Wie rechnet untermStrich?
Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung von untermStrich können Sie beurteilen, welche kalkulatorischen Kosten durch die geleisteten Projektstunden entstehen.
Die Berechnung orientiert sich an der Vollkostenrechnung. Sie ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Ziel ist eine ausreichend genaue Grundlage für Ihr Controlling, ohne den Aufwand für die Dateneingabe unnötig zu erhöhen.
So entstehen die Zeitkosten
Der Bruttostundenlohn allein bildet noch nicht alle Kosten einer Mitarbeiterstunde ab. Hinzu kommen beispielsweise Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung, Miete und Kosten für die Büroausstattung.
Diese zusätzlichen Kosten berücksichtigen Sie in untermStrich über Aufschlagsfaktoren. Auch Wagnis und Gewinn können Sie als eigenen Aufschlag einbeziehen.
Die Grundformel lautet:
Bruttostundenlohn + Summe der Aufschläge = kalkulatorischer Stundensatz
Ein Beispiel
Ein Mitarbeiter hat einen Bruttostundenlohn von 10 €. Zusätzlich werden vier Aufschläge berücksichtigt.
Alle Zahlen in diesem Beispiel sind frei gewählt. Sie sind keine Empfehlung für die Höhe Ihrer Aufschläge.
| Bestandteil | Was wird damit berücksichtigt? | Beispielwert | Betrag pro Stunde |
|---|---|---|---|
| Bruttostundenlohn | Bruttolohn des Mitarbeiters je Stunde | 10 € | 10,00 € |
| Soziallasten | Zum Beispiel Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung und Unfallversicherung | 60 % von 10 € | 6,00 € |
| Sachkosten | Zum Beispiel Miete, EDV und Bürobedarf | 20 % von 10 € | 2,00 € |
| GK-Anteil | Gemeinkostenanteil, zum Beispiel für Urlaub, Krankenstand und unproduktive Projekte | 20 % von 10 € | 2,00 € |
| Wagnis und Gewinn | Wagnis und erwarteter Gewinn | 20 % von 10 € | 2,00 € |
| Ergebnis | Bruttostundenlohn einschließlich aller genannten Aufschläge | 22,00 € |
So ergibt sich das Ergebnis:
- Die vier Aufschläge ergeben zusammen 120 %: 60 % + 20 % + 20 % + 20 %.
- Bei einem Bruttostundenlohn von 10 € entsprechen diese Aufschläge zusammen 12 €.
- Zum Bruttostundenlohn von 10 € kommen somit 12 € Aufschläge hinzu.
- Das Ergebnis ist ein kalkulatorischer Stundensatz von 22 €.
Die folgenden Schreibweisen beschreiben daher dieselbe Rechnung:
- 10 € + (60 % + 20 % + 20 % + 20 %) = 22 €
- 10 € + 120 % von 10 € = 22 €
- 10 € + 12 € = 22 €
Vollkostenrechnung und Grenzkostenrechnung verstehen
Bevor Sie die Werte hinterlegen, ist wichtig, welche Betrachtung Sie in der Auswertung benötigen.
Vollkostenrechnung: die hinterlegten Kosten einschließlich Wagnis und Gewinn betrachten
In der hier beschriebenen Vollkostenbetrachtung werden der Bruttostundenlohn und alle vorgesehenen Aufschläge berücksichtigt – einschließlich Wagnis und Gewinn.
Im Beispiel ergibt sich:
10 € Bruttostundenlohn + 6 € Soziallasten + 2 € Sachkosten + 2 € GK-Anteil + 2 € Wagnis und Gewinn = 22 €
Grenzkostenrechnung: Wagnis und Gewinn nicht berücksichtigen
Die untermStrich-Hilfe bezeichnet die Auswertung ohne den Aufschlag Wagnis und Gewinn als Grenzkostenrechnung. Die übrigen hinterlegten Kostenbestandteile bleiben berücksichtigt.
Im selben Beispiel entfällt dadurch der Aufschlag von 2 € für Wagnis und Gewinn:
10 € Bruttostundenlohn + 6 € Soziallasten + 2 € Sachkosten + 2 € GK-Anteil = 20 €
Warum Wagnis und Gewinn getrennt hinterlegen?
