DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 können Honorare und Kosten direkt an DATEV Unternehmen online übertragen werden. Dabei werden Belegsätze für Belege online einschließlich der Belegbilder erstellt.

Für die Übertragung werden verschiedene Arten von Nummern und Konten benötigt. Sie haben unterschiedliche Aufgaben und werden an unterschiedlichen Stellen gepflegt:

Stimmen Sie die folgenden Angaben mit der Buchhaltung oder der Steuerkanzlei ab:

• die DATEV-Beraternummer
• die DATEV-Mandantennummer
• die Debitorennummern für Kunden
• die Kreditorennummern für Lieferanten
• das Honorarkonto je Honorar-/Kostenkategorie
• das Kostenkonto je Honorar-/Kostenkategorie
• welche KOST1-/KOST2-Auswahl verwendet werden soll
• welche Standardwerte verwendet werden sollen, falls in einer Adresse oder Kategorie kein eigener Wert hinterlegt ist

Öffnen Sie Konfiguration → Honorare & Kosten → Honorar-/Kostenkategorien.

Hinterlegen Sie dort die von der Buchhaltung vorgegebenen Konten:

Die konkreten Konten gibt Ihnen die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei vor. Wenn eine Kategorie für die DATEV-Übertragung nicht benötigt wird, kann laut bisheriger Vorgabe „1“ eingetragen werden.

Hinterlegen Sie die von der Buchhaltung vorgegebenen Nummern in den passenden Adressen:

Die Standardwerte werden in der DATEV-Konfiguration eingetragen;

Öffnen Sie Konfiguration → Buchhaltung (DATEV). Für den Zugriff benötigen Sie das Recht Unternehmer auf Konfiguration.

Tragen Sie die von der Steuerkanzlei beziehungsweise Buchhaltung erhaltenen Angaben ein:

• Berater-Nummer: DATEV-Kennung des Beraters beziehungsweise der Steuerkanzlei.
• Mandanten-Nummer: DATEV-Kennung des Unternehmens beziehungsweise Mandanten.
• KOST1/KOST2-Auswahl: Stimmen Sie mit der Buchhaltung ab, welche Auswahl verwendet werden soll.

Hinterlegen Sie außerdem die Standardwerte. Sie werden verwendet, wenn in einer Adresse oder Kategorie kein eigener Wert eingetragen ist:

Standard für Honorare

• Standard für Debitoren: Ersatzwert, wenn bei einer Kundenadresse keine Kunde/Debitor-Nummer eingetragen ist.
• Standard für Honorare: Ersatzwert, wenn in einer Honorar-/Kostenkategorie kein Buchhaltungs-Konto Honorare (Debitoren) eingetragen ist.

Standard für Kosten

• Standard für Kreditoren: Ersatzwert, wenn bei einer Lieferantenadresse keine Lieferant/Kreditor-Nummer eingetragen ist.
• Standard für Kosten: Ersatzwert, wenn in einer Honorar-/Kostenkategorie kein Buchhaltungs-Konto Kosten (Kreditoren) eingetragen ist.

Alternativ können Sie sich unter folgenden Icon in der Top-Bar mittels des Pfeils neben „DATEV“ anmelden:

Wählen Sie in Honorare oder Kosten die zu übertragenden Einträge aus und wählen Sie anschließend DATEV Unternehmen online.

• Fehlgeschlagene Übertragungen können wiederholt werden.
• Der Übertragungsstatus ist direkt in der Honorar- und Kostentabelle sichtbar. Weitere Informationen werden per Tooltip angezeigt.
• Eine Sendehistorie mit Detailansicht aller Übertragungen steht zur Verfügung.
• Die Daten werden vor dem Export automatisch geprüft, zum Beispiel auf Pflichtfelder, Beträge und doppelte Honorarnummern.
• Fehlermeldungen und Warnungen werden verständlich angezeigt.
• Das DATEV-Modul ist nur sichtbar, wenn es lizenziert ist.
• E-Rechnungsdokumente werden bei der Übertragung bevorzugt berücksichtigt. PDFs werden nur übertragen, wenn keine XRechnung vorhanden ist (Vorgabe DATEV).
• Für den Zugriff auf die DATEV-Konfiguration benötigen Sie das Recht Unternehmer auf Konfiguration.

Falls die Verbindung nicht funktioniert, liegt das meist an den Einstellungen in DATEV. Laut DATEV ist die Einrichtung nicht ganz unkompliziert.

DATEV bietet Steuerkanzleien und Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst erledigen, eine Beratung zur Einrichtung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 an: DATEV Partner-Onboarding

Prüfen Sie zunächst die in untermStrich hinterlegte DATEV-Berater- und Mandantennummer.

Lassen Sie zusätzlich durch die Steuerkanzlei oder die verantwortliche Person prüfen:

• In DATEV Unternehmen online ist die erweiterte Bearbeitungsform aktiviert. Falls nicht, muss sie aktiviert werden.
  • 
• DATEV Belegfreigabe online ist aktiviert. Der Freigabe-Dienst muss für diesen Anwendungsfall deaktiviert werden.
• Die erforderliche DATEV-Berechtigung für DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 wurde vergeben.

Prüfen Sie, ob der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 bestellt und für den betreffenden Bestand freigeschaltet ist.

DATEV Unternehmen online meldet zurück, dass das Wirtschaftsjahr für den Monat der zu exportierenden Rechnungen nicht angelegt ist.

Lassen Sie die Steuerkanzlei oder die verantwortliche Person das betreffende Wirtschaftsjahr in DATEV Unternehmen online anlegen.

DATEV Unternehmen online meldet zurück, dass die erweiterte Bearbeitungsform für das betreffende Wirtschaftsjahr nicht aktiviert ist.

