Arbeitsbereich

Filter

In der Dokumentenliste werden jene Einträge angezeigt, die den Selektionskriterien Projekt, Art und Empfänger entsprechen. Kombinieren Sie die Selektionskriterien, um die Dokumenten nach Ihren Wünschen zu filtern bzw. aufzufinden. Wollen Sie alle Dokumente eines Projektes angezeigt bekommen, aktivieren Sie das Feld Projekt und wählen aus der Klappliste das gewünschte Projekt aus. Alternativ können Sie eine Projektgruppe auswählen um die Dokumente anzuzeigen die zu dieser Gruppe zugeordnet wurden. Verwenden Sie das Feld Von um die Dokumente in einem bestimmten Zeitraum anzuzeigen. Sobald das Feld Von aktiviert wird, erscheint automatisch das Feld Bis somit kann der gewünschte Zeitraum definiert werden. Die Dokumentenanzeige wird auf die entsprechenden Datensätze eingeschränkt wenn der Empfänger oder eine Empfängergruppe selektiert wird.

Eine weitere Einschränkung ist durch die Eingabe eines im Text enthaltenes Stichwortes möglich. Wenn Sie nach einem bestimmten Wort in einem Dokument suchen, erleichtert diese Funktion das schnelle Finden der entsprechenden Schriftstücke. Es wird der Inhalt des Schriftstückes, der Betrefftext und die Art durchsucht.

Der Inhalt kann nicht aus allen Dokumentarten ausgelesen werden. Apache Tika kann genutzt werden, um weitere Dokumentarten zu indexieren.

Volltextsuche

Die Stichwortsuche kann ab X3 13.1 die Volltextsuche nutzen.

Beachten Sie bitte die wichtigen Informationen zur Nutzung und Einrichtung der Volltextsuche.

Standardfunktionen

Im Filterbereich stehen folgende Standardfunktionen zur Verfügung:

  • :up: Aktualisieren - es wird eine neue Datenbankabfrage gestartet und die Tabelle wird mit den aktuellen Daten gefüllt.
  • :+y: Filterregel hinzufügen - ein neues Filterkriterium einfügen (zusätzlich zu den Standardfiltern).
  • :pin: Filter speichern - die Filtereinstellungen werden gespeichert und beim nächsten Modulaufruf wiedereingestellt. Um diesen Filter zu löschen bzw. zum Standardfilter zurückzukehren klicken Sie in der Klappliste vor dem Filter auf „Auswahl zurücksetzen“.
  • :pdf: PDF - es wird eine PDF-Liste generiert
  • :csv: CSV - es wird eine CSV-Liste generiert
...weitere Filterkriterien hinzufügen

Zusätzlich zu den Standardfiltern der Module können mehrere weitere Filterkriterien definiert werden. Dazu muss auf die :+y: Schaltfläche geklickt werden, um aus einer Liste der verfügbaren Filterfelder eines auszuwählen. Dieses neue Filterkriterium wird unter dem Standardfilter angezeigt und es können nun Daten eingegeben werden, die als Filterkriterium bei der Datenbankabfrage herangezogen werden. Zum Entfernen dieser neuen Filterkriterien gibt es die :-r: Schaltfläche.

Spalteneinstellungen bearbeiten

Mittels der :+y: Schaltfläche, die sich im Tabellenkopf befindet, kann jede Tabelle konfiguriert werden. Es kann festgelegt werden wie breit die Spalten sein sollen, deren Reihenfolge und die Sichtbarkeit.