E-Rechnung erstellen

Zusatzdatenfelder

Die E-Rechnung verwendet bestimmte Identifikationsnummern wie beispielsweise die Leitweg-ID. Um diese Informationen in untermStrich speichern zu können, können in der Konfiguration zum Modul Adressen bestimmte Zusatzdatenfelder definiert werden. Diese Zusatzdatenfelder müssen einen bestimmten Namen besitzen, damit sie von der E-Rechnung erkannt werden können.

• „Leitweg-ID“ für die Speicherung der Leitweg-ID.
• „Elektronische Adresse“ für die Speicherung der elektronischen Adresse.

Voraussetzungen

Zur Erstellung der E-Rechnung werden einige Daten aus verschiedenen Modulen gesammelt.

Diese Voraussetzungen gelten für die gesamte E-Rechnung. Hierbei spielt es keine Rolle, welche der folgenden verfügbaren Versionen der E-Rechnung Sie verwenden wollten:

• Österreich
  • ebInterface
• Deutschland
  • XRechnung
  • ZUGFeRD
• Schweiz
  • SwissQR
• Italien
  • FatturaPA
• Europa
  • Peppol BIS (Ab X4 14.1.3)

Stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden Konfigurationen richtig eingestellt wurden, um die E-Rechnung problemlos erstellen zu können.

Die jeweiligen Formate, welche für die E-Rechnung verwendet werden, schreiben vor, dass jedes angeführte Land das offizielle ISO-Kürzel verwenden muss. Stellen Sie daher sicher, dass in der Länderkonfiguration für alle verwendeten Länder das richtige Länderkürzel eingetragen ist.

Jede erzeugte E-Rechnung benötigt, laut Formatdefinition, den Eintrag der eigenen Firma. Es muss daher sichergestellt werden, dass in der Konfiguration der Firma die richtige Adresse eingetragen ist.

Für das E-Rechnungsformat wird die Information benötigt, welche Währung für die Rechnung verwendet wird. Hierzu werden die offiziellen ISO-Währungscode verwendet. Bitte stellen Sie sicher, dass für die verwendete Währung in der Währungskonfiguration der richtige Währungscode eingetragen ist.

Stellen Sie weiters auch sicher, dass ihre Adressen, welche für die E-Rechnung verwendet werden mit den korrekten Daten befüllt wurden. Je nachdem, welche Art der E-Rechnung Sie verwenden, können folgende Felder wichtig sein:

• Firma / Name
• Ansprech­partner (Ist Pflicht für XRechnung, kann aber etwa „Rechnungsabteilung“ lauten)
• Straße
• Plz/Ort
• E-Mail
• Land
• Uid-nr
• Telefon 1
• Lieferant/Kreditor

Eingabe zusätzlicher benötigter Informationen für die E-Rechnung

Achtung: untermStrich überprüft Ihre eingegebenen Daten nicht auf dessen Sinnhaftigkeit! Überprüfen Sie daher bitte vor Erstellen der E-Rechnung alle Ihre Eingaben! Überprüfen Sie bitte nach Erstellen der E-Rechnung auch noch einmal die erzeugte XML-Datei bzw. die erzeugte PDF-Datei!

Welche Art der E-Rechnung Sie verwenden möchten kann mittels dem „Rechnungsformat“ Feld geändert werden. Sie haben hier die Auswahl der oben genannten verschiedenen Versionen der E-Rechnung

Bei Erstellung einer E-Rechnung werden im Hintergrund die Benutzereingaben für zukünftige, erneute Erstellungen dieser Rechnung abgespeichert. Es werden in den jeweiligen Feldern daher nicht die originalen Daten des Honorars angezeigt.

Um diese originalen Daten des Honorars erneut in die Eingabefelder einzufügen, kann der Knopf „Honorardaten - Cache neu laden“ verwendet werden. Dieser überschreibt die aktuellen Daten der Eingabefelder mit den Daten des Honorars.

Deutschland

Speziell für Deutschland sind zwei verschiedene E-Rechnungsformate verfügbar. Diese sind „ZUGFeRD“ und „XRechnung“.

