E-Rechnung

Mit untermStrich können elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten erstellt, heruntergeladen oder im Modul Dokumente abgelegt werden.

Diese Seite bietet einen zentralen Überblick über die wichtigsten Grundlagen, Voraussetzungen und Arbeitsschritte. Die Detailseiten sind direkt an den passenden Stellen verlinkt.

Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, meist als XML-Datei. Die Daten können dadurch von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen automatisch eingelesen werden. Eine manuelle Übertragung der Rechnungsdaten ist nicht erforderlich.

Eine normale PDF-Datei ist dagegen in erster Linie für die menschliche Betrachtung bestimmt. Auch wenn eine PDF-Datei elektronisch versendet wird, ist sie deshalb nicht automatisch eine E-Rechnung.

Weitere allgemeine Informationen finden Sie unter:

Was ist eine E-Rechnung? – E-Rechnung in der Bundesverwaltung

Zur Erstellung einer E-Rechnung verwendet untermStrich Daten aus mehreren Bereichen. Prüfen Sie vor der ersten Erstellung:

• Ist die Adresse des Rechnungsstellers in der Firmenkonfiguration korrekt hinterlegt?
• Sind die verwendeten Länder mit dem offiziellen ISO-Länderkürzel in der Länderkonfiguration eingetragen?
• Ist in der Währungskonfiguration der richtige ISO-Währungscode hinterlegt?
• Sind die Daten des Rechnungsempfängers vollständig?
• Sind die erforderlichen Zusatzdatenfelder in der Konfiguration der Zusatzdatenfelder für Adressen angelegt?

Die E-Rechnung verwendet bestimmte Identifikationsnummern wie beispielsweise die Leitweg-ID. Um diese Informationen in untermStrich speichern zu können, können in der Konfiguration zum Modul Adressen bestimmte Zusatzdatenfelder definiert werden. Diese Zusatzdatenfelder müssen einen bestimmten Namen besitzen, damit sie von der E-Rechnung erkannt werden können.

Für Deutschland stehen in untermStrich ZUGFeRD und XRechnung zur Verfügung. Welches Format verwendet werden muss, hängt insbesondere von den Vorgaben des Rechnungsempfängers ab.

Verfügbare Versionen:

• ZUGFeRD 2.2.0
• ZUGFeRD 2.1.1
• ZUGFeRD 2.0.0

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Die erzeugte Datei besteht aus:

• einer sichtbaren PDF/A-3-Rechnung für die menschliche Prüfung und
• einer eingebetteten XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung.

Die XML-Datei enthält die maschinenlesbaren Rechnungsdaten. In der Regel heißt diese eingebettete Datei factur-x.xml.

Das PDF und die XML-Datei gehören zusammen. Änderungen an den Rechnungsdaten müssen daher in untermStrich vorgenommen werden. Ein nachträglich verändertes PDF und eine unveränderte XML-Datei können inhaltlich voneinander abweichen.

Für den Rechnungssteller werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsstellers
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto
• optional die elektronische Adresse des Rechnungsstellers

Standardmäßig wird die Firmenadresse aus der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar, wird die Firma der Benutzerin beziehungsweise des Benutzers verwendet.

Für den Rechnungsempfänger werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsempfängers
• optional die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers

Für den Auftrag werden folgende Daten benötigt:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz
• alternativ die Leitweg-ID, sofern diese als Referenz verwendet werden kann
• optional eine Referenznummer als Kennung der Bestellung

Bei der ZUGFeRD-Rechnung muss zusätzlich festgelegt werden, wie die Rechnung gespeichert und aus welcher Formularart die sichtbare PDF-Rechnung erstellt werden soll.

• Herunterladen: Die Datei wird direkt über den Browser heruntergeladen.
• In Dokumente speichern: Die Rechnung wird direkt im Modul Dokumente in untermStrich gespeichert.
• Formularart: Aus der ausgewählten Formularart wird die sichtbare PDF-Rechnung erstellt.
• Betreff: Wenn die Rechnung in Dokumente gespeichert wird, kann ein Betreff angegeben werden.

