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E-Mail Zuordnung
Die Funktion E-Mail Zuordnung ermöglicht die Zuordnung von eingehenden und ausgehenden E-Mails zu Projekten und Adressen und können somit archiviert werden.
Vor der ersten Nutzung müssen Einstellungen in der Konfiguration vorgenommen und die E-Mail Konten eingerichtet werden.
Filter
Im Standardfilter der Registerkarte E-Mail Zuordnung stehen folgende Felder zur Verfügung:
- E-Mail Konto – Auswahl des gewünschten E-Mail Kontos (beliebig viele Konten können im Modul Benutzer → E-Mail definiert werden).
- Ordner – Klicken Sie auf die gelbe Lupe
neben dem Feld, um alle Verzeichnisse des gewählten Kontos anzuzeigen.
Um eine Ebene höher zu gelangen, klicken Sie auf die rot umrahmte Schaltfläche.
Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis – die E-Mails werden in der Tabelle angezeigt. Die Schriftfarbe zeigt den Status jeder E-Mail:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Schwarz | E-Mail wurde bereits übernommen |
| Rot | E-Mail wurde noch nicht übernommen |
| Blau | E-Mail wurde bereits von einem anderen Benutzer übernommen |
Über 
speichern Sie die Ordnerauswahl – sie wird bei jedem Aufruf
automatisch wiederhergestellt. Mit 
löschen Sie die gespeicherte Zuordnung.
- Übernommen – Wird nicht von allen Mail-Servern unterstützt (z. B. unterstützt von GMX, 1&1, Google Mail – nicht von MS Exchange Server).
Markieren Sie eine E-Mail in der Tabelle und klicken Sie auf 
, um die
Informationen im nachfolgenden Fenster zu ergänzen oder zu ändern.
Zuweisungslogik
Bitte beachten Sie die Unterschiede zwischen Posteingang und Postausgang.
| Posteingang | Postausgang | |
|---|---|---|
| Von | Externe Adresse | Verfasser |
| An | Mitarbeiter | Externe Adresse |
Externe Adressen (Modul Adressen)
| Situation | Ergebnis |
|---|---|
| E-Mail-Adresse ist genau einer Adresse zugeordnet | Adresse wird automatisch ausgewählt |
| E-Mail-Adresse ist mehreren Adressen zugeordnet | Rot markiert – manuelle Auswahl erforderlich |
| E-Mail-Adresse ist keiner Adresse zugeordnet | Rot markiert – untermStrich sucht nach Adressen mit gleicher Domain (z. B. @untermstrich.com) und schlägt passende zur Auswahl vor |
| Keine passende Adresse gefunden | Vollständig manuelle Zuweisung erforderlich |
Bei automatischer Projektmailzuordnung wird die Adresse nur erkannt, wenn sie eindeutig einer einzigen Adresse in untermStrich zugewiesen ist.
Mitarbeiter (Modul Team)
| Situation | Ergebnis |
|---|---|
| Beim Mailkonto ist ein Besitzer hinterlegt | Dieser wird automatisch als Verfasser / An festgelegt |
| Absender-E-Mail ist eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet | Dieser Mitarbeiter wird als Verfasser / An gewählt |
| Absender-E-Mail ist keinem Mitarbeiter zugeordnet | Bei automatischer Zuordnung: leer – bei manueller Zuordnung: eingeloggter Benutzer |
| Absender-E-Mail ist mehreren Mitarbeitern zugeordnet | Verfasser / An bleibt leer |
Schnellzuordnung
Ist ein untermStrich-Kontakt bei genau einem aktiven Projekt als Projektbeteiligter definiert und kann die E-Mail auf Basis der E-Mail-Adresse eindeutig diesem Kontakt zugeordnet werden, lässt sich die Mail mit nur einem Klick übernehmen.
