Dialog

Eine neue Aufgabe hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche um eine neue Aufgabe zu erfassen.

Füllen Sie die Eingabefelder mit den entsprechenden Daten auf. Wählen Sie das gewünschte Projekt für die neue Aufgabe mit dem Projektklappfeld. Im Feld zu erledigen können Sie eine kurze Beschreibung definieren. Geben Sie in das Feld Beschreibung eine detaillierte Beschreibung der Aufgabe ein.

Im Feld zu erledigen bis können Sie durch einen Klick auf die Kalenderschaltfläche neben dem Datumsfeld den Kalender öffnen. Mittels des Kalenders können Sie nun ein Datum eingeben.

Eine Erinnerungsfunktion steht Ihnen ebenso zu Verfügung. Hier kann das Datum und die Uhrzeit eingestellt werden damit Sie erinnert werden die Aufgabe zu erledigen.

Einer Aufgabe kann ein Aktiv ab-Datum zugeordnet werden. Das heißt, dass die Aufgabe erst ab dem Erreichen dieses Zeitpunktes in der Tabelle angezeigt wird. Verwendung findet diese Option z.B. bei Hinweisen zu Vertragskündigungen usw., die in der Zukunft liegen und derzeit keine Aktivität fordern. Bei Bedarf können Sie den Status Unternehmeraufgabe (können nur jene sehen, die die Sicherheitsstufe Unternehmensführung besitzen) und Privat (kann nur derjenige sehen, dem die Aufgabe zugewiesen wurde) auswählen. Damit Sie das Feld Unternehmeraufgabe zur Auswahl haben, benötigen Sie Unternehmer oder Unternehmer-Plus Rechte auf das Modul Aufgaben.

Geben Sie noch an, wer die Aufgabe durchführen soll. Im Bereich zu tun von wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus. Als Vorgabe ist immer Ihr eigener Name eingestellt. Ist die Aufgabe für Sie selbst, so ändern Sie diesen Eintrag nicht ab.

Die Mitarbeiter werden von der Zuordnung der Aufgabe informiert und müssen den Erhalt bestätigen, d.h. alle neuen, unbestätigten Aufgaben sind mit einer eingeschalteten Lampe gekennzeichnet. Auch dazu gibt es einen Butler, der auf der Startseite alle neuen Aufgaben auflistet.

Um die Wichtigkeit einer Aufgabe hervorzuheben, können Sie im Bereich Dringlichkeit eine Dringlichkeitsstufe für die Aufgabe einstellen.

Aufgaben können auch mehreren Mitarbeitern mittels Verteilerliste zugewiesen werden. Klicken Sie dazu im Feld zu tun von auf die grüne Hinzufügen-Schaltfläche und fügen alle Personen, die diese Aufgabe erhalten sollen hinzu.

Nach der Erfassung aller Daten speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche. Wenn Sie die Daten nicht speichern wollen, verwerfen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche,.

Eine Aufgabe ändern

Eine Aufgabe kann durch einen Doppelklick in der entsprechenden Zeile oder durch Klick auf die Schaltfläche in der Zeile des entsprechendes Datensatzes geändert werden. Zur Bearbeitung von Aufgaben stehen im Funktionsbereich noch weitere Funktionen zur Verfügung:

• löschen,
• als ungelesen kennzeichnen,
• als noch zu erledigen markieren,
• als erledigt kennzeichnen

Die Schaltfläche „als erledigt kennzeichnen“ finden Sie außer im Funktionsblock auch direkt in der Tabelle am Anfang des jeweiligen Datensatzes.

Für die Startseite existiert ein Butler Nächste Aufgaben. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Aufgabe zeigen, werden weitere Details (Status, Priorität, Beschreibung und Projekt) in einem kleinen Fenster eingeblendet.