E-Mail

Hier können Sie die E-Mail Konfiguration zentral verwalten.

Globale Einstellungen

Über diese Funktion können Sie Vorgaben der Postausgang - SMTP und Posteingang - IMAP Einstellungen für alle Benutzer festlegen. Diese können natürlich von den einzelnen Benutzern geändert werden.

Projektmail

Hier finden Sie die Einstellungen für die automatische Projektmailzuordnung.

  • Fallback Adresse für automatische Projektmail-Zuordnung: Eine Adresse aus dem untermStrich Adressen Modul die verwendet werden soll, wenn eine Empfänger oder Absender einer E-Mail nicht EINDEUTIG einer untermStrich Adresse zugeordnet werden kann.
  • Projektmail Aktualisierungsintervall (in Minuten): Das Intervall in dem die als Projektmailkonto definierten E-Mail Konten und Postfächer nach neuen Mails überprüft werden sollen. Neue Mails werden in diesem Zuge automatische importiert, ein Posteingans- oder Postausgangsdatensatz wird erstellt, und die EML Datei wird am Server im entsprechenden Projektverzeichnis gespeichert.

Weitere Optionen

  • E-Mailcache Aktualisierungsintervall (in Sekunden): - alle Postfächer werden standardmäßig beim Starten des Postmoduls aktualisiert. Soll die Aktualisierung zusätzlich in bestimmten Intervalen manuell angestossen werden, muss ein Wert für den Intervall eingegeben werden. Wenn Sie z.B. den Wert 20 eingeben, wird die Aktualisierung alle 20 Sekunden durchgeführt.
  • Limit für vollständiges indizieren von Emails inkl. Inhalt (in Wochen): - um die Datenbank nicht unnötig mit den gespeicherten E-Mails zu belasten, können Sie den Zeitraum (in Wochen) festlegen in welchem gesucht werden kann. Wenn Sie z.B. den Wert 8 eingeben, wird in den letzten 8 Wochen gesucht. Selbstverständlich können Sie weiter in der Vergangenheit suchen. Verwenden Sei dazu die Filterkriterien.
  • Erlaube self-signed und nicht vertrauenswürdige SSL Zertifikate für diese Domains: - Alte, ungültige, abgelaufene oder self-signed Zertifikate werden nicht angenommen. Sollten Sie bei der Einrichtung auf Probleme stoßen, folgen Sie dieser Anleitung:
    • Ändern Sie nach Möglichkeit das Zertifikat, oder fügen Sie ansonsten die Domain zu den Ausnahmen hinzu.
    • Tragen Sie die Ausnahme inkl. der Subdomains ein z.b: mail.MEINEDOMAIN.com,smtp.MEINEDOMAIN.com,imap.MEINEDOMAIN.com
    • :!: Sie dürfen aktuell bei der Ausnahmeliste keine Leerzeichen zwischen den Kommas verwenden.
    • :!: Auch ist das Ganze aktuell noch case-sensitiv.

E-Mail Konten einrichten

Hier konfigurieren Sie Ihre E-Mail Konten für die E-Mail Zuordnung im Modul Post sowie für das direkte Versenden von E-Mails über die Weboberfläche.

untermStrich testet Ihre Angaben beim Speichern automatisch.
Die notwendigen Informationen (Server, Port, Sicherheit) erhalten Sie von Ihrem E-Mail Anbieter bzw. Systembetreuer.

Empfehlung: In der Konfiguration kann eine Vorgabe hinterlegt werden – oder die Konfiguration für andere Mitarbeiter zentral vorgenommen werden.

Konfiguration aufrufen

Öffnen Sie die Konfiguration von untermStrich und navigieren Sie zu:

Konfiguration → System → E-Mail → Reiter E-Mail Konten

Über die :+g: Schaltfläche legen Sie ein neues E-Mail Konto an.

E-Mail Adresse

Geben Sie als erstes die E-Mail Adresse ein. Als Vorgabe wird die E-Mail Adresse aus dem Modul Team angezeigt.

Mitarbeiter – Berechtigungen

Pro Konto können folgende Berechtigungen für Mitarbeiter vergeben werden:

Berechtigung Beschreibung
IMAP Darf E-Mails zuordnen
SMTP Darf E-Mails senden
Bearbeiten Darf E-Mail Konten bearbeiten

Postausgang – SMTP

Diese Einstellungen werden für das Versenden von E-Mails über die Weboberfläche per SMTP genutzt.

Feld Beschreibung
Server SMTP-Server (Name oder IP). Leer lassen = SMTP nicht nutzen.
Sicherheit Verschlüsselungsmethode wählen. Im Zweifelsfall zuerst SSL, dann STARTTLS probieren.
Port Wird von untermStrich automatisch gesetzt. 1)
Benutzer Benutzername für die Anmeldung am Mailserver. 2)
Passwort Passwort für die Anmeldung am Mailserver.

Posteingang – IMAP

Diese Einstellungen werden für die E-Mail Zuordnung im Modul Post genutzt. Der Zugriff erfolgt über IMAP.

Feld Beschreibung
Server IMAP-Server (Name oder IP). Leer lassen = IMAP nicht nutzen.
Sicherheit Verschlüsselungsmethode wählen. Im Zweifelsfall zuerst SSL, dann STARTTLS probieren.
Port Wird von untermStrich automatisch gesetzt. 3)

EML Dateien im Hintergrund speichern

Diese Funktion ist standardmäßig aktiv. Sie bewirkt, dass der Speicherprozess der EML-Datei beim Übernehmen einer E-Mail asynchron abläuft – Sie müssen also nicht warten, bis die E-Mail vollständig heruntergeladen wurde, und können sofort die nächste zuordnen.

Fehlermeldung: Kein Postausgangsverzeichnis gefunden

Wenn untermStrich kein Postausgangsverzeichnis am IMAP-Server findet, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Tragen Sie vorübergehend INBOX in das Feld Postfach Ausg. ein und speichern Sie.
  2. Wechseln Sie zum Modul Post → E-Mail Zuordnung und suchen Sie über den Filter „Ordner" das korrekte Postausgangsverzeichnis.
  3. Das Verzeichnis kann unterhalb von INBOX liegen, z. B.:
    • INBOX.Gesendete Elemente
    • INBOX/Gesendete Objekte
  4. Existiert kein Postausgangsverzeichnis, senden Sie zuerst eine E-Mail über den Webmailer des Anbieters – das Verzeichnis wird dadurch angelegt.
  5. Wechseln Sie zurück zur Konfiguration und tragen Sie den korrekten Pfad in Postfach Ausg. ein.

Als Pfadtrennzeichen wird meist ein Punkt ( . ) verwendet – je nach Mailserver kann es aber auch ein Schrägstrich ( / ) sein.

Erweiterte Einstellungen

Aktivieren Sie die erweiterten Einstellungen nur, wenn manuelle Änderungen unbedingt notwendig sind.

Feld Beschreibung
IMAP Benutzer/Passwort Wird standardmäßig vom SMTP-Konto übernommen. Hier änderbar, falls abweichend.
Spezialparameter Nur nach Anweisung durch untermStrich verwenden.
Postfach Eing. Eingangspostfach für die E-Mail Zuordnung – wird automatisch erkannt.
Postfach Ausg. Ausgangspostfach für die E-Mail Zuordnung – wird automatisch erkannt.
1)
Aktivieren Sie „Erweiterte Einstellungen„ für manuelle Konfiguration.
2)
Häufig die E-Mail Adresse selbst.
3)
Aktivieren Sie „Erweiterte Einstellungen“ für manuelle Konfiguration.