Resultate - Globale Projektauswertung (ehem. Halbfertige Leistungen)

In der Konfiguration vom Butler finden Sie folgende Funktionen:

Auf­schlags­faktoren: „Aufschläge auswählen“ (Erlaubt die Auswertung der Leistungen (Basis Fertigstellungsgrad) zum Stichtag mit Vergleichs­zeit­raum.)

Gepl. 'verm. Honorar' Kosten abziehen - Mit dem Aktivieren dieser Funktion (grüner Punkt)

• 
• wird im Butler Globale Projektauswertungen eine neue Spalte „Verfügbares Sollhonorar“ ¹⁾ angezeigt.
• 

Wenn Sie den Fehler „ERROR WHEN CREATING DATA 5.1“ oder „5.2“ erhalten, kann es notwendig sein, den Wert group_concat_max_len am MySQL Server zu erhöhen. Siehe: MySQL konfigurieren und Geschwindigkeit optimieren

Zeitraum Filter

• Stichtag - alle Werte bis zu dem Stichtag.
• Vergleichszeitraum - alle Werte bis zu dem Datum des Vergleichszeitraumes.

Für Sollwerte werden die Archive (Archivieren in Fertigstellungsgrad und Arbeitspakete) genutzt.

Wenn der Stichttag dem Auswertungstag²⁾ entspricht, wird nicht auf das Archiv zugegriffen, sondern die aktuellen Werte (Arbeitspakete) genutzt.

Archive

Wichtig für die Ausgabe der Sollwerte eines Zeitraums/Vergleichszeitraums ist, dass Sie das Projekthonorar, Budget und den Fertigstellungsgrad archivieren.

Siehe: Archivieren in Fertigstellungsgrad und Arbeitspakete

Wir empfehlen "Automatisches Archivieren" in der Konfiguration zu archivieren, wenn Sie dies regelmäßig nutzen möchten.

Filter Nur aktive Projekte

Filtert auf Projekte, die im gewählten Zeitraum (Stichtag - Vergleichszeitraum) aktiv waren.

Das Projekt ist inaktiv, wenn das Ende-Datum gesetzt wurde und dieses vor dem Vergleichszeitraum liegt oder das Beginn-Datum gesetzt wurde und dieses nach dem Stichtag liegt.

Über die Butler-Konfiguration zuschaltbare Spalten

Die folgenden Spalten-Gruppen können Sie über die Butler-Konfiguration anzeigen:

• Projektdetails anzeigen
• Projektzusatzdaten anzeigen
• Ist-Kosten aufschlüsseln
• Interner Aufwand aufschlüsseln
• Ist-Honorare anzeigen
• V.Rückstand anzeigen
• Weitere Ist-Honorare anzeigen
• Schluss­ge­r. anzeigen
• Kosten Diff. anzeigen
• Budget anzeigen
• Budget Fertigstellung
• Honorar- / Kosten­kategorien
• Kostenstellen anzeigen
• Abrechnungsdaten anzeigen
• Aufwand nach Arbeits­paket ▭⇾▤⇽▭
• Stunden anzeigen
• Angebote anzeigen
• Datumswerte anzeigen
• Spalte für Orgit / Die Ansprechpartner
• Weitere Vergleichswerte (Zeitr.)

Erklärung der Felder

Die Berechnungsformeln der Felder sind bei allen berechneten Feldern hinterlegt. Dies ist am Symbol erkennbar.

Honorar Offen = Honorar Geplant - Honorar bezahlt

Aufschläge

Wählen Sie einen Aufschlagsfaktorensatz in der Konfiguration des Butlers aus. Um einen Aufschlagsfaktorensatz auswählen zu können, benötigen Sie mindestens das Recht Unternehmer auf Resultate. Ansonsten wird immer der Satz „Standard bei Auswertungen“ genutzt.

Lineare zeitliche Abgrenzung

Wirkt sich auf die er­brach­te Leistung aus:

Der Haken ist aktiv

Es wird (anders als sonst in untermStrich) der gesamte Fertigstellungsgrad des Projektes * Sollhonorar gerechnet.

Der Haken ist inaktiv

Hier erfolgt die Zusammenrechnung im Arbeitsbereich:

• Das Honorar wird per „Anteil in %“ aus dem Budgetplan in ein Honorar per Arbeitsbereich umgerechnet.
• Dieses „Honorar im Arbeitsbereich“ * „Fertigstellungsgrad im Arbeitsbereich“ ergibt die er­brach­te Leistung im Arbeitsbereich.
• Die „er­brach­te Leistung im Arbeitsbereich“ wird dann summiert.

