Microsoft 365 - Kalender

:righty: Beachten Sie Details zur Microsoft 365 Einrichtung.

Anwendung

OAuth

Einrichtung

Die OAuth Einrichtung erfolgt wie alle OAuth Einrichtungen im Modul Konfiguration. Dabei kann wie gewohnt die untermStrich Azure App genutzt werden oder man konfiguriert sich seine eigene App.

Wenn eine eigene App genutzt werden soll, sind dafür folgende Berechtigungen nötig:

  • offline_access
  • User.Read
  • Calendars.ReadBasic
  • Calendars.Read
  • Calendars.ReadWrite
  • Calendars.Read.Shared
  • Calendars.ReadWrite.Shared

Anmeldung

Die OAuth Anmeldung passiert wie alle OAuth Anmeldungen über den Butler. Bei der Anmeldung wird immer der Office365 Hauptkalender des Users mit untermStrich verknüpft. Grund dafür ist, dass Termineinladungen immer in diesem landen und auch nur dieser in MS Teams angezeigt wird. Wenn sich ein untermStrich User nacheinander mit unterschiedlichen Office365 Accounts anmeldet, bleiben bereits importierte Termine in der DB erhalten und werden in der Terminverwaltung auch angezeigt. Sie können aber nicht bearbeitet oder gelöscht werden. 1)

Office365 Modus Aktivieren/Deaktivieren

Der Kalender-Modus kann über das Modul Konfiguration – Modul Termine geändert werden. Aktuell werden beim Wechsel zu Office365 noch keine bestehenden Termine von untermStrich nach Office365 migriert.

Fallback Projekt

Wenn Termine aus Office365 nach untermStrich übernommen werden, und bei diesen kein untermStrich Projekt als Kategorie hinterlegt ist 2), wird in untermStrich ein Standardprojekt zugewiesen. Für dieses Standardprojekt wird aktuell die Konfigurationseinstellung „Fallback Projekt für Termin/Aufgaben-Import/CalDAV“ genutzt.

Hinterlegen von E-Mail-Adressen

Um Termine für Mitarbeiter erstellen zu können, wird für jeden Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse im Modul Team benötigt. Diese E-Mail-Adresse sollte nach Möglichkeit eine Office365 Adresse sein. Diese kann in den Team-Stammdaten im Feld „E-Mail“ hinterlegt werden. Wenn eine andere Office365 Mail-Adresse für die Termineinladungen genutzt werden soll, dann kann alternativ ein Team-Zusatzdatenfeld vom Typ „E-Mail“ mit der Bezeichnung „O365 Mail“ erstellt werden. Sobald dieses Feld existiert und bei einem Mitarbeiter befüllt ist, wird diese Mail-Adresse genutzt und nicht die, die unter „E-Mail“ hinterlegt ist.

Synchronisation

Wenn in untermStrich neue Termine erstellt werden, werden diese immer sofort an Office365 übertragen und erst bei Erfolg in die untermStrich Datenbank gespeichert. Termine von Office365 werden in bestimmten Intervallen automatisch synchronisiert. Diese Synchronisation kann aber auch manuell gestartet werden.

Manuell

Die manuelle Synchronisation kann über das Burgermenü angestoßen werden. Dabei wird der Mitarbeiter(gruppen) Filter berücksichtigt und die Kalender für die ausgewählten Mitarbeiter aktualisiert. Bei der Aktualisierung werden nur Termine im aktuellen, sowie im vorherigen und darauffolgenden Kalenderjahr berücksichtigt. Auch beim Erstimport werden nur Termine aus diesen 3 Jahren berücksichtigt.

Auf der rechten Seite wird bei der manuellen Synchronisation ein Fortschrittsbalken in Form einer Growl-Nachricht angezeigt.

Automatisch

Die automatische Synchronisation wird über den Ping gesteuert und wird aktuell maximal alle 5 Minuten gestartet. Die Synchronisation wird von allen untermStrich Usern getriggert, sofern Sie mindestens Mitarbeiter-Rechte für das Modul Termine haben.

Terminkategorien / untermStrich Projekte

Bei jedem Synchronisationsvorgang werden zu den bereits existierenden Terminkategorien immer alle auch alle Projektfavoriten des Benutzers als Kategorie in Office365 angelegt. Die untermStrich Projekte haben immer folgendes Schema: PROJEKT (us:ID). Damit ist es möglich bei der Anlage von Terminen in Office365 eine untermStrich Projektzuordnung mittels Kategorien zu machen. In Office365 können einem Termin mehrere Kategorien zugeordnet werden. Diese bleiben bei der Synchronisation erhalten, sofern es sich nicht um mehrere untermStrich Projekte handelt. Wenn mehrere untermStrich Projekte als Kategorien hinterlegt sind, werden diese bei der Synchronisation bereinigt, sodass nur mehr ein untermStrich Projekt als Kategorie übrig bleibt.

Termine verwalten

UI Änderungen und Neuerungen

Da Office365 Termine häufig eine sehr lange Beschreibung haben (vor allem bei Teams-Terminen) kann diese Beschreibung jetzt auch ausgeblendet werden.

Die Termininfo rechts hat 3 weitere Spalten erhalten.

