Erstkonfiguration

Diese Anleitung führt durch die wichtigsten Einstellungen, die für den Start mit untermStrich erforderlich sind. Sie zeigt, in welcher Reihenfolge Sie die Stammdaten einrichten und wo Sie die jeweiligen Einstellungen finden.

Die Reihenfolge ist wichtig: So vermeiden Sie, bereits angelegte Daten später nachbearbeiten oder Zuordnungen nachholen zu müssen.

Mitarbeiter benötigen eine Beschäftigungsgruppe. Diese steuert, welche Aufschläge bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen auf den Bruttostundenlohn angewendet werden. Legen Sie die Faktoren und Gruppen daher möglichst vor der Erfassung der Mitarbeiter an.

Menüpfad: Konfiguration → Team → Aufschlagsfaktoren

Aufschlagsfaktoren werden auf den Bruttostundenlohn aufgeschlagen, um die tatsächlichen Mitarbeiterkosten beziehungsweise den Bürostundensatz für Auswertungen zu berechnen. Sie können bis zu neun Faktoren definieren.

Legen Sie zunächst die Bezeichnungen fest. Häufig verwendete Beispiele sind:

• Soziallasten
• Sachkosten
• Gemeinkostenanteil
• Wagnis und Gewinn

Überlegen Sie bei jedem Faktor, in welchen Auswertungen er berücksichtigt werden soll. Die passenden Werte und die betriebswirtschaftliche Zuordnung sollten Sie bei Bedarf mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Weitere Informationen: Aufschlagsfaktoren

Menüpfad: Konfiguration → Team → Beschäftigungsgruppen

Legen Sie Gruppen passend zu Ihrem Unternehmen an. Sie können sich beispielsweise an den Kollektivvertragsgruppen orientieren und weitere Gruppen ergänzen, etwa für Unternehmensleitung, freie Dienstverträge oder besondere Vertragsformen.

Für jede Gruppe:

• vergeben Sie einen eindeutigen Namen;
• ergänzen Sie bei Bedarf eine Bemerkung;
• hinterlegen Sie die prozentualen und/oder absoluten Aufschläge.

Wenn die konkreten Aufschlagswerte noch nicht feststehen, können Sie die entsprechenden Felder vorläufig mit 0 befüllen. Vor der ersten betriebswirtschaftlichen Auswertung müssen die tatsächlichen Werte geprüft und eingetragen werden.

Jeder Mitarbeiter benötigt eine gültige Beschäftigungsgruppe. Ändert sich die Beschäftigungsgruppe oder deren Aufschlag im Lauf der Zeit, erfassen Sie die Gültigkeitszeiträume ohne Überschneidungen oder Lücken.

Weitere Informationen: Beschäftigungsgruppen

Diese Einstellungen sollten möglichst vor dem Anlegen der Projekte erfolgen.

Menüpfad: Konfiguration → Projekte → Arbeitspakete

Arbeitspakete bilden die Bereiche oder Phasen eines Projektes ab, beispielsweise Grundlagenermittlung, Vorentwurf und Entwurf oder die Leistungsphasen 1 bis 9. Sie können die Struktur hierarchisch aufbauen.

Gehen Sie für eine neue Struktur folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie in der Konfiguration den Bereich Projekte.
2. Wählen Sie Arbeitspakete.
3. Legen Sie eine neue Struktur an und vergeben Sie einen Namen.
4. Erstellen Sie die benötigten Arbeitspakete und Unterpakete.
5. Ordnen Sie bei Bedarf Tags und Kostenstellen zu.
6. Aktivieren Sie Leistung als Pflicht, wenn bei der Stundenerfassung eine Tätigkeitsbeschreibung verpflichtend sein soll.
7. Speichern Sie die Struktur.

Arbeitspakete können Projekten beim Anlegen zugeordnet werden. Sie ermöglichen unter anderem, Honorare und Budgets auf Projektbereiche aufzuteilen und Stunden, Fertigstellungsgrade oder Warnschwellen zu erfassen.

Weitere Informationen: Arbeitspakete konfigurieren

Menüpfad: Konfiguration → Projekte → Projektkategorien

Projektkategorien helfen dabei, Projekte zu sortieren und später gezielt auszuwerten oder zu filtern. Wählen Sie Bezeichnungen, die zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passen, zum Beispiel Einfamilienhaus, Wohnbau oder Schule.