Beispiel

Gegebene Werte

Der Haken ist aktiv

• 
• Gesamt:
  • 30%*30000 = 9000

Der Haken ist inaktiv

• 
• Honorar im Arbeitsbereich
  • Ab1.1: 10%/(10%+40%) * 20.000 = 0,1/0,5 * 20.000 = 0,2 * 20.000 = 4.000
  • Ab1.2: 40%/(10%+40%) * 20.000 = 0,4/0,5 * 20.000 = 0,8 * 20.000 = 16.000
  • 0,5 ergibt sich aus Anteil in % von Ab1.1 + Ab1.2 = 50% des Honorars (Ab1) sind im Budgetplan vergeben.
  • Ab2: 15.000
• „Honorar im Arbeitsbereich“ * „Fertigstellungsgrad im Arbeitsbereich“
  • Ab1.1: 100% * 4.000 = 4.000
  • Ab1.2: 50% * 16.000 = 8.000
  • Ab2: 0% * 15.000 = 0
• Gesamt:
  • 4.000 + 8.000 + 0 = 12.000

Office füllen - Variablen

Beachten Sie bitte, dass die verfügbaren Variablen variieren können, je nachdem welche Bereiche in der Butler Konfiguration aktiv sind!
Anleitung zum Erstellen von Vorlagen für "Office füllen"
Name	Stichtag	Tag des Vergleichs­zeit­raum
Projekt	reporting_rep_project
Projektname	reporting_rep_project_name 3)
Pro.Nr.	reporting_rep_project_number 4)
Kostenstelle	reporting_rep_cost_centre_name 5)
Projektleiter	reporting_rep_project_manager_name 6)
Pl. Kurzz.	reporting_rep_project_manager_abbreviation 7) 8)
Auftraggeber	reporting_rep_client_name 9)
Federführender Fachplaner	reporting_rep_office_in_charge_name 10)
Projekt Status	reporting_rep_project_phase_name 11)
Kategorie	reporting_rep_project_category_name 12)
Bemerkung	reporting_rep_comment 13)
Sollhonorar	reporting_rep_fee_costs	reporting_rep_fee_costs_prev
Externes Sollhonorar 14)	reporting_rep_fee_costs_external	reporting_rep_fee_costs_external_prev
Anteil Soll %	reporting_rep_x_fee_part_prct	-
Sollbudget	reporting_rep_budget_costs	-
Sollbudget 15)	reporting_rep_budget_costs_external	-
Zeitkosten	reporting_rep_x_time_costs	reporting_rep_x_time_costs_prev 16)
Reisekosten	reporting_rep_x_travel_costs	reporting_rep_x_travel_costs_prev 17)
Nebenkosten	reporting_rep_x_extra_costs	reporting_rep_x_extra_costs_prev 18)
Interner Aufwand	reporting_rep_x_internal_expenses	reporting_rep_x_internal_expenses_prev 19)
Verr. Kosten (Extern)	reporting_rep_x_costs_charged	reporting_rep_x_costs_charged_prev 20)
Kosten (Extern)	reporting_rep_x_costs	reporting_rep_x_costs_prev 21)
Gepl. Kosten (Extern)	reporting_rep_x_costs_planned	reporting_rep_x_costs_planned_prev 22)
Istkosten	reporting_rep_actual_costs	reporting_rep_actual_costs_prev
Kosten Diff.	reporting_rep_cost_diff	reporting_rep_cost_diff_prev
Kosten Diff. II	reporting_rep_cost_diff_II	reporting_rep_cost_diff_II_prev
Honorar Sollstunden 23)	reporting_rep_fees_hours	reporting_rep_fees_hours_prev
Budget Sollstunden 24)	reporting_rep_budget_hours	reporting_rep_budget_hours_prev
Sollstunden (Budget)	reporting_rep_fee_hours	reporting_rep_fee_hours_prev
Iststunden	reporting_rep_total_hours	reporting_rep_total_hours_prev
Fertigstellungsgrad %	reporting_rep_completion_level_prct	reporting_rep_completion_level_prev_prct
Prognose Erfolg / Verlust ♦Stichtag♦	reporting_rep_x_prognosis_profit_loss_main
Prognose Erfolg / Verlust ♦Tag des Vergleichs­zeit­raum♦	reporting_rep_x_prognosis_profit_loss_prev
Budget Kosten Diff. ♦Stichtag♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_cost_diff
Budget Kosten Diff. ♦Tag des Vergleichs­zeit­raum♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_cost_diff_prev
Budget Erbrachte Leistung ♦Stichtag♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_fee_internal_completed
Budget Erbrachte Leistung ♦Tag des Vergleichs­zeit­raum♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_fee_internal_completed_prev
Budget Ergebnis ♦Stichtag♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_fee_internal_completed_diff_main
Budget Ergebnis ♦Tag des Vergleichs­zeit­raum♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_fee_internal_completed_diff_prev