Ist bei der verwendeten Honorarnote bereits ein Rechnungsdokument hinterlegt, wird dieses Dokument automatisch für die Erstellung der ZUGFeRD-Rechnung verwendet.

Wenn im Unternehmen Word-Vorlagen verwendet werden oder ein eigenes Rechnungsdesign benötigt wird, sollte eine eigene Formularart mit der gewünschten Vorlage erstellt werden.

Eine eigene Formularart kann unter Konfiguration → Doku → Formulararten erstellt werden:

1. Legen Sie per Rechtsklick eine neue Formularart an.
2. Wählen Sie den passenden Formularart-Typ aus.
3. Hinterlegen Sie die gewünschte Vorlage, zum Beispiel eine Word-Vorlage.
4. Speichern Sie die Formularart.
5. Wählen Sie die Formularart anschließend in der E-Rechnung-Maske aus.

Verfügbare Versionen:

• XRechnung 3.0.1
• XRechnung 2.3.1
• XRechnung 2.2.0

Eine XRechnung wird als reine XML-Datei erstellt. Sie enthält keine für Menschen optimierte PDF-Ansicht. Wird die Datei direkt geöffnet, sehen Sie meist XML-Tags und technische Daten.

Jede Version kann in den Syntaxvarianten UBL und CII erstellt werden.

• UBL ist die Standardvariante der XRechnung und wird in den meisten Fällen verwendet.
• CII ist stärker an ZUGFeRD angelehnt und wird deutlich seltener verwendet.

Für den Rechnungssteller werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsstellers
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto
• die elektronische Adresse des Rechnungsstellers

Bei XRechnung 3.0.1 muss die elektronische Adresse des Rechnungsstellers verpflichtend angegeben werden. Bei älteren Versionen ist diese Angabe optional.

Für den Rechnungsempfänger werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsempfängers
• die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers

Bei XRechnung 3.0.1 muss die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers verpflichtend angegeben werden. Bei älteren Versionen ist diese Angabe optional.

Für den Auftrag werden folgende Daten benötigt:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz
• alternativ die Leitweg-ID, sofern diese als Referenz verwendet werden kann
• optional eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags

Für die Referenznummer kann optional festgelegt werden, ob diese als Projekt- oder Bestellnummer verwendet werden soll.

Bei der XRechnung kann zwischen folgenden Speicherarten gewählt werden:

• Herunterladen: Die Datei wird direkt über den Browser heruntergeladen.
• In Dokumente speichern: Die Rechnung wird direkt im Modul Dokumente in untermStrich gespeichert.
• Formularart: Aus der ausgewählten Formularart wird die sichtbare PDF-Rechnung erstellt.
• Betreff: Wenn die Rechnung in Dokumente gespeichert wird, kann ein Betreff angegeben werden.

XRechnung benötigt eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird bei XRechnung nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht daher aus, eine Dummy-Formularart anzulegen, die ausschließlich für XRechnungen verwendet wird.

Verfügbare Versionen:

• ebInterface 6.1
• ebInterface 6.0
• ebInterface 5.0

ebInterface ist ein strukturiertes XML-Format. Die Rechnung wird nicht als sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei erstellt, sondern als XML-Datei mit den Rechnungsdaten.

Für den Rechnungssteller werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsstellers
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto

Für den Rechnungsempfänger wird die vollständige Adresse benötigt.

Für den Auftrag werden folgende Daten benötigt:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz
• das Datum der Bestellung
• optional eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags

Bei ebInterface kann zwischen folgenden Speicherarten gewählt werden:

• Herunterladen: Die Datei wird direkt über den Browser heruntergeladen.
• In Dokumente speichern: Die Rechnung wird direkt im Modul Dokumente in untermStrich gespeichert.
• Formularart: Aus der ausgewählten Formularart wird die sichtbare PDF-Rechnung erstellt.
• Betreff: Wenn die Rechnung in Dokumente gespeichert wird, kann ein Betreff angegeben werden.

ebInterface benötigt eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht daher aus, eine Dummy-Formularart anzulegen.

