Adressmanagement - informieren, aktualisieren, zuordnen - die Informationsachse Ihrer Kontakte.

Mehr als nur eine Visitenkartenverwaltung. Adressen können in Kategorien eingeteilt, mit Gesprächsnotizen und umfassenden Informationen versehen, Projekten zugeteilt und in Gruppen unterschiedlichster Art und Anforderung zusammengefasst werden.

Ein Knopfdruck und Sie haben den Überblick, welche weiteren Informationen (Schriftverkehr, Offene Aufgaben, Termine, Honorarnoten, usw.) in untermStrich mit dieser Person verknüpft sind - eine neue Form von Kundenkontaktmanagement.

Mit allen anderen Modulen in untermStrich verknüpft, ergibt sich mit der Bearbeitungsdauer eine Informationstiefe, die unter anderem durch die direkte Zuordnung von Projekten, Terminen, Aufgaben, Dokumenten, Mails, Postaus- und Eingängen sowie Lieferscheinen, seinesgleichen sucht.

• zentrale Adressdatei für ALLE
• Erfassen aller wesentlichen Kenndaten einer Adresse
• Kategorie- und Branchenzuordnung (z.B.: Gewerke)
• Unteradressen (z.B.: Abteilungen, Ansprechpartner)
• Adressgruppenbildung als Grundlage für Serienbriefe und Etikettendruck
• durch Zuordnen von Websites gelangen Sie per Mausklick ins Internet
• direkte Verbindung zum Modul offene Aufgaben
• direkte Verbindung zum Modul Personenterminplaner
• Bemerkungsfeld mit Zeitstempel (Gesprächsnotizen)
• individuelle Ergänzung der Adressdaten (Geburtsdaten, Bankverbindung, etc….)
• Schnellsuche auf mehreren Ebenen
• IMAP/SMTP - Schnittstelle für den Versand und das Archivieren von E-Mails
• Tapi - Schnittstelle für automatische Telefonwahl
• Anzeige aller projektbeteiligten Personen

Ein guter Adressbestand bzw. die Arbeit mit der Adressdatenbank haben einige Merkmale, auf die Sie achten müssen:

• Ein definiertes Eingabeschema: Vor der Eingabe der ersten Adresse muss klar sein, wie die Adressen strukturiert sind und welche Informationen in Folge abrufbar sein sollen. Ein Wechsel der Strukturierung bei bereits gefüllter Datenbank ist mit einigem Aufwand verbunden, daher müssen diese Überlegungen zu Beginn der Arbeit stehen.
• Konsequentes Arbeiten mit dem Datenbestand: Die Datenbank muss der zentrale Informationspunkt für alle Arbeiten mit Adressen sein. Ein paralleles Führen weiterer Adressbestände muss soweit als möglich vermieden werden.
• Änderungen und Ergänzungen an Adressen müssen sofort durchgeführt werden.

Wenn diese Punkte konsequent angewendet werden, ist die Adressdatenbank eine wertvolle Quelle für schnelle Informationsgewinnung bei der täglichen Arbeit.

Die Struktur der Adresseingabe bzw. die Zuordnung der Informationen zu den einzelnen Adressfeldern ist ausschlaggebend für das weitere Benutzen der Adresse bei Suchvorgängen, Serienbriefen und der Gestaltung von Anschriftsblöcken im Schriftverkehr. Hier sind vor allem die ersten sechs Felder maßgeblich für die weitere Funktionalität: (Name/Firma, Firmenzusatz, Anrede, Titel, Vorname und Ansprechpartner).