Budget Prognose Erfolg / Verlust ♦Stichtag♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_x_prognosis_profit_loss_main
Budget Prognose Erfolg / Verlust ♦Tag des Vergleichs­zeit­raum♦	reporting_rep_budget_costs_s_reporting_rep_x_prognosis_profit_loss_prev
Arbeitsvorrat	reporting_rep_work_in_hand_main	reporting_rep_work_in_hand_prev
Honorar gestellt < Datum	reporting_rep_x_sum_fee_invoiced_less_main 25) 26)	reporting_rep_x_sum_fee_invoiced_less_prev 27)
Honorar gestellt > Datum	reporting_rep_x_sum_fee_invoiced_more_main 28)	reporting_rep_x_sum_fee_invoiced_more_prev 29)
Honorar geplant < Datum	reporting_rep_x_sum_fee_planned_less_main 30)	reporting_rep_x_sum_fee_planned_less_prev 31)
Honorar geplant > Datum	reporting_rep_x_sum_fee_planned_more_main 32) 33)
Honorar gestellt schluss­ge­rech­net < Datum	reporting_rep_x_sum_fee_finally_invoiced_less_main 34)	reporting_rep_x_sum_fee_finally_invoiced_less_prev 35)
Honorar gestellt nicht schluss­ge­rech­net < Datum	reporting_rep_x_sum_fee_finally_invoiced_not_less_main 36)	reporting_rep_x_sum_fee_finally_invoiced_not_less_prev 37)
Honorar bezahlt < Datum	reporting_rep_x_sum_fee_done_less_main 38)	reporting_rep_x_sum_fee_done_less_prev 39)
Honorar bezahlt > Datum	reporting_rep_x_sum_fee_done_more_main 40) 41)	reporting_rep_x_sum_fee_done_more_prev 42)
Honorar offen < Datum	reporting_rep_x_sum_fee_open_less_main 43)	reporting_rep_x_sum_fee_open_less_prev 44)
Honorar offen > Datum	reporting_rep_x_sum_fee_open_more_main 45) 46)	reporting_rep_x_sum_fee_open_more_prev 47)
Angefangene Arbeiten	reporting_rep_work_in_progress_main	reporting_rep_work_in_progress_prev
Letzter Zeiteneintrag	reporting_rep_last_times 48)
Letzte Fertigstellungsgradschätzung	reporting_rep_last_completion_level 49)
Mit Gepl. 'verm. Honorar' Kosten abziehen nicht aktiv
Gesamte erbrachte Leistung	reporting_rep_fee_internal_completed_all	reporting_rep_fee_internal_completed_all_prev
Gesamtergebnis ♦Stichtag♦	reporting_rep_fee_internal_completed_all_diff_main
Gesamtergebnis ♦Tag des Vergleichs­zeit­raum♦	reporting_rep_fee_internal_completed_all_diff_prev
Mit Gepl. 'verm. Honorar' Kosten abziehen aktiv
Gepl. Honorar verm. Kosten	reporting_rep_total_is_hon_decr	reporting_rep_total_is_hon_decr_prev
Honorar intern	reporting_rep_fee_internal	reporting_rep_fee_internal_prev
Erbrachte Leistung	reporting_rep_fee_internal_completed	reporting_rep_fee_internal_completed_prev
Ergebnis ♦Stichtag♦	reporting_rep_fee_internal_completed_diff_main
Ergebnis ♦Tag des Vergleichs­zeit­raum♦	reporting_rep_fee_internal_completed_diff_prev
Abrechnungsdaten 50)
Nach Aufwand abrechnen	reporting_rep_is_calc_from_expenses
Letzte Aufwandsabrechnung	reporting_calcexp_type_date	reporting_calcexp_type_date_prev
Letzte Honorarabrechnung	reporting_calcexp_loc_date	reporting_calcexp_loc_date_prev
Letzte Rechnung (Honorare) 51)	reporting_fees_invoiced_lastdate	reporting_fees_invoiced_lastdate_prev
Abrechenbar - Mitarbeiter Aktuell	reporting_calcexp_typeproj_open	n.a.
Abrechenbar - Mitarbeiter 52)	reporting_calcexp_typeproj_open_main	reporting_calcexp_typeproj_open_prev
Abgerechnet - Mitarbeiter	reporting_calcexp_typeproj_done	reporting_calcexp_typeproj_done_prev
Projektaufträge (ohne geschätzte)	reporting_project_no_estim_offers	reporting_project_no_estim_offers_prev
Abgerechnet - Honorarsabrechnung	reporting_calcexp_loc_done	reporting_calcexp_loc_done_prev
Abgerechnet	reporting_calcexp_done	reporting_calcexp_done_prev
Abrechenbar - Arbeitspakete ▭⇾▤⇽▭	reporting_calcexp_typewoa_open	n.a.
Abgerechnet - Arbeitspakete ▭⇾▤⇽▭	reporting_calcexp_typewoa_done	reporting_calcexp_typewoa_done_prev
Angebote 53)
Angebote angeboten	reporting_rep_offers_offered	reporting_rep_offers_offered_prev
Angebote beauftragt	reporting_rep_offers_ordered	reporting_rep_offers_ordered_prev