Nur wenn dieser Anteil als eigener Aufschlagsfaktor erfasst ist, können Sie ihn bei der Auswertung gesondert ausschließen. Ist er bereits in den beim Mitarbeiter hinterlegten Stundenwert eingerechnet, lässt er sich dort nicht als einzelner Aufschlag wegschalten.
Entscheiden, wie Sie die Werte hinterlegen
Sie kennen nun die Bestandteile der Berechnung. Als Nächstes entscheiden Sie, wo Sie diese Bestandteile in untermStrich erfassen.
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Variante A – Kosten bereits in den Stundenwert einrechnen: Sie berechnen vorab einen Stundenwert, der Soziallasten, Sachkosten und Gemeinkosten bereits enthält. Diesen Wert hinterlegen Sie beim Mitarbeiter. Nur Wagnis und Gewinn erfassen Sie separat.
- Variante B – Kosten über einzelne Aufschläge ergänzen: Sie hinterlegen beim Mitarbeiter den Bruttostundenlohn. Soziallasten, Sachkosten, Gemeinkosten sowie Wagnis und Gewinn ergänzen Sie über die Aufschlagsfaktoren.
Der Unterschied liegt in der getrennten Auswertbarkeit: Bei Variante A sind die eingerechneten Kostenbestandteile im Stundenwert zusammengefasst. Bei Variante B bleiben sie als einzelne Aufschläge erkennbar und können bei den Auswertungen entsprechend berücksichtigt oder ausgeschlossen werden.
Jeden Kostenbestandteil nur einmal erfassen.
Kosten, die bereits im Stundenwert des Mitarbeiters enthalten sind, dürfen nicht zusätzlich als Aufschlag hinzugerechnet werden. Kosten, die dort noch nicht enthalten sind, müssen über die entsprechenden Aufschläge ergänzt werden.
Variante A: Kosten vorab in den Stundenwert einrechnen
Bei dieser Variante rechnen Sie Soziallasten, Sachkosten und Gemeinkosten bereits vor der Eingabe in den Stundenwert ein.
Im Feld für den Bruttostundenlohn hinterlegen Sie daher nicht nur den aus dem Gehalt berechneten Bruttostundenlohn, sondern den bereits um diese Kosten ergänzten Wert.
Wagnis und Gewinn bleibt ein separater Aufschlag. So können Sie die Auswertung später mit oder ohne diesen Anteil betrachten.
Was müssen Sie tun?
- Ermitteln Sie den Stundenwert einschließlich Soziallasten, Sachkosten und Gemeinkosten. Stimmen Sie die enthaltenen Kosten mit Ihrem Steuerberater ab.
- Hinterlegen Sie diesen Wert im Modul Team beim jeweiligen Mitarbeiter im Bereich Bruttolohn.
- Definieren Sie unter Konfiguration → Team → Aufschlagsfaktoren den separaten Faktor Wagnis und Gewinn.
- Hinterlegen Sie dessen Höhe unter Konfiguration → Team → Beschäftigungsgruppen bei der betreffenden Gruppe.
- Ordnen Sie dem Mitarbeiter die passende Beschäftigungsgruppe zu.
- Rechnen Sie die bereits im Stundenwert enthaltenen Kosten nicht nochmals als Aufschläge hinzu.
Beispiel
Die folgenden Stundenwerte enthalten Soziallasten, Sachkosten und Gemeinkosten bereits. Zusätzlich werden jeweils 10 % Wagnis und Gewinn angesetzt.
| Beim Mitarbeiter hinterlegter Stundenwert einschließlich Kosten | Separater Aufschlag Wagnis und Gewinn | Ergebnis mit Wagnis und Gewinn | Ergebnis ohne Wagnis und Gewinn |
|---|---|---|---|
| 45,00 € | 10 % = 4,50 € | 49,50 € | 45,00 € |
| 70,00 € | 10 % = 7,00 € | 77,00 € | 70,00 € |
| 120,00 € | 10 % = 12,00 € | 132,00 € | 120,00 € |
Variante B: Bruttostundenlohn und Aufschläge getrennt hinterlegen
Bei dieser Variante hinterlegen Sie beim Mitarbeiter den Bruttostundenlohn ohne die zusätzlichen Kostenbestandteile.
Die weiteren Bestandteile erfassen Sie getrennt als Aufschläge. Dadurch können Sie Auswertungen differenzierter betrachten, indem Sie einzelne Aufschläge berücksichtigen oder ausschließen.
Was müssen Sie tun?
