Benutzer

Dieser Bereich bietet dem Benutzer die Möglichkeit verschiedene Einstellungen selbst vorzunehmen. Die Einstellungen sind in mehrere Bereiche untergeteilt:

• Grunddaten
• Thema
• Connector / Dateiverwaltung
• Eingabe
• Zeitprotokoll
• Termin-, Aufgabenerinnerung und Mitteilungen
• E-Mail
• E-Mail Konten

Ab Unternehmer Plus haben Sie über die Möglichkeit Ihren Wert als Vorgabe für alle Benutzer zu setzen. Dies ist eine reine Vorgabe und kann vom Benutzer weiterhin individuell angepasst werden.

• Projektfavoriten definieren - definieren Sie hier auch Ihre Projektfavoriten
• Kennwort ändern - Geben Sie im Erfassungsdialog das alte Kennwort, danach Ihr neues Kennwort und anschließend die Bestätigung des neuen Kennworts ein. Wenn das neue Kennwort mit der Bestätigung übereinstimmt, wird das neue Kennwort sofort aktiviert.

  Im Kennwort sind folgende Zeichen erlaubt:

  0-9 a-z A-Z öäüÖÄÜß@!,._-+=/*#$(){}[]^

   
• Tabelleneinstellungen zurücksetzen - Setzt die Tabelleneinstellungen wie Reihenfolge der Spalten, Breiten, Sortierung, Anzahl der Datensätze pro Seite, für die jeweiligen Module zurück.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) Alles Wichtige zur Zwei-Faktor-Authentifizierung mit OTP – von der Einrichtung bis zur Wiederherstellung des Zugriffs bei Geräteverlust.

• Sprache - Wählen Sie die gewünschte Systemsprache aus. Aktuell werden folgende Sprachen unterstützt: deutsch, deutsch (Schweiz), englisch und französisch.
• Datumsformat - Im Feld Datumsformat können Sie festlegen, wie ein Kalenderdatum schriftlich dargestellt wird. Sie können zwischen 7 weltweit gebräuchlichen Datumsformate wählen.
• Zahlenformat - Ähnlich wie bei den Datumsformaten, können Sie hier die Art bestimmen in der eine Zahl angezeigt wird.
• Datumsanzeige - Legen Sie fest mit welchen Tag eine Kalenderwoche beginnen soll. Dies wirkt sich z.B im Modul Termine oder Stunden aus.

Mit der Schaltfläche können Sie die Einstellungen für alle Benutzer im System übernehmen.

• Ähnlichkeitssuche beim Speichern - Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird nach der Eingabe bzw. Änderung eines Datensatzes eine Ähnlichkeitssuche durchgeführt um Doppel- bzw. Fehleingaben auszuschließen.

• Datum andrucken - aktivieren Sie diese Funktion um die Datumsangaben für einzelne Urlaubseinträge auf dem Ausdruck anzuzeigen.

• Kleines (Icon/Symbol) Menü wenn diese Option aktiviert ist, ändert sich das Aussehen der untermStrich-Menüleiste:
  • AKTIVIERT:
    • 
  • NICHT AKTIVIERT:
    • 
• Ajax auch für den Seitenaufruf - für diese Funktion gilt folgendes: Sollten keine technische Gründe dagegen sprechen, sollte diese Funktion aktiviert sein.

Der zweite Bereich Thema beinhaltet eine weitere Reihe der Anpassungsmöglichkeiten. Beginnend mit der Schriftart bis zur Hintergrundfarbe findet der Benutzer einiges um das Erscheinungsbild nach eigenen Wünschen zusammenzustellen. Die Schriftgrößen können für Desktop bzw. mobile Browser getrennt eingestellt werden. Die Farben werden mittels eines Farbwählers eingestellt, der angezeigt wird, wenn in ein Feld geklickt wird bzw. wenn in der schematischen Darstellung ein Element angeklickt wird. Die Einstellungen können auch jederzeit wieder auf eine der drei Default-Einstellungen zurückgesetzt werden.

• Weiters können Sie hier die Breite des Funktions­blocks (des rechten Blocks) und die Hintergrund­transparenz der Dialoge ändern.
• Hintergrund­transparenz Dialoge - Wählen Sie zwischen niedrigen Prozentwerten (Dialoghintergrund wird kaum ausgeblendet) und hohen Prozentwerten (Dialoghintergrund kaum sichtbar).