  • Die Kalender URL verlinkt auf den Office365 Kalender-Eintrag.
  • Teams-Meeting verlinkt direkt zur Teams-Sitzung
  • Connection Status zeigt den Verbindungs-Status des Termins
    • Rot bedeutet dabei, dass der Termin zu einem inaktiven untermStrich Kalender Account gehört. Eine Änderung des Termins wäre in diesem Fall im Moment nicht möglich. 3)
    • Gelb zeigt, dass der zum Termin gehörige OAuth Account kein gültiges Token hat. Eine Änderung des Termins wäre in diesem Fall ebenfalls nicht möglich.
    • Grün bedeutet alles OK, eine Verbindung zum Office365 Account sollte möglich sein.

Auch die Eingabemaske hat sich etwas geändert.

So ist es jetzt möglich, Termine mit einem Bis Datum zu versehen. Ein einzelner Termin kann damit jetzt auch über die Tagesgrenze hinweg erstellt werden. Bei der Auswahl der Mitarbeiter ist nun die Reihenfolge relevant. Der erste Mitarbeiter (fett gedruckt) ist der, der Organisator des Termins. Der Termin wird immer mit dem Office365 Account dieses untermStrich Users erstellt. Die anderen Mitarbeiter bekommen von ihm eine Termineinladung in Office365. Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter (so wie in Office365 auch) Termine, die von anderen organisiert werden, nicht verändern können. Um einen Termin als Organisator erstellen, muss er einloggte Mitarbeiter entweder selbst der Organisator sein (also in der Liste ganz oben fett gedruckt sein), oder in Office365 die Berechtigung erhalten haben für den Organisator Termine zu erstellen. 4) Weiters gibt es den Haken, Teams-Meeting. Wenn dieser aktiviert wird, wird automatisch ein Teams-Meeting erstellt. Das Feld Beschreibung wurde erweitert, damit wie es in Office365 auch möglich ist, HTML zu nutzen, und damit einige Formatierungen vorzunehmen.

untermStrich Mitarbeiter und Adressen vs. Office365 Teilnehmer

untermStrich unterscheidet bei jedem Termin zwischen beteiligten Mitarbeitern (intern) und beteiligten Adressen (extern). Diese Unterscheidung existiert bei Office365 nicht. Hier gibt es nur Teilnehmer. Daher müssen die Termine, welche aus Office365 nach untermStrich kommen ebenfalls daraufhin unterschieden werden, was folgendermaßen geschieht: Wenn ein Teilnehmer über eine E-Mail-Adresse verfügt, wird zuerst geprüft, ob diese einem aktiven untermStrich Mitarbeiter (Modul Team) als E-Mail oder Zusatzdatenfeld O365 Mail 5) zugewiesen ist. Wird hier kein Datensatz gefunden, wird die Suche auf inaktive Mitarbeiter ausgedehnt. Wird auch hier kein Mitarbeiter gefunden oder es wurde überhaupt mehr als ein Mitarbeiter mit dieser E-Mail-Adresse gefunden, wird dieser Teilnehmer nicht als Mitarbeiter betrachtet und die Suche wird über die untermStrich Adressen ausgeweitet. Gesucht wird hier nur im Feld E-Mail, weitere E-Mail-Adressen werden hier nicht berücksichtigt. Auch hier werden zuerst nur aktive Adressen gesucht, nur wenn keine aktiven Adressen gefunden werden, wird auch nach inaktiven Adressen gesucht. Wenn die Suche nach Adressen ebenfalls nicht eindeutig ist, wird der Teilnehmer weder als Mitarbeiter, noch als Adresskontakt in untermStrich verknüpft. Die Information wird aber dennoch in der untermStrich Datenbank mit gespeichert (aber nirgends angezeigt), damit diese Teilnehmer bei einer Terminänderung in untermStrich und anschließender Synchronisation nicht verloren gehen. Wichtig ist daher, dass die E-Mail-Adressen in untermStrich (ganz besonders bei Mitarbeitern) korrekt gepflegt sind.

Einschränkungen bei Office365

Neben den hier genannten dauerhaften Einschränkungen bei der Nutzung des Office365 Modus gibt es auch einige temporäre Einschränkungen die aufgehoben werden.

Kein CalDav und iCal

Sämtliche CalDAV und iCal Schnittstellen bzw. Funktionen sind deaktiviert, sobald der Office365 Kalender Modus aktiv ist. In diesem Fall können/müssen Zugriffe andere Programme/Geräte auf den Kalender über die Microsoft eigenen Schnittstellen realisiert werden.

Bearbeiten von fremden Terminen

Wie in Office365 auch können Terminen in untermStrich nur erstellt/bearbeitet werden, wenn man selbst der Organisator des Termins ist oder man in Office365 die entsprechenden Rechte dazu bekommen hat. In diesem Fall kann aber auch nur der untermStrich Termin des Organisators editiert werden. Das Löschen bzw. Ablehnen des eigenen Termins bzw. der eigenen Termineinladung ist für alle untermStrich immer möglich. Damit man im Namen anderer Office365 Benutzer Termine erstellen/bearbeiten kann muss der Kalender des Office365 Benutzers für den Bearbeiter in Office365 freigegeben werden. Die Berechtigung kann hier auf die gesamte Organisationen oder einzelne Benutzer vergeben werden.

1)
Für den technischen Hintergrund dazu siehe dazu Informationen zum Connection Status in Kapitel „UI Änderungen und Neuerungen“.
2)
siehe Kapitel „Terminkategorien / untermStrich Projekte“
3)
Siehe auch Kapitel „Aktive/Inaktive Kalender Accounts“.
4)
Siehe dazu Kapitel „Bearbeiten von fremden Terminen“.
5)
siehe Kapitel „Hinterlegen von E-Mail-Adressen“