Legen Sie die benötigten Kategorien an, bevor Sie Projekte erfassen. Wenn Projekte bereits angelegt wurden, müssen Sie die Kategoriezuordnung gegebenenfalls nachholen.

Weitere Informationen: Projektkategorien

Menüpfad: Modul Team → Hinzufügen

Erfassen Sie alle Personen, die mit untermStrich arbeiten oder in Auswertungen berücksichtigt werden sollen. Möglichst vollständige Mitarbeiterdaten erleichtern die spätere Nutzung und Auswertung.

Für die erste Erfassung sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:

• Vorname und Nachname
• Bruttostundenlohn
• Beschäftigungsgruppe
• Sicherheitsstufe

Berechnen Sie den Bruttostundenlohn aus dem Monatsbruttolohn geteilt durch die monatliche Arbeitsstundenanzahl. Als Grundlage können Sie beispielsweise die monatliche Stundenanzahl aus dem jeweils geltenden Kollektivvertrag heranziehen.

Bruttostundenlohn = Monatsbruttolohn / monatliche Arbeitsstunden

Alle Kalkulationen der Mitarbeiterkosten beruhen auf diesem Bruttostundenlohn. Für Vollzeitmitarbeiter empfiehlt untermStrich ebenfalls, den Monatsbruttolohn durch die monatlichen Arbeitsstunden zu teilen.

Weitere Informationen: Modul Team · Bruttolohn

Weisen Sie dem Mitarbeiter unter den Zusatzinformationen eine passende Beschäftigungsgruppe zu. Kontrollieren Sie, dass die Gruppe für den betreffenden Zeitraum gültig ist.

Unter Weitere Einstellungen hinterlegen Sie die Normalarbeitszeit des Mitarbeiters. Erfassen Sie die Arbeitszeiten für die zutreffenden Wochentage und geben Sie an, von wann bis wann die Einstellung gilt. Damit die Arbeitszeit weiterhin gültig bleibt, sollte das Gültigkeitsende ausreichend weit in der Zukunft liegen.

Die Sicherheitsstufe legt fest, auf welche untermStrich-Daten der Mitarbeiter zugreifen darf. Wählen Sie die Stufe entsprechend der gewünschten Berechtigungen.

Wenn ein Eintritts- oder Austrittsdatum hinterlegt ist, kann sich der Mitarbeiter außerhalb des festgelegten Beschäftigungszeitraums nicht bei untermStrich anmelden. Die Mitarbeiterdaten bleiben für Auswertungen weiterhin verfügbar.

Nach der Erfassung können sich die Mitarbeiter anmelden. Beim ersten Anmelden sollte jeder Mitarbeiter ein eigenes Kennwort festlegen.

Weitere Informationen: Mitarbeiter hinzufügen · Sicherheit · Normalarbeitszeit

Menüpfad: Modul Projekte → Projekt hinzufügen

Alle in untermStrich erfassten Daten werden Projekten zugeordnet. Erfassen Sie zunächst die Grunddaten der laufenden Projekte. Weitere Angaben können Sie später ergänzen.

Für ein neues Projekt:

1. Öffnen Sie das Modul Projekte und klicken Sie auf Projekt hinzufügen.
2. Geben Sie die Projektdaten ein, insbesondere Projektname, Projektnummer und Beschreibung.
3. Tragen Sie das Beginn-Datum über den Kalender ein.
4. Wählen Sie eine zuvor angelegte Projektkategorie.
5. Ordnen Sie bei Bedarf Projektleitung, Auftraggeber, federführenden Fachplaner und Kostenstelle zu.
6. Wählen Sie die vorbereitete Arbeitspaketstruktur.
7. Speichern Sie das Projekt.

Ein Projekt kann bereits in der Akquisephase angelegt werden, damit der dafür anfallende Aufwand erfasst wird. Wird der Auftrag nicht erteilt, kann das Projekt als Gemeinkostenprojekt geführt werden.

Wenn ein Projekt unproduktiv ist und zu den Bürogemeinkosten zählen soll, aktivieren Sie Zu Gemeinkosten hinzurechnen.

Soll das Projekt zusätzlich nicht in den Betriebsproduktivitätsauswertungen berücksichtigt werden, aktivieren Sie Bei Auswertungen nicht berücksichtigen. Prüfen Sie die beiden Einstellungen entsprechend dem gewünschten Umgang mit dem Projekt.

