E-Rechnung erstellen

Voraussetzungen

Diese Voraussetzungen gelten für die gesamte E-Rechnung. Hierbei spielt es keine Rolle, welche der folgenden verfügbaren Versionen der E-Rechnung Sie verwenden wollten:

• Österreich
  • ebInterface
• Deutschland
  • XRechnung
  • ZUGFeRD

Stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden Konfigurationen richtig eingestellt wurden, um die E-Rechnung problemlos erstellen zu können.

Die jeweiligen Formate, welche für die E-Rechnung verwendet werden, schreiben vor, dass jedes angeführte Land das offizielle ISO-Kürzel verwenden muss. Stellen Sie daher sicher, dass in der Länderkonfiguration für alle verwendeten Länder das richtige Länderkürzel eingetragen ist.

Jede erzeugte E-Rechnung benötigt, laut Formatdefinition, den Eintrag der eigenen Firma. Es muss daher sichergestellt werden, dass in der Konfiguration der Firma die richtige Adresse eingetragen ist.

Für das E-Rechnungsformat wird die Information benötigt, welche Währung für die Rechnung verwendet wird. Hierzu werden die offiziellen ISO-Währungscode verwendet. Bitte stellen Sie sicher, dass für die verwendete Währung in der Währungskonfiguration der richtige Währungscode eingetragen ist.

Stellen Sie weiters auch sicher, dass ihre Adressen, welche für die E-Rechnung verwendet werden mit den korrekten Daten befüllt wurden. Je nachdem, welche Art der E-Rechnung Sie verwenden, können folgende Felder wichtig sein:

• Firma / Name
• Straße
• Plz/Ort
• E-Mail
• Land
• Uid-nr
• Telefon 1
• Lieferant/Kreditor

Eingabe zusätzlicher benötigter Informationen für die E-Rechnung

Achtung: untermStrich überprüft Ihre eingegebenen Daten nicht auf dessen Sinnhaftigkeit! Überprüfen Sie daher bitte vor Erstellen der E-Rechnung alle Ihre Eingaben! Überprüfen Sie bitte nach Erstellen der E-Rechnung auch noch einmal die erzeugte XML-Datei bzw. die erzeugte PDF-Datei!

Welche Art der E-Rechnung Sie verwenden möchten kann mittels dem „Rechnungsformat“ Feld geändert werden. Sie haben hier die Auswahl der oben genannten verschiedenen Versionen der E-Rechnung

Bei Erstellung einer E-Rechnung werden im Hintergrund die Benutzereingaben für zukünftige, erneute Erstellungen dieser Rechnung abgespeichert. Es werden in den jeweiligen Feldern daher nicht die originalen Daten des Honorars angezeigt.

Um diese originalen Daten des Honorars erneut in die Eingabefelder einzufügen, kann der Knopf „Honorardaten - Cache neu laden“ verwendet werden. Dieser überschreibt die aktuellen Daten der Eingabefelder mit den Daten des Honorars.

Deutschland

Speziell für Deutschland sind zwei verschiedene E-Rechnungsformate verfügbar. Diese sind „ZUGFeRD“ und „XRechnung“.

ZUGFeRD

Bei der ZUGFeRD Variante sind derzeit zwei verschiedene Versionen verfügbar:

• ZUGFeRD 2.1.1.
• ZUGFERD 2.0.0.

Für den Rechnungssteller müssen:

• die richtige Adresse eingetragen werden. Diese wird die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das gewünschte Honorarkonto eingetragen werden.

Für den Rechnungsempfänger muss:

• die gewünschte Adresse eingetragen werden.

Für den Auftrag muss:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz eingegeben werden. Alternativ kann hier auch die Leitweg-ID eingegeben werden, welche ebenfalls als Referenz dient.
• die Bestellnummer, welcher der Empfänger zuordnen kann, eingegeben werden.

Zuletzt muss definiert werden, wie die ZUGFeRD Rechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Speicherart ausgewählt werden. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich abgespeichert.
• die Art des Dokuments ausgewählt werden. ZUGFeRD verwendet hier Formulararten für Honorarnoten (fee.any).
• ein Betreff eingegeben werden, sofern die Rechnung in den Dokumenten gespeichert wird.

XRechnung

Bei der XRechnung sind mehrere verschiedene Versionen verfügbar:

• XRechnung 2.1. | UBL
• XRechnung 2.1. | CII
• XRechnung 2.0. | UBL
• XRechnung 2.0. | CII
• XRechnung 1.2. | UBL
• XRechnung 1.2. | CII

Jede einzelne Version hat hierbei zwei verschiedene Formate. „UBL“ und „CII“. „UBL“ ist hierbei die Standardvariante der XRechnung. Diese Variante wird in den meisten Fällen unterstützt und verwendet. Die „CII“ Variante ist hierbei stark an ZUGFeRD angelehnt und dient hierbei als Schnittstelle zu diesem E-Rechnungsformat. Diese Variante ist weit weniger häufig.

Für den Rechnungssteller müssen:

• die richtige Adresse eingetragen werden. Diese wird die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das gewünschte Honorarkonto eingetragen werden.

Für den Rechnungsempfänger muss:

• die gewünschte Adresse eingetragen werden.

Für den Auftrag muss:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz eingegeben werden. Alternativ kann hier auch die Leitweg-ID eingegeben werden, welche ebenfalls als Referenz dient.
• die optionale Bestellnummer, welcher der Empfänger zuordnen kann, eingegeben werden.
• eine zusätzliche optionale Beschreibung des Auftrags definiert werden.

Zuletzt muss definiert werden, wie die XRechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Speicherart ausgewählt werden. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich abgespeichert.
• die Art des Dokuments ausgewählt werden, sofern die Rechnung in den Dokumenten gespeichert wird. XRechnung benötigt hier eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird hierbei nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht somit aus, wenn eine Dummy Formularart erstellt wird, welche nur für die XRechnung verwendet wird.
• ein Betreff eingegeben werden, sofern die Rechnung in den Dokumenten gespeichert wird.

Österreich

Bei der ebInterface Rechnung ist hier lediglich die neueste Version verfügbar:

• ebInterface 6.0.

Für den Rechnungssteller müssen:

• die richtige Adresse eingetragen werden. Diese wird die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das gewünschte Honorarkonto eingetragen werden.

Für den Rechnungsempfänger muss:

• die gewünschte Adresse eingetragen werden.

Für den Auftrag muss:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz eingegeben werden.
• ein Beselldatum eingegeben werden.
• eine zusätzliche optionale Beschreibung des Auftrags definiert werden.

Zuletzt muss definiert werden, wie die ebInterface Rechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Speicherart ausgewählt werden. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich abgespeichert.
• die Art des Dokuments ausgewählt werden, sofern die Rechnung in den Dokumenten gespeichert wird. Die ebinterface Rechnung benötigt hier eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird hierbei nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht somit aus, wenn eine Dummy Formularart erstellt wird, welche nur für ebInterface verwendet wird.
• ein Betreff eingegeben werden, sofern die Rechnung in den Dokumenten gespeichert wird.

Wichtige Information bezüglich bestehenden Dokumenten

Wichtig: Sollte bereits ein Rechnungsdokument für das gewählte Honorar vorhanden sein (Modul Dokumente), so wird automatisch dieses Dokument für die Erstellung der ZUGFeRD Rechnung und für die Erstellung der SwissQR Rechnung verwendet!

Wichtige Fragen zur E-Rechnung