- Berechnen Sie den Bruttostundenlohn aus dem Gehalt und der zugrunde gelegten Arbeitsstundenanzahl. Die Berechnung wird im folgenden Abschnitt erklärt.
- Hinterlegen Sie den Bruttostundenlohn im Modul Team beim jeweiligen Mitarbeiter im Bereich Bruttolohn.
- Definieren Sie unter Konfiguration → Team → Aufschlagsfaktoren die benötigten Faktoren, zum Beispiel Soziallasten, Sachkosten, GK-Anteil sowie Wagnis und Gewinn.
- Hinterlegen Sie unter Konfiguration → Team → Beschäftigungsgruppen die zugehörigen Prozentwerte und/oder festen Beträge.
- Ordnen Sie dem Mitarbeiter die passende Beschäftigungsgruppe zu.
- Legen Sie fest, welche Aufschläge in den jeweiligen Auswertungen berücksichtigt werden sollen.
Beispiel mit prozentualen Aufschlägen
Der Mitarbeiter hat einen Bruttostundenlohn von 15 €.
| Aufschlag | Beispielwert | Betrag pro Stunde |
|---|---|---|
| Soziallasten | 60 % | 9,00 € |
| Sachkosten | 20 % | 3,00 € |
| GK-Anteil | 20 % | 3,00 € |
| Wagnis und Gewinn | 20 % | 3,00 € |
| Summe der Aufschläge | 120 % | 18,00 € |
15 € Bruttostundenlohn + 18 € Aufschläge = 33 € pro Stunde
Feste Beträge und Prozentwerte kombinieren
Aufschläge können auch als feste Eurobeträge hinterlegt werden:
15 € Bruttostundenlohn + insgesamt 18 € feste Aufschläge = 33 € pro Stunde
Sie können prozentuale Aufschläge und feste Eurobeträge auch kombinieren:
15 € Bruttostundenlohn + 18 € aus prozentualen Aufschlägen (120 % von 15 €) + 15 € feste Aufschläge = 48 € pro Stunde
Bruttostundenlohn aus dem Gehalt berechnen
Den Bruttostundenlohn können Sie aus dem Bruttomonatslohn und den Monatsarbeitsstunden berechnen:
Bruttostundenlohn = Bruttomonatslohn / Monatsarbeitsstunden
Die zugrunde gelegten Monatsarbeitsstunden richten sich nach dem Kollektiv- bzw. Tarifvertrag und der für Ihren Betrieb passenden Berechnung.
Ein in der bisherigen Anleitung verwendeter Teiler ist 173. Bei einer 40-Stunden-Woche ergibt sich rechnerisch:
40 Wochenstunden × 52 Wochen / 12 Monate = 173,333 Stunden pro Monat
Beispiele mit dem Teiler 173:
| Bruttomonatslohn | Monatsarbeitsstunden | Bruttostundenlohn |
|---|---|---|
| 2.595 € | 173 | 15 € |
| 4.325 € | 173 | 25 € |
173 ist nur eine mögliche Teilervariante. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welcher Teiler für Ihren Betrieb geeignet ist.
Alternativ können Sie den Bruttostundenlohn aus dem Bruttojahresgehalt geteilt durch die Jahresarbeitsstunden berechnen.
Weitere Informationen und Rechner zur Lohnberechnung:
Aufschläge konfigurieren und in Auswertungen verwenden
Aufschlagsfaktoren definieren
Unter Konfiguration → Team → Aufschlagsfaktoren definieren Sie die benötigten Faktoren. Es stehen maximal neun Aufschlagsfaktoren zur Verfügung.
Für die Beispiele auf dieser Seite werden vier Faktoren verwendet:
| Faktor | Berücksichtigte Bestandteile |
|---|---|
| Soziallasten | Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung, Unfallversicherung usw. |
| Sachkosten | Miete, EDV, Bürobedarf usw. |
| GK-Anteil (Gemeinkostenanteil) | Zum Beispiel Urlaub, Krankenstand und unproduktive Projekte |
| Wagnis und Gewinn | Wagnis und erwarteter Gewinn |
Die Höhe der Aufschläge hinterlegen Sie bei den jeweiligen Beschäftigungsgruppen. Welche Aufschläge bei einem Mitarbeiter angewendet werden, ergibt sich aus seiner zugeordneten Beschäftigungsgruppe.