Wenn ein Projekt nach Aufwand abgerechnet werden soll:

1. Markieren Sie das Projekt in der Tabelle.
2. Wählen Sie im Funktionsbereich Nach Aufwand abrechnen.
3. Aktivieren Sie die gleichnamige Option.
4. Weisen Sie unter Honorarzuordnungen einen vorhandenen Abrechnungssatz zu oder definieren Sie einen neuen.

Projektnamen und Projektnummern müssen eindeutig sein. Doppelte Namen oder Nummern können nicht gespeichert werden.

Weitere Informationen: Projekt hinzufügen und bearbeiten · Arbeitspakete im Projekt

Nicht jede Liste muss sofort vollständig sein. Richten Sie die folgenden Stammdaten ein, wenn Sie die entsprechenden Funktionen in Ihrem Unternehmen verwenden. Für häufig benötigte Auswahllisten empfiehlt es sich, sie vor der ersten Datenerfassung anzulegen.

Menüpfad: Konfiguration → Adressen → Adresskategorien

Adresskategorien erleichtern das Suchen, Filtern und Zuordnen von Kontakten. Sie können außerdem für gruppierte Ausgaben und Adressgruppen verwendet werden. Legen Sie die Kategorien möglichst an, bevor Sie viele Adressen erfassen.

Weitere Informationen: Adresskategorien

Menüpfad: Konfiguration → Stunden → Strecken/Orte

Hier verwalten Sie häufig verwendete Fahrtziele und die dazugehörigen Kilometerangaben. Wird bei der Erfassung einer Fahrt ein Ziel verwendet, das noch nicht in der Liste steht, kann es dort neu angelegt werden.

Benennen Sie Strecken eindeutig, zum Beispiel „Büro–Wien–Büro“. Änderungen an einem gespeicherten Fahrtziel gelten für künftige Eingaben. Bereits erfasste Fahrtkosten werden dadurch nicht verändert. Auch das Löschen eines Fahrtziels löscht keine bereits gespeicherten Fahrtkostendaten.

Weitere Informationen: Strecken/Orte

Menüpfad: Konfiguration → Doku → Formulararten

Dokumente in untermStrich werden auf Grundlage einer Formularvorlage erstellt. Richten Sie daher die benötigten Vorlagen ein, bevor Sie im Modul Dokumente damit arbeiten.

Sie können Vorlagen unter anderem für HTML, Word, Excel und OpenOffice/LibreOffice definieren. Sie können eigene Vorlagen hochladen oder im System vorhandene Vorlagen freischalten.

Wichtig:

• Eine Änderung an einer Vorlage wirkt sich auf neu erstellte Dokumente aus.
• Bereits gespeicherte Dokumente werden durch eine Änderung der Vorlage nicht nachträglich verändert.
• Für Vorlagen stehen Variablen zur Verfügung, mit denen Adress-, Projekt- und weitere Daten automatisch eingefügt werden können.

Weitere Informationen: Formulararten · Formularvariablen

Richten Sie die folgenden Listen ein, wenn Sie die jeweiligen Module und Funktionen nutzen:

Weitere Informationen: Nebenkosten · Reisekosten · Was ist Wo

Prüfen Sie vor der laufenden Arbeit mit untermStrich:

• Sind die benötigten Aufschlagsfaktoren und Beschäftigungsgruppen angelegt?
• Ist jedem Mitarbeiter eine gültige Beschäftigungsgruppe zugeordnet?
• Sind Bruttostundenlohn und Normalarbeitszeit korrekt erfasst?
• Hat jeder Mitarbeiter die passende Sicherheitsstufe?
• Gibt es mindestens einen Benutzer mit Sicherheitsstufe 1?
• Sind Projektkategorien und Arbeitspaketstrukturen angelegt?
• Sind die laufenden Projekte mit eindeutigen Namen und Projektnummern erfasst?
• Sind benötigte Formularvorlagen und Auswahllisten eingerichtet?

Sobald Mitarbeiter und Projekte erfasst sind, können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten den Projekten und Arbeitspaketen zuordnen. Die weiteren Module können entsprechend den betrieblichen Anforderungen genutzt und die Stammdaten bei Bedarf ergänzt werden.