Dokumente

Alle Projektdokumente werden zentral abgelegt und sind für alle berechtigten Arbeitsplätze verfügbar. Die Speicherung kann entweder lokal auf dem Server oder über eine SharePoint-Anbindung in Office 365 erfolgen.

Das Modul bietet

  • Einbindung von MS-Word und MS-Excel mit automatischem Ausfüllen von Adress-, Projekt- und Bearbeiterdaten
  • Volltextsuche über den Dokumentinhalt
  • Serienbrief- und Serienmailfunktion (an Empfänger, Adressgruppen oder Projektbeteiligte)
  • Automatische PDF-Umwandlung und automatisierter E-Mail-Versand mit Protokollfunktion
  • Honorarnotenerstellung mit Datenübergabe in die Honorarverwaltung
  • Mehrere Sicherheitsstufen
  • Archivierungsfunktion und Druckvoransicht
  • Überblick über alle Dokumente eines Projekts, einer Vorlage und/oder einer Adresse

Arbeitsbereich

Der Hauptdialog gliedert sich in Selektions-/Filterkriterien (oben) und die Dokumentenliste (unten). Jede Zeile entspricht einem Dokument.

Filter

Kombinieren Sie die Kriterien beliebig, um Dokumente schnell aufzufinden:

  • Projekt bzw. Projektgruppe – Dokumente eines Projekts oder einer Gruppe anzeigen
  • Art – nach Formularart filtern (in der Konfiguration definiert)
  • Empfänger – auf einen Empfänger oder eine Empfängergruppe einschränken
  • Von / Bis – Zeitraum eingrenzen (das Feld Bis erscheint automatisch, sobald Von aktiviert wird)
  • Stichwort – durchsucht Inhalt, Betreff und Art der Dokumente

Über Mehr anzeigen blenden Sie zusätzliche Filterfelder ein.

Der Inhalt kann nicht aus allen Dokumentarten ausgelesen werden. Mit Apache Tika lassen sich weitere Dokumentarten indexieren. Die Stichwortsuche kann die Volltextsuche nutzen.

Standardfunktionen

  • :up: Aktualisieren – neue Datenbankabfrage starten und Tabelle aktualisieren
  • :+y: Filter hinzufügen – zusätzliches Filterkriterium einfügen (entfernen über :-r:)
  • :pin: Speichern – Filtereinstellung sichern und beim nächsten Aufruf wiederherstellen
  • :pdf: PDF / :csv: CSV – Liste exportieren
  • Firmenauswahl – Anzeige auf eine bestimmte Firma einschränken

Über das ≡ Burger-/3 Balken Menü im Tabellenkopf lassen sich Breite, Reihenfolge und Sichtbarkeit der Spalten anpassen.

Spalten der Dokumentenliste

Sicherheitsstufe

Die erste Spalte Stufe zeigt den Sicherheitsstatus des Dokuments:

  • Mitarbeiter – alle Benutzer können das Dokument öffnen, bearbeiten, drucken oder löschen
  • Verwaltung & Unternehmer – nur mit Verwaltungs- oder Unternehmerrecht einsehbar
  • Unternehmer – nur mit Unternehmerrecht einsehbar