ZUGFeRD

Bei der ZUGFeRD Variante sind derzeit zwei verschiedene Versionen verfügbar:

• ZUGFeRD 2.2.0.
• ZUGFeRD 2.1.1.
• ZUGFERD 2.0.0.

Zusätzlich dazu kann bei der ZUGFeRD E-Rechnung ab Version (X4 14.3.1) eingestellt werden, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt werden soll!

Für den Rechnungssteller müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsstellers. Hier wird standardmäßig die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto.
• (optional) die elektronische Adresse des Rechnungsstellers. Dieser Wert kann Stand ZUGFeRD Version 2.2.0. optional angegeben werden.

Für den Rechnungsempfänger müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsempfängers.
• (optional) die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers. Dieser Wert kann Stand ZUGFeRD Version 2.2.0. optional angegeben werden.

Für den Auftrag müssen folgende Daten eingetragen werden:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz. Alternativ kann hier die Leitweg-ID eingegeben werden, welche ebenfalls als Referenz gültig ist.
• (optional) eine Referenznummer, welche als Kennung der Bestellung dient.

Zuletzt muss definiert werden, wie die ZUGFeRD Rechnung gespeichert werden soll. Hier müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Art der Speicherung der E-Rechnung. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann bis zu mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich ab.
• die Art der zu verwendenden Formularart, aus der die endgültige PDF Datei erstellt wird. Ist bei der verwendeten Honorarnote bereits ein Dokument hinterlegt, so wird automatisch dieses Dokument für die Erstellung verwendet.
• ein Betreff, sofern die Rechnung „in den Dokumenten gespeichert“ wird.

XRechnung

Bei der XRechnung sind mehrere verschiedene Versionen verfügbar:

• XRechnung 3.0.1.
• XRechnung 2.3.1.
• XRechnung 2.2.0.

Zusätzlich dazu kann bei der XRechung E-Rechnung ab Version (X4 14.3.1) eingestellt werden, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt werden soll!

Jede einzelne Version hat hierbei zwei verschiedene Formate. „UBL“ und „CII“. „UBL“ ist hierbei die Standardvariante der XRechnung. Diese Variante wird in den meisten Fällen unterstützt und verwendet. Die „CII“ Variante ist hierbei stark an ZUGFeRD angelehnt und dient hierbei als Schnittstelle zu diesem E-Rechnungsformat. Diese Variante ist weit weniger häufig.

Für den Rechnungssteller müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsstellers. Hier wird standardmäßig die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto.
• die elektronische Adresse des Rechnungsstellers. Dieser Wert muss Stand XRechnung Version 3.0.1. verpflichtend angegeben werden. Bei älteren Versionen der XRechnung ist dieser Wert optional.

Für den Rechnungsempfänger müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsempfängers.
• die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers. Dieser Wert muss Stand XRechnung Version 3.0.1. verpflichtend angegeben werden. Bei älteren Versionen der XRechnung ist dieser Wert optional.

Für den Auftrag müssen folgende Daten eingetragen werden:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz. Alternativ kann hier die Leitweg-ID eingegeben werden, welche ebenfalls als Referenz gültig ist.
• (optional) eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags.

Für die Referenznummer müssen folgende Daten eingetragen werden:

• (optional) eine Referenznummer, welche als Kennung der Bestellung dient. Hier kann eingestellt werden, ob diese Referenznummer entweder als Projektnummer oder als Bestellnummer verwendet werden soll.

Zuletzt muss definiert werden, wie die XRechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Art der Speicherung der E-Rechnung. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann bis zu mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich ab.
• die Art der zu verwendenden Formularart. XRechnung benötigt hier eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird hierbei nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht somit aus, wenn eine Dummy Formularart erstellt wird, welche nur für die XRechnung verwendet wird.
• ein Betreff, sofern die Rechnung „in den Dokumenten gespeichert“ wird.

Österreich

Bei der ebInterface Rechnung ist hier lediglich die neueste Version verfügbar:

• ebInterface 6.1.
• ebInterface 6.0.
• ebInterface 5.0.

Für den Rechnungssteller müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsstellers. Hier wird standardmäßig die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto.

Für den Rechnungsempfänger müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsempfängers.