Aktivieren Sie die erweiterte Bearbeitungsform in DATEV Unternehmen online – je nach Anwendungsfall für Eingangsrechnungen und/oder Ausgangsrechnungen.

DATEV Unternehmen online akzeptiert keine Rechnungen mit dem Betrag 0,00. Diese Rechnungen können deshalb nicht übertragen werden.

• Null-Rechnungen abwählen.
• Null-Rechnungen manuell in der Buchhaltung erfassen.

Damit die Rechnung in untermStrich trotzdem gesperrt und als „in der Buchhaltung“ gekennzeichnet werden kann, erstellen Sie für die nicht exportierbaren Rechnungen mit 0,00 einen separaten Export. Deaktivieren Sie dabei im Exportdialog die Option zur Übertragung an DATEV Unternehmen online.

Das Rechnungsdatum ist für die Übertragung an DATEV erforderlich, wurde aber in untermStrich nicht hinterlegt.

• Ergänzen Sie das Rechnungsdatum in untermStrich.
• Prüfen Sie, ob das Datum im richtigen Rechnungsfeld und nicht nur in einer Notiz erfasst wurde.
• Führen Sie den Export anschließend erneut durch.

DATEV Unternehmen online akzeptiert keine Rechnungspositionen mit dem Betrag 0,00. Deshalb kann die Rechnung nicht übertragen werden.

Löschen Sie die Null-Position oder hinterlegen Sie einen gültigen Betrag für die Position. Führen Sie den Export anschließend erneut durch.

Für die Übertragung ist eine Währung erforderlich. Für die Rechnung wurde in untermStrich keine Währung angegeben.

• Ergänzen Sie die Währung in den Rechnungsdaten.
• Prüfen Sie, ob die Währung auf der Rechnung und in den Stammdaten korrekt hinterlegt ist.
• Führen Sie den Export erneut durch.

Die Rechnung enthält keine übertragbaren Rechnungspositionen. DATEV kann eine Rechnung ohne Positionen nicht verarbeiten.

• Fügen Sie mindestens eine Rechnungsposition hinzu.

Bei mindestens einer Rechnungsposition fehlt die Bezeichnung des Preises beziehungsweise der Position.

• Ergänzen Sie eine aussagekräftige Preis- oder Positionsbezeichnung.
• Prüfen Sie, ob die Position vollständig ausgefüllt ist.
• Führen Sie den Export anschließend erneut durch.

Bei mindestens einer Rechnungsposition wurde kein Preis hinterlegt.

• Ergänzen Sie für jede Rechnungsposition einen gültigen Preis.
• Prüfen Sie, ob der Preis größer als 0,00 ist, sofern es sich nicht um eine kostenlose Position handeln soll.
• Speichern Sie die Rechnung und exportieren Sie sie erneut.

DATEV Unternehmen online meldet zurück, dass die Länge des Debitorenkontos beziehungsweise der Debitorennummer nicht stimmt. Debitorennummern müssen in DATEV Unternehmen online mindestens fünfstellig sein und liegen in der Regel bei 10000 oder höher.

• Prüfen und korrigieren Sie die Kontenlänge der betroffenen Rechnungen in der Buchhaltungsliste.
• Stellen Sie sicher, dass die Debitorennummer beim Kunden dauerhaft korrekt hinterlegt ist.

DATEV Unternehmen online meldet zurück, dass die Länge des Honorarkontos nicht stimmt.

• Prüfen und korrigieren Sie die Kontenlänge der betroffenen Rechnungen in der Buchhaltungsliste.
• Stellen Sie sicher, dass das Standard-Honorarkonto in untermStrich korrekt hinterlegt ist.

DATEV Unternehmen online meldet zurück, dass die Länge des Kreditorenkontos beziehungsweise der Kreditorennummer nicht stimmt. Kreditorennummern müssen in DATEV Unternehmen online mindestens fünfstellig sein und liegen in der Regel bei 70000 oder höher.

• Prüfen und korrigieren Sie die Kontenlänge der betroffenen Ausgaben in der Buchhaltungsliste.
• Stellen Sie sicher, dass die Kreditorennummer beim Lieferanten dauerhaft korrekt hinterlegt ist.

DATEV Unternehmen online meldet zurück, dass die Länge des Kostenkontos nicht stimmt.

• Prüfen und korrigieren Sie die Kontenlänge der betroffenen Ausgaben in der Buchhaltungsliste.
• Stellen Sie sicher, dass das Standard-Kostenkonto beziehungsweise das Konto der betreffenden Kategorie korrekt hinterlegt ist.

DATEV Unternehmen online akzeptiert bei der Übertragung maximal 50 Positionen pro Ausgabe.

Reduzieren Sie die Anzahl der Positionen auf 50 oder weniger und führen Sie den Export erneut durch.

Mindestens ein Beleg wurde bereits in einem anderen Export übertragen. Möglicherweise ist die Seite in mehreren Browser-Tabs geöffnet.

Laden Sie die Seite neu und starten Sie den Export anschließend erneut.

DATEV Unternehmen online akzeptiert Kundennummern mit einer Maximallänge von 15 Zeichen.

Kürzen Sie die Kundennummer auf maximal 15 Zeichen und führen Sie den Export erneut durch.

Bei DATEV finden Wartungsarbeiten statt oder der Dienst ist vorübergehend nicht verfügbar.

Aktuelle Informationen finden Sie auf der DATEV-Statusseite.

Warten Sie ab und versuchen Sie den Export später erneut.

Exporte können innerhalb von 24 Stunden von allen berechtigten Benutzern gelöscht werden. Danach ist das Löschen nur noch durch den Accountinhaber möglich.

Exporte an DATEV Unternehmen online können ausschließlich vom Accountinhaber gelöscht werden.