiden usw.). erlaubt sind zahlen und buchstaben als nummer (z.b. w34/3/1997). wenn Sie das modul nummernvergabe besitzen und im klappmenü brief  'nummer automatisch generieren' aktiviert haben, wird autom. eine nummer vergeben. wenn Sie den befehl nicht aktiviert haben, können Sie auch mit klick auf den button automatische nr. eine neue nummer generieren.

•      index: ersetzt ein schriftstück ein vorhergehendes, gleichlautendes, so kann hier eine "versionsnummer" der eingegangenen sendung eingegeben werden.

•      inhalt: hier sollte eine kurze beschreibung des inhaltes der sendung eingetragen werden.

•      versandart: stellen Sie mit dem klappfeld die art des posteinganges ein. die arten werden im modul konfiguration definiert.

•      absender: wählen Sie aus dem klappfeld den absender des schriftstückes. ist der absender noch nicht erfaßt, klicken Sie mit der rechten maustaste im feld „empfänger“ und wählen im kontextmenü den befehl neu aus. der neue absender wird der adressliste hinzugefügt.

•      kopie an (durchschlag) und beilagen sind informationen aus dem modul dokumente wenn an einem dokument beilagen angehängt sind und eventuelle kopie an empfänger vorhanden sind.

Sie speichern die eingegebenen informationen durch einen klick auf die ok-schaltfläche. das erfassungsfenster wird geschlossen und die neue information gespeichert und in der postliste angezeigt.

wollen Sie die eingaben nicht abspeichern, können Sie den dialog mit der abbrechen-schaltfläche beenden.