Projektmail

Die Projektmail Funktion ermöglicht es E-Mail EINGÄNGE und AUSGÄNGE von einmal definierten Projektemail-Konten, oder aus Unterordnern von normalen Benutzermail-Konten AUTOMATISCH in untermStrich zu ÜBERNEHMEN.

Vorteile

• Es nicht mehr notwendig Mails zu einem Projekt manuell über die E-Mail Zuordnung im Modul Post zuzuweisen.
• Die Projektmail Zuordnung wird immer im Hintergrund durchgeführt, sobald zumindest ein Benutzer in untermStrich angemeldet ist.

Einschränkungen

• Diese Funktion ist für einige größere Projekte oder einen Unterordner je MitarbeiterIn gedacht.
• Richten Sie nicht mehrere hunderte Projektemail-Konten ein, die alle auf einen Mailserver zugreifen.

So funktioniert es

• Schritt 1: FALLBACK ADRESSE festlegen

  • Fallback Adresse ist eine Adresse aus dem untermStrich Modul Adressen welche für die automatische Projektmail-Zuordnung benötigt wird. (Konfiguration / System / E-Mail / Globale Einstellungen / Projektmail)
  • Diese Adresse wird verwendet, wenn ein Empfänger oder Absender einer E-Mail NICHT EINDEUTIG einer untermStrich Adresse zugeordnet werden kann. Dies ist der Fall wenn der Empfänger oder Absender im Modul Adressen nicht erfasst ist oder die E-Mail-Adressen bei mehreren untermStrich-Adressen hinterlegt ist.

• Schritt 2: AKTUALISIERUNGSINTERVAL festlegen

  • untermStrich aktualisiert alle 10 Minuten den E-Mailcache und prüft, ob neue Mails in den eingestellten Postfächern/Verzeichnissen vorhanden sind. (Konfiguration / System / E-Mail / Globale Einstellungen / Projektmail). Wenn neue Mails gefunden werden, werden diese ohne weitere Rückfrage in den untermStrich E-Mailcache aufgenommen und gleichzeitig ein Posteingangs- oder Postausgangsdatensatz erzeugt. Direkt danach wird die EML Datei heruntergeladen und im Projektemail Verzeichnis gespeichert.
    
  • Mails die bereits im untermStrich E-Mailcache vorhanden sind, werden nicht erneut importiert, und somit wird für diese Mails auch kein Posteingangs- oder Postausgangsdatensatz erzeugt.
    
  • Dasselbe gilt für Mails die bereits in untermStrich übernommen wurden, egal zu welchem Projekt.

• Schritt 3: PROJEKTMAIL FUNKTION für das ausgewählte Projekt im Modul Projekte aktivieren

  • Erstellen Sie mit der Schaltfläche einen neuen Eintrag.
  • 
  • Wählen Sie im nachfolgenden Erfassungsdialog in der Spalte E-Mail Konto ein bereits konfiguriertes (Projekt) E-mail Konto aus.
  • In der Spalte Posteingang müssten Sie einen Eingangsordner des Kontos von dem Sie die Mails für das Projekt importieren möchten, zuordnen. Es wird Ihnen automatisch der Haupt Eingangsorder des E-Mail Kontos vorgeschlagen. Wenn Sie nicht den Hauptordner verwenden möchten, wählen Sie über die Lupen Schaltfläche den gewünschten Unterordner.
    • Achten Sie sehr genau darauf den richtigen Ordner auszuwählen.
    • Optional können Sie auch ausgehende E-Mails automatisch importieren. Wählen Sie dazu den gewünschten Ordner im Feld „Postausgang“. Dieser Ordner wird im Gegensatz zum Eingangsordner nicht automatisch vor ausgewählt.
  • Entscheiden Sie sich noch für eine Sicherheitsstufe, in der die importieren E-Mails gespeichert werden sollen.
  • Sie können E-Mails nach dem Import auch vom IMAP Server löschen lassen, indem Sie den Haken „IMAP löschen“ aktivieren.
  • Speichern Sie den Eintrag mit der grünen Speichern Schaltfläche.
  • Bevor der Eintrag tatsächlich gespeichert wird erhalten Sie eine Übersicht der aktuellsten Mails in den gewählten Ordnern.
  • Kontrollieren Sie nochmals genau, dass Sie die richtigen Ordner gewählt haben.

• Falls notwendig können Sie mehrere E-Mail Konten/Verzeichnisse zuordnen.
  •