E-Mail Zuordnung

Die Funktion E-Mail Zuordnung ermöglicht die Zuordnung von eingehenden und ausgehenden E-Mails zu Projekten und Adressen. Die zugeordneten E-Mails können anschließend archiviert werden.

Im Standardfilter der Registerkarte E-Mail Zuordnung stehen folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
E-Mail-Konto	Auswahl des gewünschten E-Mail-Kontos. Beliebig viele Konten können im Modul Benutzer → E-Mail definiert werden.
Ordner	Klicken Sie auf die gelbe Lupe neben dem Feld, um alle Verzeichnisse des ausgewählten E-Mail-Kontos anzuzeigen.
Übernommen	Mit den Optionen Nur nicht übernommene und Nur übernommene können Sie die angezeigten E-Mails nach ihrem Übernahmestatus filtern. Diese Funktion wird nicht von allen Mailservern unterstützt.

Um eine Ebene höher zu gelangen, klicken Sie auf die rot umrahmte Schaltfläche.

Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis aus. Anschließend werden die darin enthaltenen E-Mails in der Tabelle angezeigt.

Die Schriftfarbe zeigt den Status der E-Mail:

Für die Zuordnung berücksichtigt untermStrich je nach E-Mail-Richtung unterschiedliche Absender und Empfänger:

Eine E-Mail im Posteingang und eine E-Mail im Postausgang werden auch dann als eigenständige E-Mails behandelt, wenn sie technisch zusammengehören oder dieselbe Message ID besitzen.

Beispiel:

1. Ein Mitarbeiter sendet eine E-Mail an einen Kunden und übernimmt sie in seinem Postausgang.
2. Die E-Mail wird dort schwarz angezeigt.
3. Die Kollegin erhält dieselbe E-Mail in ihrem Posteingang.
4. Dort wird die E-Mail zunächst rot angezeigt und muss von der Kollegin ebenfalls übernommen werden.

Die Übernahme im Postausgang ersetzt daher nicht die Übernahme im Posteingang. Nur wenn die E-Mail auch im Posteingang übernommen wird, kann sie später auch dort gefunden werden.

Wird die eingehende E-Mail zusätzlich an eine weitere Kollegin gesendet, erhalten beide Kolleginnen die Nachricht in ihrem Posteingang.

Übernimmt eine der beiden Kolleginnen die E-Mail, wird sie bei der anderen Kollegin blau angezeigt. Dadurch ist erkennbar, dass die E-Mail bereits von einem anderen Benutzer im Posteingang abgelegt wurde.

Die Schriftfarbe zeigt dabei den Übernahmestatus.

In bestimmten Fällen kann eine E-Mail trotzdem von mehreren Benutzern übernommen werden. Das passiert, wenn untermStrich die E-Mails als unterschiedliche Datensätze erkennt.

Ob untermStrich zwei E-Mails als dieselbe Nachricht erkennt, können Sie über die Message ID prüfen:

1. Öffnen Sie die Spalteneinstellungen.
2. Blenden Sie die Spalte Message ID ein.
3. Vergleichen Sie die Message IDs der betreffenden E-Mails.

Unterschiedliche Message IDs können beispielsweise durch eine Weiterleitung entstehen. Auch wenn eine externe E-Mail an zwei E-Mail-Konten zugestellt wird, kann der Mailserver oder das verwendete Mailprogramm daraus unterschiedliche Datensätze erzeugen.

Dies kann unter anderem davon abhängen, ob beide Empfänger im Feld „An“ eingetragen sind oder ob ein Empfänger im Feld „CC“ angeführt wird. Die Felder „An“ und „CC“ allein entscheiden jedoch nicht zuverlässig darüber, ob die E-Mail später als derselbe Datensatz erkannt wird.

Auch der Mailserver, das verwendete Mailprogramm oder ein zusätzlich installiertes Add-on kann eine E-Mail bei der Zustellung verändern oder eine neue Message ID erzeugen.

Ist ein untermStrich-Kontakt bei genau einem aktiven Projekt als Projektbeteiligter definiert und kann die E-Mail auf Basis der E-Mail-Adresse eindeutig diesem Kontakt zugeordnet werden, lässt sich die E-Mail mit nur einem Klick übernehmen.