Verfügbare Version:

• SwissQR 2.3

SwissQR enthält die Zahlungsinformationen als standardisierten QR-Code. Je nach Auswahl kann ein QR-Code, eine PDF-Datei oder ein Dokument mit eingefügtem QR-Code erstellt werden.

Bei SwissQR sind keine unterschiedlichen Varianten innerhalb der Version auswählbar.

Für den Rechnungssteller werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsstellers
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto

Für den Rechnungsempfänger wird die vollständige Adresse benötigt.

Für den Auftrag wird eine Referenznummer benötigt. Dabei kann ausgewählt werden, ob es sich um eine QR-Referenz oder eine Kreditorennummer handelt. Je nach Auswahl gelten unterschiedliche Formatvorgaben, zum Beispiel bei Zeichenlänge und Aufbau.

Bei SwissQR kann zwischen folgenden Ausgabearten des Dateityps gewählt werden:

• QR-Code: Erstellt eine Bilddatei, die nur den QR-Code enthält.
• PDF-Datei: Erstellt eine PDF-Datei mit QR-Code und zusätzlichen

Informationen.

• QR-Code in Formularart: Fügt den QR-Code über die Dokumentenvariable

EXTRA_BILD in die ausgewählte Formularart ein.

• PDF-Abschnitt in Formularart: Fügt den QR-Code und zusätzliche

Informationen am Ende der ausgewählten Formularart ein und erstellt daraus eine PDF-Datei.

Für die Ausgabearten QR-Code und PDF-Datei wird eine Formularart ohne Vorlage (any.any) verwendet.

Für die Ausgabearten QR-Code in Formularart und PDF-Abschnitt in Formularart wird eine Formularart als Honorarnote (fee.any) verwendet.

Die neue Dokumentenvariable EXTRA_BILD wird beim Drucken ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter: Dokumentvariablen

Verfügbare Version:

• FatturaPA 1.2

FatturaPA wird als strukturierte XML-Rechnung für den italienischen Rechnungsaustausch erstellt. Neben den Rechnungssteller- und Empfängerdaten können je nach Empfängerart zusätzliche Angaben erforderlich sein.

Vor der Erstellung muss ausgewählt werden, ob es sich beim Empfänger um einen privaten oder einen öffentlichen Empfänger handelt.

Für den Rechnungssteller werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsstellers
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto

Für den Rechnungsempfänger werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsempfängers
• der Empfänger-Code beziehungsweise Codice Destinatario

Für den Auftrag werden folgende Daten benötigt:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz
• optional eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags

Bei FatturaPA kann zwischen folgenden Speicherarten gewählt werden:

• Herunterladen: Die Datei wird direkt über den Browser heruntergeladen.
• In Dokumente speichern: Die Rechnung wird direkt im Modul Dokumente in untermStrich gespeichert.
• Formularart: Aus der ausgewählten Formularart wird die sichtbare PDF-Rechnung erstellt.
• Betreff: Wenn die Rechnung in Dokumente gespeichert wird, kann ein Betreff angegeben werden.

FatturaPA benötigt eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht daher aus, eine Dummy-Formularart anzulegen.

Verfügbare Version:

• Peppol BIS 3.0 | UBL, verfügbar ab untermStrich X4 14.1.3

Peppol BIS Billing 3.0 ist ein europäischer Standard für strukturierte E-Rechnungen. Das Format verwendet XML im UBL-Format.

Für die Übermittlung über das Peppol-Netzwerk ist zusätzlich ein geeigneter Übermittlungsweg beziehungsweise ein Access Point erforderlich.

Eine erzeugte Peppol-BIS-Datei ist daher nicht automatisch bereits über das Peppol-Netzwerk versendet.

Für den Rechnungssteller werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsstellers
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto
• die elektronische Adresse des Rechnungsstellers

Für den Rechnungsempfänger werden folgende Daten benötigt:

• die Adresse des Rechnungsempfängers
• die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers

Für den Auftrag werden folgende Daten benötigt:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz
• alternativ die Leitweg-ID, sofern diese als Referenz verwendet werden kann
• optional eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags

Für die Referenznummer kann optional festgelegt werden, ob diese als Projekt- oder Bestellnummer verwendet werden soll.

