Diese Voraussetzungen gelten für die gesamte E-Rechnung. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie die österreichische E-Rechnung (ebInterface) oder die deutsche E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) verwenden.

Stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden Konfigurationen richtig eingestellt wurden, um die E-Rechnung problemlos erstellen zu können.


Falls Sie im Funktionsmenü im Modul Honorare den Menüpunkt „E-Rechnung erstellen“ nicht angezeigt bekommen, muss in der Konfiguration des Moduls Honorare das jeweilige Sichtbarkeitsfeld aktiviert werden.

Die jeweiligen Formate, welche für die E-Rechnung verwendet werden, schreiben vor, dass jedes angeführte Land das offizielle ISO-Kürzel verwenden muss. Stellen Sie daher sicher, dass in der :righty: Länderkonfiguration für alle verwendeten Länder das richtige Länderkürzel eingetragen ist.

Jede erzeugte E-Rechnung benötigt, laut Formatdefinition, den Eintrag der eigenen Firma. Es muss daher sichergestellt werden, dass in der :righty: Konfiguration der Firma die richtige Adresse eingetragen ist.

Für das E-Rechnungsformat wird die Information benötigt, welche Währung für die Rechnung verwendet wird. Hierzu werden die offiziellen ISO-Währungscode verwendet. Bitte stellen Sie sicher, dass für die verwendete Währung in der :righty: Währungskonfiguration der richtige Währungscode eingetragen ist.

Stellen Sie weiters auch sicher, dass :righty: ihre Adressen, welche für die E-Rechnung verwendet werden mit den korrekten Daten befüllt wurden. Je nachdem, welche Art der E-Rechnung Sie verwenden, können folgende Felder wichtig sein:

  • Firma / Name
  • Straße
  • Plz/Ort
  • E-Mail
  • Land
  • Uid-nr
  • Telefon 1
  • Lieferant/Kreditor

Die folgenden Module sind notwendig, um E-Rechnungen zu erstellen:

  • ZUGFeRD
    • Honorare
    • Dokumente - Um neue Dokumente als ZUGFeRD zu exportieren oder in Dokumente abzulegen
    • Abrechnung - Um Dokumente aus der Honorarabrechnung als ZUGFeRD zu exportieren 1)
  • XRechnung
    • Honorare
    • Optional: Dokumente - Um XRechnung-Rechnungen in Dokumente abzulegen
  • ebInterface
    • Honorare
    • Optional: Dokumente - Um ebInterface-Rechnungen in Dokumente abzulegen

Achtung: untermStrich überprüft Ihre eingegebenen Daten nicht auf dessen Sinnhaftigkeit! Überprüfen Sie daher bitte vor Erstellen der E-Rechnung alle Ihre Eingaben! Überprüfen Sie bitte nach Erstellen der E-Rechnung auch noch einmal die erzeugte XML-Datei bzw. die erzeugte PDF-Datei!

Das gewünschte Format der E-Rechnung kann mittels „Rechnungsformat“ Feld geändert werden. Sie haben hier die Auswahl zwischen „ebInterface“, „ZUGFeRD“ und „XRechnung“.

Bei Erstellung einer E-Rechnung werden im Hintergrund die Benutzereingaben für zukünftige, erneute Erstellungen dieser Rechnung abgespeichert. Es werden in den jeweiligen Feldern daher nicht die originalen Daten des Honorars angezeigt.

Um diese originalen Daten des Honorars erneut in die Eingabefelder einzufügen, kann der Knopf „Honorardaten - Cache neu laden“ verwendet werden. Dieser überschreibt die aktuellen Daten der Eingabefelder mit den Daten des Honorars.

Damit eine gültige E-Rechnung laut ZUGFeRD-Format erstellt werden kann, benötigt untermStrich einige zusätzliche Informationen bezüglich der zu erstellenden Rechnung.

Für den Rechnungssteller müssen:

  • die richtige Adresse eingetragen werden. Diese wird die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
  • das gewünschte Honorarkonto eingetragen werden.

Für den Rechnungsempfänger muss:

  • die gewünschte Adresse eingetragen werden.

Die Daten der Zahlungsbedingungen bzw. die sonstigen Daten sind optional. Es wird allerdings empfohlen diese zu verwenden. Hier können Kundenspezifische Anmerkungen oder Anmerkungen zur Zahlung der Rechnung oder ähnliches eingetragen werden. Bei den Zahlungsbedingungen können beispielsweise Dinge wie Skonto eingetragen werden.

Damit eine gültige E-Rechnung laut XRechnung-Format erstellt werden kann, benötigt untermStrich einige zusätzliche Informationen bezüglich der zu erstellenden Rechnung.

Für den Rechnungssteller müssen:

  • die richtige Adresse eingetragen werden. Diese wird die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
  • das gewünschte Honorarkonto eingetragen werden.