Weitere Informationen:
Gemeinkostenanteil ermitteln
Mit dem Produktivitätswidget können Sie den Gemeinkostenanteil ermitteln.
Verwenden Sie dafür den Wert Verhältnis U/P aus der Spalte Stunden und übernehmen Sie ihn bei allen Beschäftigungsgruppen.
Aussagekräftige Werte erhalten Sie frühestens nach einem Jahr vollständiger Stundenerfassung.
Stimmen Sie die Höhe der Aufschlagsfaktoren mit Ihrem Steuerberater ab.
Berücksichtigung in Auswertungen festlegen
Bei den Aufschlagsfaktoren stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Standard bei Auswertungen | Steuert die Berücksichtigung des Aufschlagsfaktors bei vielen Auswertungen. |
| Bei Arbeitskosten berücksichtigen | Steuert die Berücksichtigung in Zeitraum/Stichwort und bei den Arbeitskosten der PeP-7-Kennzahlen. |
| In Managementauswertung nicht berücksichtigen | Schließt den Faktor bei den entsprechenden Managementauswertungen aus, beispielsweise um eine doppelte Berücksichtigung von Unproduktivität zu vermeiden. |
Die Einstellung In Managementauswertung nicht berücksichtigen wirkt sich nicht auf die Widgets Jahresstundenliste, Stundenliste (Monat) und Stundennachweis aus.
Zwischen Vollkosten- und Grenzkostenbetrachtung wechseln
Für eine Auswertung ohne Wagnis und Gewinn darf dieser Faktor im verwendeten Aufschlagsfaktorensatz nicht berücksichtigt werden.
Sie können dafür unterschiedliche Aufschlagsfaktorensätze verwenden, zum Beispiel einen Satz mit und einen Satz ohne Wagnis und Gewinn. Dadurch müssen Sie nicht für jede Betrachtung dieselbe Auswahl ändern.
- Es stehen bis zu vier Aufschlagsfaktorensätze zur Verfügung.
- Satz 1 ist als Standard festgelegt.
- Die Namen für Satz 2 bis 4 können Sie unter Namen festlegen.
- In Widgets mit entsprechender Auswahlmöglichkeit wählen Sie den gewünschten Satz in der Widget-Konfiguration.
- Dafür benötigen Sie mindestens das Recht Unternehmer auf Resultate. Andernfalls wird der Satz Standard bei Auswertungen verwendet.
Die verfügbaren Widgets und die genaue Wirkung der Einstellungen finden Sie unter Aufschlagsfaktoren.
Eingaben regelmäßig prüfen
Kosten nicht doppelt berücksichtigen
Prüfen Sie bei jeder Anpassung, ob ein Kostenbestandteil bereits im hinterlegten Stundenwert enthalten ist oder über einen Aufschlag hinzugerechnet wird.
Er darf nicht an beiden Stellen erfasst sein.
Die ursprüngliche Anleitung nennt als Orientierung für die Kostenabbildung eine Genauigkeit von maximal 90 %. Entscheidend für das Controlling ist, dass die hinterlegten Werte die Verhältnisse Ihres Betriebs ausreichend genau abbilden.
Eingabeaufwand sinnvoll begrenzen
Die einzelne Erfassung geringfügiger Ausgaben wie Papier oder Bleistifte erhöht den Aufwand, ohne die Genauigkeit der Projektkostentrends wesentlich zu verbessern.
Unternehmerentgelt berücksichtigen
In der Vollkostenrechnung können kalkulatorische Bestandteile erforderlich sein, die in der Finanzbuchhaltung nicht in derselben Form vorkommen.
Dazu gehört das Unternehmerentgelt, das berücksichtigt werden muss, wenn der Unternehmer selbst keine Stunden erfasst. Andernfalls können die Ergebnisse verzerrt werden.
Ergebnisse mit der betrieblichen Situation vergleichen
Kontrollieren Sie die Eingabeparameter regelmäßig und vergleichen Sie die Ergebnisse und Trends mit der tatsächlichen Situation in Ihrem Betrieb.
Wenn Auswertung und betriebliche Erfahrung voneinander abweichen, prüfen Sie die zugrunde liegenden Eingaben kritisch.
Durch die schrittweise Anpassung der Ausgangswerte erhalten Sie eine belastbarere Grundlage, um Fehlentwicklungen bei laufenden Projekten, Änderungen des Mitarbeiterverhaltens und andere innerbetriebliche Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.