Adressen

Adressen können in Kategorien eingeteilt, mit Gesprächsnotizen und umfassenden Informationen versehen, Projekten zugeteilt und in Gruppen unterschiedlichster Art zusammengefasst werden. Auf Knopfdruck sehen Sie, welche weiteren Informationen (Schriftverkehr, offene Aufgaben, Termine, Honorarnoten usw.) mit einer Person verknüpft sind – eine neue Form von Kundenkontaktmanagement.

Durch die Verknüpfung mit allen anderen Modulen entsteht eine Informationstiefe, die durch die direkte Zuordnung von Projekten, Terminen, Aufgaben, Dokumenten, Mails, Postaus- und -eingängen sowie Lieferscheinen ihresgleichen sucht.

Das Modul bietet

  • Zentrale Adressdatei für ALLE – einmal erfasst, systemweit verfügbar
  • Erfassung aller wesentlichen Kenndaten einer Adresse
  • Kategorie- und Branchenzuordnung (z. B. Gewerke)
  • Unteradressen (z. B. Abteilungen, Ansprechpartner)
  • Adressgruppenbildung als Grundlage für Serienbriefe und Etikettendruck
  • Zuordnung von Websites – per Mausklick direkt ins Internet
  • Direkte Verbindung zu offenen Aufgaben und zum Personenterminplaner
  • Bemerkungsfeld mit Zeitstempel (Gesprächsnotizen)
  • Individuelle Ergänzung der Adressdaten (Geburtsdaten, Bankverbindung u. v. m.)
  • Schnellsuche auf mehreren Ebenen
  • IMAP/SMTP-Schnittstelle für Versand und Archivierung von E-Mails
  • TAPI-Schnittstelle für automatische Telefonwahl
  • Anzeige aller projektbeteiligten Personen

Arbeitsbereich

Das Modul ist in vier Reiter unterteilt:

Reiter Beschreibung
Adressen Übersicht und Verwaltung aller Adressen
Gruppen Adressgruppen für Serienbriefe und Etikettendruck
Ketten Verknüpfte Adressen (z. B. Konzern- oder Filialstrukturen)
Anrufe Übersicht der Telefonanrufe (TAPI)

Tabellenfunktionen

  • Aktiv – Umschalter zwischen aktiven und allen Adressen
  • Suche – gezielt nach Adressen suchen
  • Globale Aktionen – modulweite Aktionen ausführen
  • Filter – weitere Filteroptionen einblenden und speichern
  • Import – Adressen importieren
  • + Adresse – neue Adresse anlegen

Im rechten Detailbereich werden die Daten der markierten Adresse angezeigt – unterteilt in Details (Allgemein, E-Mail-Adressen, Info) und Zusatzdaten.

Das einheitliche Schema

Die Struktur der Adresseingabe bzw. die Zuordnung der Informationen zu den einzelnen Adressfeldern ist ausschlaggebend für das spätere Benutzen der Adresse bei Suchvorgängen, Serienbriefen und der Gestaltung von Anschriftsblöcken im Schriftverkehr. Maßgeblich sind vor allem die ersten sechs Felder:

  • Name/Firma
  • Firmenzusatz
  • Anrede
  • Titel
  • Vorname
  • Ansprechpartner

Alle Adressdaten sind systemweit verfügbar und müssen nur einmal erfasst werden. Änderungen werden automatisch in allen verknüpften Datensätzen übernommen – das vereinfacht die Pflege deutlich.

Über Globale Aktionen → Spalteneinstellungen können Sie festlegen, welche Spalten in der Honorarliste angezeigt werden.