Für den Rechnungsempfänger muss:

  • die gewünschte Adresse eingetragen werden.

Für den Auftrag an sich muss:

  • eine gültige Auftragsreferenz eingetragen werden.

Damit eine gültige E-Rechnung laut ebInterface-Format erstellt werden kann, benötigt untermStrich einige zusätzliche Informationen bezüglich der zu erstellenden Rechnung.

Genauere Information über die einzelnen einzugebenden Informationen finden Sie in der offiziellen Dokumentation des ebInterface 5.0 Formats.

Für den Rechnungssteller müssen:

  • die richtige Adresse eingetragen werden. Diese wird die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
  • das gewünschte Honorarkonto eingetragen werden.

Für den Rechnungsempfänger muss:

  • die gewünschte Adresse eingetragen werden.

Für den Auftrag an sich müssen:

  • eine gültige Auftragsreferenz eingetragen werden.
  • das richtige Datum des Auftrags eingetragen werden.

Die Daten der Zahlungsbedingungen bzw. die sonstigen Daten sind optional. Es wird allerdings empfohlen diese zu verwenden. Hier können Kundenspezifische Anmerkungen oder Anmerkungen zur Zahlung der Rechnung oder ähnliches eingetragen werden.

Für jedes einzelne Format der E-Rechnung gibt es zwei verschiedene Speicherarten.

Wichtig: Sollte bereits ein Rechnungsdokument für das gewählte Honorar vorhanden sein (Modul Dokumente), so wird automatisch dieses Dokument für die Erstellung der ZUGFeRD Rechnung verwendet!

Herunterladen

Mittels der ersten Art der Speicherung wird die erstellte E-Rechnung direkt im Browser heruntergeladen.

Die E-Rechnung wird hierbei im XML-Format bzw. im PDF-Format (ZUGFeRD) heruntergeladen. Meist landen heruntergeladene Dateien im „Downloads“ Ordner Ihres Betriebssystems.

In Dokumente speichern

Bei der zweiten Art der Speicherung wird die erstellte E-Rechnung im Modul Dokumente abgelegt.

Hierbei werden für die XML-Formate (ebInterface / XRechnung) ein neues Dokument ohne Vorlage (any.any) gespeichert. Für diese Art der Speicherung muss im Vorfeld mindestens ein Dateityp ohne Vorlage (any.any) erstellt worden sein.

Für das PDF-Format (ZUGFeRD) wird ein neues Dokument mit einer Honorarnoten-Vorlage (fee.any) gespeichert. Für diese Art der Speicherung muss im Vorfeld mindestens ein Dateityp mit Honorarnoten-Vorlage (fee.any) erstellt worden sein.

Zur Erstellung der E-Rechnung werden einige Daten aus verschiedenen Modulen gesammelt.

Genauere Information über die einzelnen notwendigen Informationen für die E-Rechnung erhalten Sie in den einzelnen Spezifikationsdokumenten der jeweiligen Formate.

Erfassung für Deutschland / ZUGFeRD

Die deutsche E-Rechnung „ZUGFeRD“ wird im PDF Format erstellt. In diesem PDF ist die Rechnung in Dokumentenform gespeichert. Die Daten, welche von den Systemen erfasst wird, wird allerdings in einer eingebetteten XML-Datei gespeichert. Um diese Datei öffnen bzw. überprüfen zu können, müssen Sie diese in Ihrem PDF Programm öffnen.

Beispiel - Adobe Acrobat Reader:

Wenn Sie das PDF Öffnen, erhalten Sie an der linken Seite Ihres Adobe Acrobat Readers mehrere Optionen. Hier können Sie per Klick auf das Büroklammer-Symbol, alle eingebetteten Dateien erkennen.

Anschließend können sie auf die Datei „factur-x.xml“ doppelklicken, um diese Datei in Ihrem Standardeditor zu öffnen.

Erfassung für Deutschland / XRechnung

Die deutsche E-Rechnung „XRechnung“ wird im XMLFormat erstellt. Hier sind alle Daten, welche von den Systemen erfasst werden, gespeichert. Um diese Datei öffnen bzw. überprüfen zu können, müssen Sie die Datei lediglich mit einem Editor Ihrer Wahl öffnen.

Erfassung für Österreich / ebInterface

Die österreichische E-Rechnung „ebInterface“ wird im XMLFormat erstellt. Hier sind alle Daten, welche von den Systemen erfasst werden, gespeichert. Um diese Datei öffnen bzw. überprüfen zu können, müssen Sie die Datei lediglich mit einem Editor Ihrer Wahl öffnen.


1)
Direkt aus der Honorarabrechnung erstellte Dokumente, können auch ohne das Modul Dokumente als ZUGFeRD exportiert werden