Im dritten Bereich Connector / Dateiverwaltung wird das Verhalten des Systems beim Arbeiten mit Dateien festgelegt. Je nach verwendeten Browser bzw. Betriebssystem ist es erforderlich die Art der Dateibehandlung (Methode) zu verändern:

• Connector Anwendung erzwingen
• Datei Herunterladen & Hochladen sollte in allen Konfigurationen problemlos funktionieren und stellt die Basisfunktionalität bereit. Clients für spezifische Betriebssysteme können eingestellt werden, um mit lokal installierten Komponenten, wie z.B. Textverarbeitungsprogrammen, zu kommunizieren, bieten aber den geringsten Komfort.

• Es ist hier möglich, eine andere Adresse als den lokalen PC zu konfigurieren - etwa für Parallels für Mac.
• oder für Terminalserver auch

  #ip#

  um die vom Server erkannte Adresse des lokalen PCs zu nutzen (Etwa bei variablen IP-Adressen, wenn ein Terminalserver genutzt wird.)

• Dokumente (DOCX/XLSX) über das Standardprogramm öffnen - Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie den Connector 4VX einsetzen jedoch keine MS Office installiert haben und daher DOCX/XLSX mit dem Standardprogramm öffnen möchten.
• Dokumente beim Senden in PDF umwandeln - Aktivieren Sie diese Option, um die Dokumente (DOCX, XLSX, ODT, ODT, HTML) beim Versenden in eine PDF Datei umzuwandeln.
  • Für die PDF Konvertierung wird eine PDF Konverter benötigt.

• Wenn Sie HTTPS nutzen, kann die folgende Browser Extension notwendig sein. Mit der Connector Adresse 127.0.0.1 funktioniert es aber in aller Regel ohne Browser Extension.:
  • Browser Extension für Mozilla Firefox

• e-Connector
  • Der e-Connector ist verfügbar für Windows, Mac und Linux Systeme.
  • e-Connector - Setup
• Connector 4VX
  • 🦕 Alte Nutzungsvariante
  • Der Connector 4VX ist verfügbar für Windows Systeme.
  • Connector 4VX - Setup

• Arbeitsbeschreibungstexte ohne Doppelklick - Wenn aktiviert, können Sie den grauen Pfeil rechts neben der Eingabe anklicken, F3 drücken oder unter Windows:
  • Windows+Doppelklick,
  • ListenpunktmacOS: cmd+Doppelklick,
  • Linux: Strg+Doppelklick
• Filtereinstellungen merken - Der Bereich Eingabe stellt die Option Filtereinstellungen merken zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, so werden die Filtereinstellungen und Tabellensortierungen jedes Moduls nach dem Verändern gespeichert und beim nächsten Aufruf wieder eingestellt. Bei inaktiver Option wird der Standardfilter eingestellt.
• „Von“ - „Bis“ Datum gleichzeitig verschieben - Bei aktivierter Funktion verschiebt sich der Regler in beiden Feldern um den gleichen Änderungszeitraum.
• Keine inaktiven Adressen in Auswahllisten - Aktivieren Sie die Funktion Keine inaktiven Adressen in Auswahllisten wenn Sie nur aktive Adressen anzeigen möchten. Diese Einstellung ist in allen Modulen gültig außer im Modul Adressen (dort können Sie weiterhin auf die inaktiven Adressen zugreifen).

• Vorgabe: - Nutzen Sie diese Funktion um ein vorrangiges Projekt zu definieren. Die Zuordnung bewirkt, dass dieses Projekt in allen Projketfeldern eingestellt sein wird.
• Favoritenliste - Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden in den Modulen in der Projektliste nur Projekte angezeigt, die der Benutzer als Favoriten definiert hat.
• Projekte meiner Kostenstelle anzeigen - Ist diese Option aktiviert, werden nur die Projekte der Kostenstelle angezeigt die im Modul Team dem Mitarbeiter zugeordnet ist.
• Inaktive Projekte im Suchergebnis anzeigen - Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden inaktive bzw. abgeschlossene Projekte auch berücksichtigt.
  • Diese Funktion wird erst sichtbar wenn der Benutzer Verwaltungs Recht im Modul Stunden hat.
• Wartezeit Projektsuche
  • Die Wartezeit, wie lange die Projektsuche geöffnet bleibt, kann hier eingestellt werden.