Für den Auftrag müssen folgende Daten eingetragen werden:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz.
• ein Datum der Bestellung.
• (optional) eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags.

Zuletzt muss definiert werden, wie die ebInterface Rechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Art der Speicherung der E-Rechnung. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann bis zu mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich ab.
• die Art der zu verwendenden Formularart. Die ebInterface Rechnung benötigt hier eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird hierbei nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht somit aus, wenn eine Dummy Formularart erstellt wird, welche nur für die ebInterface Rechnung verwendet wird.
• ein Betreff, sofern die Rechnung „in den Dokumenten gespeichert“ wird.

Schweiz

Neue Dokumentvariable EXTRA_BILD siehe felder_die_erst_beim_drucken_ausgefuellt_werden.

Anders als bei den anderen Versionen der E-Rechnung, sind bei der SwissQR Rechnung keine Varianten auswählbar.

Für den Rechnungssteller müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsstellers. Hier wird standardmäßig die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto.

Für den Rechnungsempfänger müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsempfängers.

Für den Auftrag müssen folgende Daten eingetragen werden:

• eine Referenznummer, welche der Empfänger als Referenz zu dieser Rechnung einlesen kann. Bei dieser Nummer kann ausgewählt werden, ob es sich um eine QR- oder eine Kreditorennummer handelt. Je nachdem, um welche Nummer es sich handelt, gelten andere Formatierungen der Nummer (Zeichenlänge etc.).

Zuletzt muss definiert werden, wie die SwissQR Rechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Art der Speicherung der E-Rechnung. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann bis zu mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich ab.
• der Dateityp der SwissQR Rechnung. Hier kann zwischen vier verschiedenen Arten gewählt werden. „QR-Code“ erstellt hierbei eine BILD Datei, welche nur den QR-Code der Rechnung beinhaltet. „PDF-Datei“ erstellt eine leere PDF Datei, welche den QR-Code plus zusätzlicher Informationen erstellt. „QR-Code in Formularart“ verwendet die Formularart, welche beim Feld „Art“ angegeben wird und fügt in die Dokumentenvariable „EXTRA_BILD“ den QR-Code ein. „PDF-Abschnitt in Formularart“ verwendet die Formularart, welche im Feld „Art“ angegeben wird und fügt den QR-Code plus zusätzlicher Informationen an das Ende des Formularartes/Dokumentes an und wandelt das Dokument in eine PDF Datei.
• die Art des Dokuments, sofern die Rechnung in den Dokumenten gespeichert wird oder „QR-Code in Formularart“ oder „PDF-Abschnitt in Formularart“ verwendet wird. Die SwissQR Rechnung benötigt hier bei der Verwendung von „QR-Code“ oder „PDF-Datei“ eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Bei der Verwendung von „QR-Code in Formularart“ oder „PDF-Abschnitt in Formularart“ wird eine Formularart als Honorarnote (fee.any) verwendet.
• ein Betreff, sofern die Rechnung „in den Dokumenten gespeichert“ wird.

Italien

Bei der FatturaPA Rechnung ist hier lediglich die neueste Version verfügbar:

• FatturaPA 1.2.

Für den Empfänger muss zuerst eingestellt werden ob:

• es sich um einen privaten Empfänger
• oder um einen öffentlichen Empfänger handelt.

Für den Rechnungssteller müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsstellers. Hier wird standardmäßig die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto.

Für den Rechnungsempfänger müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsempfängers.
• ein Empfänger Code. Dieser wird auch als „Codice Destinatario“ bezeichnet.

Für den Auftrag müssen folgende Daten eingetragen werden:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz.
• (optional) eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags.

Zuletzt muss definiert werden, wie die FatturaPA Rechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Art der Speicherung der E-Rechnung. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann bis zu mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich ab.
• die Art der zu verwendenden Formularart. Die FatturaPA Rechnung benötigt hier eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird hierbei nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht somit aus, wenn eine Dummy Formularart erstellt wird, welche nur für die FatturaPA Rechnung verwendet wird.
• ein Betreff, sofern die Rechnung „in den Dokumenten gespeichert“ wird.