Bei Peppol BIS kann zwischen folgenden Speicherarten gewählt werden:

• Herunterladen: Die Datei wird direkt über den Browser heruntergeladen.
• In Dokumente speichern: Die Rechnung wird direkt im Modul Dokumente in untermStrich gespeichert.
• Formularart: Aus der ausgewählten Formularart wird die sichtbare PDF-Rechnung erstellt.
• Betreff: Wenn die Rechnung in Dokumente gespeichert wird, kann ein Betreff angegeben werden.

Peppol BIS benötigt eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht daher aus, eine Dummy-Formularart anzulegen.

• Wichtig: Sollte bereits ein Rechnungsdokument für das gewählte Honorar vorhanden sein (Modul Dokumente), so wird automatisch dieses Dokument für die Erstellung der ZUGFeRD Rechnung und für die Erstellung der SwissQR Rechnung verwendet!

• Bei Erstellung einer E-Rechnung werden im Hintergrund die Benutzereingaben für zukünftige, erneute Erstellungen dieser Rechnung abgespeichert. Es werden in den jeweiligen Feldern daher nicht die originalen Daten des Honorars angezeigt. Um diese originalen Daten des Honorars erneut in die Eingabefelder einzufügen, kann der Knopf „Honorardaten - Cache neu laden“ verwendet werden. Dieser überschreibt die aktuellen Daten der Eingabefelder mit den Daten des Honorars.
  

Bei der Erstellung einer E-Rechnung können zusätzlich rechnungsbegründende Unterlagen als Anhänge hinzugefügt werden. Dazu können beispielsweise Lieferscheine, Leistungsnachweise oder andere zum Rechnungsinhalt gehörende Dokumente zählen.

Die Anhänge sind Bestandteil der E-Rechnung und sollten nicht ausschließlich separat als E-Mail-Anhang versendet werden. Prüfen Sie zusätzlich die Vorgaben des Rechnungsempfängers zu zulässigen Dateitypen und Dateigrößen.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Anhänge in den PDF/A-3-Rechnungscontainer beziehungsweise in die eingebetteten Rechnungsdaten aufgenommen. Sie erscheinen nicht automatisch als zusätzliche Seiten in der sichtbaren PDF-Rechnung.

Das bedeutet:

• Der normale Seiteninhalt der PDF zeigt die Rechnung.
• Die eingebettete XML-Datei enthält die strukturierten Rechnungsdaten.
• Zusätzliche Dateien können als eingebettete Anlagen enthalten sein.
• Diese Anlagen sind in der normalen Seitenansicht nicht sichtbar.
• Je nach PDF-Programm können eingebettete Dateien über eine

Anlagen- beziehungsweise Büroklammer-Ansicht angezeigt werden.

• Für eine vollständige Prüfung ist daher ein ZUGFeRD-Viewer oder E-Rechnungs-Viewer

notwendig

Prüfen Sie die Rechnung möglichst in zwei Schritten:

Sichtprüfung: Stimmen Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuerangaben und Zahlungsinformationen mit der Rechnung überein?

Technische Prüfung: Ist die XML-Datei strukturell und fachlich gültig? Sind bei ZUGFeRD PDF, XML und Anlagen korrekt miteinander verbunden?

Die folgenden drei Werkzeuge können Kunden zur Darstellung und Prüfung von E-Rechnungen verwenden. Ein Reader beziehungsweise Viewer stellt die Daten lesbar dar. Ein Validator prüft zusätzlich technische und fachliche Regeln.

Bei Online-Werkzeugen sollten keine vertraulichen Rechnungen hochgeladen werden, sofern die Datenschutz- und Aufbewahrungsbedingungen des Anbieters nicht geprüft wurden.

Die maßgeblichen Anforderungen ergeben sich immer aus dem verwendeten Format, dem Rechnungsempfänger und dem vereinbarten Übermittlungsweg.