• Immer anzeigen - Wenn aktiviert, ermöglicht diese Funktion dass die Zeitprotokollierung oben rechts im Kopfbereich angezeigt wird, egal welches Modul gerade angezeigt wird. Damit kann jederzeit zwischen den Projekten gewechselt werden und es ist nicht notwendig, das aktive Modul zu beenden.
  • Wenn Sie einen Monitor mit niedriger Auflösung nutzen ⁵⁵⁾, wird der Zeitprotokoll aus Platzgründen minimiert dargestellt und vergrößert sich, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen:
    • 
  • Auf höherer Auflösung wird das Zeitprotokoll immer voll dargestellt:
    • 
• Die Automatische Beschreibungseingabe kann hier aktiviert werden.
• In Zeitprotokoll bei Anmeldung aktivieren - Wählen Sie ein Projekt aus der Projektliste, um das gewählte Projekt beim Anmelden eines Benutzers zu aktivieren.
  • Wählen Sie „leer“ aus, um diese Funktion zu deaktivieren.
  • Das Projekt muss sich in der Projektfavoritenliste befinden.
  • Optional kann auch gleich ein Arbeitspaket angegeben werden.
  • Das automatische Aktivieren eines Projektes bei Anmeldung, ist unabhängig von der Option „Immer anzeigen“.
  • Wählen Sie ein allgemeines (administratives) Projekt, da man meist am Anfang eines Arbeitstages allgemeine Dinge zu erledigen hat (wie z.B. E-Mails checken, usw.). Um nun keine Zeit zu verlieren, ist es sinnvoll die Zeitprotokollierung von Anfang an mitlaufen zu lassen.

• Lautstärke des Signals - Legen Sie die Lautstärke für die akustische Erinnerung (Termine, Aufgaben, Mitteilungen) fest. 0 = Deaktiviert.

• Sie können hier die „Desktop Notification“ konfigurieren (Freigeben). Dies ist ein neuartiges System das ihnen in Google Chrome, Safari und Firefox eine Erinnerung oder Mitteilung in einem PopUp darstellt. Dies wird auch sichtbar, wenn der Browser im Hintergrund ist. Meldung 2
  • Beachten Sie unbedingt die Informationen zu Google Chrome, wenn Sie untermStrich ohne ''https:'' nutzen.

• Weiters können Sie hier die „Termin- und Aufgabenerinnerung“ im Browser einschalten. Ansonsten wird die Terminerinnerung nur an das Kalenderprogramm (Outlook, Apple iCal usw.) weitergegeben. Meldung 1

• E-Mail Adressen mit ; trennen (für fehlerhafte Outlook Versionen) - da sich Microsoft ab der Outlook-Version 2003 nicht mehr an die Standarddefinition (RFC2368) hält (Lt. RFC 2368 ist als Trennzeichen ein Beistrich zu verwenden) wurde diese Funktion implementiert damit das Trennzeichen konfiguriert werden kann.

Hier können Sie Ihre genutzten E-Mail Konten für die E-Mail Zuordnung, als auch für das direkte Versenden über die Weboberfläche konfigurieren.

untermStrich wird Ihre Angaben beim Speichern testen.

Die notwendigen Informationen zur Nutzung von IMAP/SMTP erhalten Sie von Ihrem E-Mail Anbieter bzw. Systembetreuer.

EMPFEHLUNG In der Konfiguration kann eine Vorgabe hinterlegt werden, bzw. die Konfiguration für andere Mitarbeiter erfolgen.

• IMAP - darf E-Mails zuordnen
• SMTP - darf E-Mails senden
• Bearbeiten - darf E-Mail Konten bearbeiten

Geben Sie als erstes die E-Mail Adresse ein. Hier wird die E-Mail Adresse aus dem Modul Team als Vorgabe angezeigt.

Diese Einstellungen werden für das Versenden über die Weboberfläche per SMTP genutzt.

• Server: Der SMPT Server (Als Name oder IP). Lassen Sie das Feld Server leer, um diesen Bereich nicht zu konfigurieren/nicht zu nutzen.
• Sicherheit: Wählen Sie die genutzte Verschlüsselungsmethode. Versuchen Sie es im Zweifelsfall immer mit SSL und dann mit STARTTLS oder Fragen Sie Ihren E-Mail Anbieter bzw. Systembetreuer.
• Port: Der übliche Port wird von untermStrich automatisch gesetzt ⁵⁷⁾.
• Benutzer: Der Benutzername der zur Anmeldung genutzt wird. ⁵⁸⁾
• Passwort: Das Passwort das zur Anmeldung am Mailserver genutzt wird.