Kostenstellen

Die Namen der Variablen aus „Kostenstellen anzeigen“ ⁵⁴⁾ sind Systemspezifisch.

Öffnen Sie bitte die „CSV“ Ausgabe. Die Sollhonorar Variablen beginnen mit cost_centre_fee_costs_, die der Istkosten mit cost_centre_actual_costs_.

Filter

Die Filter Variablen gehören nicht zur Tabelle und müssen daher oberhalb oder unterhalb der Tabellen-Variablen angeordnet werden.
Alle Filter	report_filter
Projektgruppe	report_filter__project_group
Nur aktive Projekte	report_filter__only_active_projects
Stichtag	report_filter__keydate
Vergleichs­zeit­raum	report_filter__datespan
Vergleichs­zeit­raum Tag	report_filter__keydate_prev 55)
Berechnung	report_filter__usetype
Bei report_filter__ sind zwei _ hintereinander.

Kostenstellenauswertung

Mit dem Update 12.6.5.15683 steht Ihnen die Liste „Kostenstellenauswertung“ zur Verfügung. Um die Auswertung zu starten klicken Sie den Button „Office füllen“ an.

Hinweis: wenn Sie die Projekte einer Kostenstelle auswerten wollen, muss folgendes beachtet werden:

• verwenden Sie eine Projektgruppe
• aktivieren Sie in der Butler-Konfiguration folgende Bereiche:
  • Ist-Kosten aufschlüsseln
  • Ist-Honorare anzeigen

Die Ergebnisspalten im Einzelnen:

• Projekt: der Projektname des ausgewerteten Projektes
• Sollhonorar: Summe der im Modul Projekte zugeordneten Sollhonorare.
• Verrechnet: Summe der bereits verrechneten Teilbeträge, die im Modul Honorare erfasst wurden.
• Nicht verrechnet: Differenz Honorar-verrechnet, Betrag, der für dieses Projekt noch offen ist.
• Projektkosten: Summe der Kosten, die bei der Projektbearbeitung im Betrieb entstanden: Summe aus Zeitkosten (ohne Aufschläge)+ externer Kosten + Kopierkosten + Reisekosten
• Zu verrechnen: Differenz aus Aufwand (Projektkosten) - verrechnet = der Betrag, der theoretisch Aufgrund der Projektbearbeitung zu verrechnen ist.
• Zeitk. ink.: Summe der Zeitkosten (Stunden * Bruttolohn) mit Aufschlägen.
• Kosten (extern): Summe der externen Kosten des Projektes
• Nebenkosten: Summe der Kopier- und Vervielfältigungskosten des Projektes
• Reisekosten: Summe der Reisekosten des Projektes.

Nutzen Sie die Felder Vergleichszeitraum, Stichtag und Vergleichswerte (Zeitr.) um die Auswertung auf einen Zeitraum zu reduzieren. Ein Beispiel in der Kostenstellenauswertung für das Jahr 2017:

• Geben Sie im Feld Stichtag (31.12.2017) ein und im Feld Vergleichszeitraum 01.01.2017.

• Die Differenz der beiden Werte ist ihr gewünschtes Ergebnis.

Damit Office füllen schneller funktioniert, wird empfohlen den Modify Office Files Server am Server zu installieren.