E-Rechnung erstellen

Eine E-Rechnung erstellen Sie aus einer vorhandenen Honorarnote. Je nach Arbeitsablauf kann die Honorarnote bereits aus einer Honorarabrechnung stammen oder direkt im Modul Honorare erfasst worden sein.

1. Öffnen Sie das Modul Honorare.
2. Suchen Sie die Honorarnote, für die eine E-Rechnung erstellt werden soll.
3. Markieren Sie die gewünschte Honorarnote.
4. Öffnen Sie das Menü Aktion.
5. Wählen Sie E-Rechnung.

Das Fenster E-Rechnung erstellen wird geöffnet.

Wählen Sie das Format, das vom Rechnungsempfänger gefordert wird. Je nach Land, Empfänger und untermStrich-Version stehen unterschiedliche Formate und Versionen zur Verfügung.

Prüfen Sie die angezeigten Angaben sorgfältig. Je nach Format können zusätzliche Felder erforderlich sein, zum Beispiel:

• Rechnungssteller
• Rechnungsempfänger
• Honorarkonto
• elektronische Adresse
• Leitweg-ID
• Auftrags- oder Bestellreferenz
• Bestelldatum
• Empfänger-Code
• Rechnungsart oder Gutschrift

Fehlende oder falsche Angaben können dazu führen, dass der Empfänger die E-Rechnung nicht verarbeiten kann.

Die Eingaben der E-Rechnung werden für eine spätere erneute Erstellung zwischengespeichert. Deshalb werden beim erneuten Öffnen möglicherweise nicht die ursprünglichen Daten des Honorars angezeigt.

Mit Honorardaten – Cache neu laden können Sie die ursprünglichen Daten des Honorars wieder in die Eingabefelder übernehmen. Dabei werden die aktuell angezeigten Eingaben überschrieben.

Im Feld Speicherart wählen Sie aus, was nach der Erstellung mit der E-Rechnung geschehen soll:

Im Feld Art wählen Sie die Formularart aus, die für die Erstellung verwendet wird.

Bei ZUGFeRD wird aus der Formularart die sichtbare PDF-Rechnung erstellt. Wenn keine eigene Formularart beziehungsweise Vorlage vorhanden ist, kann rechts neben dem Feld Eine Basis Vorlage für ZUGFeRD aktivieren ausgewählt werden.

Bei XRechnung, ebInterface, FatturaPA und Peppol BIS wird die Formularart in der Regel nur als Kennung für das Dokument beziehungsweise die Datenbank verwendet. Dafür ist normalerweise eine Formularart ohne Vorlage (any.any) ausreichend.

Bei Bedarf können rechnungsbegründende Unterlagen als Anhänge hinzugefügt werden, zum Beispiel Lieferscheine oder Leistungsnachweise.

Die Anhänge werden Bestandteil der E-Rechnung. Sie erscheinen nicht automatisch als zusätzliche Seiten in der sichtbaren Rechnung.

Bei ZUGFeRD werden die Anhänge in den PDF/A-3-Container beziehungsweise in die eingebetteten Rechnungsdaten aufgenommen. Ein normaler PDF-Reader zeigt sie deshalb möglicherweise nicht in der Seitenansicht an.

Bei XML-Formaten werden die Anhänge in den XML-Datensatz eingebettet, sofern das Format und der gewählte Übermittlungsweg dies zulassen.

Wenn alle Angaben geprüft und ergänzt wurden:

1. Prüfen Sie Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.
2. Prüfen Sie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuerangaben.
3. Prüfen Sie das Rechnungsformat und die Version.
4. Wählen Sie die Speicherart.
5. Prüfen Sie die Formularart beziehungsweise das Dokument.
6. Fügen Sie erforderliche Anhänge hinzu.
7. Erstellen Sie die E-Rechnung.

Prüfen Sie anschließend die erzeugte Datei, bevor Sie sie an den Rechnungsempfänger übermitteln.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung prüfen Sie neben der sichtbaren PDF-Rechnung auch die eingebettete XML-Datei und gegebenenfalls die eingebetteten Anhänge.

Bei einer XML-Rechnung verwenden Sie einen XML-Viewer oder Validator, um die Inhalte lesbar darzustellen und die technische Gültigkeit zu prüfen.

Weitere Informationen und geeignete Werkzeuge finden Sie unter:

E-Rechnung prüfen

Wenn noch keine Honorarnote vorhanden ist, muss zunächst eine Honorarabrechnung erstellt werden. Die dafür erforderlichen Einstellungen und Abrechnungsvarianten sind hier beschrieben:

Honorarabrechnung erstellen

Diese Funktion ist Verfügbar für „XRechnung“, „Peppol BIS“ und „ZUGFeRD“.

Hierzu wählen Sie mehrere Honorare aus und wählen das Burgermenü (3-Balken-Menü). Nun erscheint Ihnen die Auswahl für „E-Rechnung als Sammelrechnung erstellen“. Danach öffnet sich die gewohnte E-Rechnung-Maske (wie für einzelne E-Rechnungen).

Daten, welche hier dann angezeigt werden, werden von der letzten bzw. aktuellsten Rechnung übernommen. Heißt, die mit dieser Funktion erstellten Rechnung wird der letzten aktuellen optisch ähneln. Unterschied zur Einzelrechnung ist, dass die Honorarwerte und die Arbeitspakete (die Euro-Werte) von allen Honoraren übernommen werden. Somit wird eine gesammelte Rechnung mit Euro-Wert erstellt.