Diese Einstellungen werden für die E-Mail Zuordnung im Modul Post genutzt. Der Zugriff erfolgt dabei über IMAP.

• Server: Der IMAP Server (Als Name oder IP). Lassen Sie das Feld Server leer, um diesen Bereich nicht zu konfigurieren/nicht zu nutzen.
• Sicherheit: Wählen Sie die genutzte Verschlüsselungsmethode. Versuchen Sie es im Zweifelsfall immer mit SSL und dann mit STARTTLS oder Fragen Sie Ihren E-Mail Anbieter bzw. Systembetreuer.
• Port: Der übliche Port wird von untermStrich automatisch gesetzt ⁵⁹⁾.
• Mögliche Fehlermeldung:
  • 
  • untermStrich kann kein Postausgangsverzeichnis am IMAP Server finden. Tragen Sie vorübergehend das INBOX Verzeichnis in das Feld „Postfach Ausg“ ein und speichern Sie. Wechseln Sie dann das Modul Post zur E-Mail Zuordnung und suchen Sie über den Filter "Ordner" das korrekte Postausgangsverzeichnis. Dieses kann ev. auch unterhalb von INBOX liegen und heißt ev. INBOX.Gesendete Elemente oder INBOX/Gesendete Objekte. Existiert überhaupt kein solches Verzeichnis, kann es ev. je nach Mail Provider notwendig sein zumindest ein Mail über den Webmailer des Anbieters zu versenden. Wenn Sie das richtige Verzeichnis gefunden haben, wechseln Sie wieder zu den Konfigurationseinstellungen des Postfaches und korrigieren Sie den Pfad im Feld „Postfach Ausg“. Als Pfadtrennzeichen wird meistens ein . verwendet, je nach Mailserver kann es aber auch ein / sein. Also z.B.: INBOX.Gesendete Elemente oder INBOX/Gesendete Elemente

• EML Dateien im Hintergrund herunterladen und speichern: diese Funktion ist standardmäßig aktiv und bewirkt, dass der Speicherprozess der EML beim Übernehmen einer E-Mail asynchron abläuft. Das bedeutet, Sie müssen nicht warten bis eine E-Mail vom Server heruntergeladen wird und können glich die nächste zuordnen. Die EML Datei wird also eventuell zeitverzögert von Ihrem Mailserver heruntergeladen und gespeichert.

Aktivieren Sie „Erweiterte Einstellungen“ nur, wenn Sie unbedingt manuelle Änderungen durchführen müssen.

• IMAP Benutzer/Passwort wird dem SMTP-Server gleichgesetzt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie es ändern.
• Spezialparameter: Nur nach Anweisung durch untermStrich.
• Postfach Eing.: Das Eingangspostfach für die E-Mail Zuordnung. Wird von untermStrich automatisch erkannt.
• Postfach Ausg.: Das Ausgangspostfach für die E-Mail Zuordnung. Wird von untermStrich automatisch erkannt.

Hier finden Sie Informationen, wie Microsoft Office 365 Shared Mailboxes (z. B. Projektadressen) in untermStrich eingerichtet und verwendet werden können.

• Eine Shared Mailbox, ist ein gemeinsames Posfach auf die mehrere Personen Zugriff haben
• In der Regel kein eigenständiges Benutzerkonto und benötigt keine eigene Anmeldung.
• Mehere Personen können E-Mails empfangen und senden (bei entsprechenden Berechtigungen)

Der Zugriff auf eine Shared Mailbox über untermStrich erfolgt immer über einen Office-365-Benutzer, welcher für dieses Postfach die entsprechenden Berechtigungen hat. untermStrich verwendet dafür das OAuth-Token dieses Benutzers.

Beispiel:

• Hat der Admin-Benutzer Zugriff auf die Shared Mailbox, kann dessen OAuth-Token in untermStrich verwendet werden.

Wechseln Sie in die Konfiguration von untermStrich. Unter System > E-Mail > Reiter E-Mail Konten

Mittels dem grünen kann ein neues Konto angelegt werden.

Alle wichtigen Informationen zu den Berechtigungen finden Sie unter folgendem Link auf der Hilfseite von Microsoft.

https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration-exo/shared-mailboxes