Modul Dokumente

• Arbeitspakete verwenden: wenn diese Funktion aktiviert ist, wird im Modul Dokumente beim Erfassen von Schriftstücken das Feld „Arbeitspaket“ angezeigt. Somit können Sie die Schriftstücke beim Erstellen einem Arbeitspaket zuordnen.
• Dateiname inkl. Betreff: (Dateinamengenerierung inklusive Betrefftext) - ist diese Option aktiviert wird bei der Erstellung eines Schriftstücks im Modul Dokumente der Dateiname aus dem Betrefftext und einer eindeutigen Nummer generiert.
• Verzeichnis für Rechnungsemails: Ein eigenes Verzeichnis in welches untermStrich Rechnungsdokumente automatisch zusätzlich ablegt, wenn diese per E-Mail gesendet werden. Rechnungsdokumente sind Dokumente vom Typ „Ist eine Honorarnote, Zwischenrechnung/Abschlagszahlung, End-/Schlussrechnung, Sammelrechnung“.

• Bearbeiten von Dokumenten unterbinden, die bereits in den Postausgang übernommen wurden - Dokumente werden, wenn möglich, nur mehr als Vorschau geöffnet.
• Gesamten Speichervorgang inkl. Datei kopieren als Transaktion - Deaktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Dateiablage sehr langsam ist und es daher zu Fehlern kommt. Nur auf Anweisung ändern

PDF Konverter

Wählen Sie einen der PDF Konverter:

Libreoffice

• Benötigt ein konfiguriertes LibreOffice
  LibreOffice stellt nicht alle Dokumente exakt gleich wie Microsoft Office dar. Passen Sie dann das Dokument an oder nutzen Sie einen der anderen PDF Konverter.
• Unterstützt: DOCX, DOCM, XLSX, XLSM, ODS, ODT

Microsoft 365 (Office 365)

• Siehe Microsoft 365 Integration
  • Weitergabe von Daten an Dritte, wenn dieser Converter genutzt wird!

CloudConvert

• Lunaweb Solutions GmbH ¹⁾
  • Benötigt einen API v2 Key von https://cloudconvert.com/dashboard/api/v2/keys
    Weitergabe von Daten an Dritte, wenn dieser Converter genutzt wird!
• Option für „Konverter Konfiguration“:
  • pdfa
  • Aktiviert die PDF/A ISO 19005-1 Ausgabe
  • Einfach wie oben beschrieben, ohne weitere Texte/Zeichen

Call Process Server

• Benötigt
  • Einen oder mehrere gestartete Process Server
• Unterstützt: DOCX, DOCM, XLSX, XLSM, ODS, ODT
  • Für DOCX, DOCM wird auf Windows, per Windows COM das Microsoft Office angesprochen. Ansonsten wird LibreOffice angesprochen.
• Geben Sie die gestarteten Server unter „Konverter Konfiguration“ wie folgt an:
  • localhost:17340
    • Einen Server je Zeile, zuerst der Rechnername/die IP Adresse und nach dem : den Port.
    • Das System wählt für die Umwandlung per Zufall einen der eingetragenen Server aus (Lastverteilung)

Microsoft Office - Windows COM

• Nur für Testzwecke, nicht für den produktiven Einsatz - BETA TEST
  • Microsoft Office lässt sich nicht immer über diese einfache Variante ansprechen. Sie erhalten dann einen Fehler beim Versuch ein Dokument in PDF umzuwandeln. Nutzen Sie bitte eine der anderen PDF Konverter.
• Benötigt
  • untermStrich HTTP Server installiert auf einem Windows System.
  • Ein aktuelleres Microsoft Office ²⁾ am Server
  • HTTP Server, PHP, ionCube Bundle ab 3.2.1 oder extension = php_com_dotnet.dll aktiv in der php.ini.
• Unterstützt: DOCX, DOCM, XLSX, XLSM
  • Bei ODT und ODS wird auf Libreoffice (s.o.) zugegriffen.

Dokumentsperrung

Konfigurieren Sie hier das Verhalten der Sperrung von Dokumenten:

• (Aktive) Sperrdauer der Dokumente
  • Vor erreichen diesen Wertes (In Minuten), wird der Zugriff auf das Dokument für andere Benutzer komplett gesperrt.
    • Die Sperre beginnt mit dem klick auf Öffnen oder dem Erstellen des Dokumentes.
    • Mittels „Dokumentsperre aufheben“ und „Einverstanden!“ kann die Sperre durch andere Benutzer aufgehoben werden.
  • Nach erreichen diesen Wertes (In Minuten) kann das Dokument geöffnet werden.
    • Wenn man das Dokument aber im rechten Bereich anzeigt, wird die Information zum letzten Zugriff (s.o.) ausgegeben.
  • Der Benutzer, der das Dokument geöffnet hat, kann per „Dokumentsperre aufheben“ jederzeit das Dokument für andere Benutzer freigeben.
• Sperrinformation löschen nach
  • Nach erreichen diesen Wertes (In Tagen), wird die Sperrinformation (s.o.) komplett gelöscht.
• Nutzen Sie den Butler „Doku­mente: Gesperrte Dokumente“, um einfach zu sehen, welche Dokumente Sie aktuell gesperrt haben. Sie können diese dann mit einem Klick entsperren.

Weitere Aktionen

• Volltext mittels Apache Tika™ Installieren
  • Einfach anklicken, um den Butler zu installieren oder aktualisieren.
  • Dieser Butler ist in der Butler Basis nicht sichtbar.
  • Testen Sie unbedingt, ob Java am Server funktioniert.
• Modify Office Files Installieren
  • Einfach anklicken, um den Butler zu installieren oder zu aktualisieren.
  • Informationen zur Nutzung
  • Testen Sie unbedingt, ob Java am Server funktioniert.