Europa

Bei dem Peppol BIS Standard ist derzeit nur eine Version verfügbar:

• Peppol BIS 3.0 | UBL

Zusätzlich dazu kann bei der PEPPOL BIS E-Rechnung ab Version (X4 14.3.1) eingestellt werden, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt werden soll!

Für den Rechnungssteller müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsstellers. Hier wird standardmäßig die Firmenadresse der Firmenkonfiguration verwendet. Ist diese nicht verfügbar wird die Firma der Benutzerin oder des Benutzers verwendet.
• das für die Rechnung zu verwendende Honorarkonto.
• die elektronische Adresse des Rechnungsstellers.

Für den Rechnungsempfänger müssen folgende Daten eingetragen werden:

• die Adresse des Rechnungsempfängers.
• die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers.

Für den Auftrag müssen folgende Daten eingetragen werden:

• eine für den Empfänger gültige und referenzierbare Auftragsreferenz. Alternativ kann hier die Leitweg-ID eingegeben werden, welche ebenfalls als Referenz gültig ist.
• (optional) eine zusätzliche Kurzbeschreibung des Auftrags.

Für die Referenznummer müssen folgende Daten eingetragen werden:

• (optional) eine Referenznummer, welche als Kennung der Bestellung dient. Hier kann eingestellt werden, ob diese Referenznummer entweder als Projektnummer oder als Bestellnummer verwendet werden soll.

Zuletzt muss definiert werden, wie die Peppol Rechnung gespeichert werden soll. Hier muss:

• die Art der Speicherung der E-Rechnung. Hier kann zwischen „Herunterladen“ und „In Dokumente speichern“ ausgewählt werden. „Herunterladen“ lädt die Datei hierbei direkt in Ihrem Browser herunter (dies kann bis zu mehrere Sekunden dauern). „In Dokumente speichern“ lädt die Datei nicht herunter sondern speichert die Rechnung direkt im Modul Dokumente in untermStrich ab.
• die Art der zu verwendenden Formularart. Die Peppol BIS Rechnung benötigt hier eine Formularart ohne Vorlage (any.any). Die Formularart wird hierbei nur als Kennung für die Datenbank verwendet. Es reicht somit aus, wenn eine Dummy Formularart erstellt wird, welche nur für die Peppol BIS Rechnung verwendet wird.
• ein Betreff, sofern die Rechnung „in den Dokumenten gespeichert“ wird.

Übermittlung der elektronischen Rechnung in Luxemburg:
https://guichet.public.lu/de/entreprises/commerce/marches-publics/facturation/transmission-facture-electronique-marche-public-contrat-concession.html
https://guichet.public.lu/fr/entreprises/commerce/marches-publics/facturation/transmission-facture-electronique-marche-public-contrat-concession.html

Wichtige Information bezüglich bestehenden Dokumenten

Wichtig: Sollte bereits ein Rechnungsdokument für das gewählte Honorar vorhanden sein (Modul Dokumente), so wird automatisch dieses Dokument für die Erstellung der ZUGFeRD Rechnung und für die Erstellung der SwissQR Rechnung verwendet!

Wichtige Fragen zur E-Rechnung

E-Rechnung als Sammelrechnung erstellen

Diese Funktion ist Verfügbar für „XRechnung“, „Peppol BIS“ und „ZUGFeRD“. Verfügbar ab X4 14.5.5.27470

Hierzu wählen Sie mehrere Honorare aus und wählen das Burgermenü (3-Balken-Menü). Nun erscheint Ihnen die Auswahl für „E-Rechnung als Sammelrechnung erstellen“. Danach öffnet sich die gewohnte E-Rechnung-Maske (wie für einzelne E-Rechnungen).

Daten, welche hier dann angezeigt werden, werden von der letzten bzw. aktuellsten Rechnung übernommen. Heißt, die mit dieser Funktion erstellten Rechnung wird der letzten aktuellen optisch ähneln. Unterschied zur Einzelrechnung ist, dass die Honorarwerte und die Arbeitspakete (die Euro-Werte) von allen Honoraren übernommen werden. Somit wird eine gesammelte Rechnung mit Euro-Wert erstellt.