Microsoft 365 - Kalender

:righty: Beachten Sie Details zur Microsoft 365 Einrichtung.

Anwendung

OAuth

Einrichtung

Die OAuth Einrichtung erfolgt wie alle OAuth Einrichtungen im Modul Konfiguration.

Anmeldung

Die OAuth Anmeldung passiert wie alle OAuth Anmeldungen über den Butler. Bei der Anmeldung wird immer der Microsoft 365 Hauptkalender des Users mit untermStrich verknüpft. Grund dafür ist, dass Termineinladungen immer in diesem landen und auch nur dieser in MS Teams angezeigt wird. Wenn sich ein untermStrich User nacheinander mit unterschiedlichen Microsoft 365 Accounts anmeldet, bleiben bereits importierte Termine in der DB erhalten und werden in der Terminverwaltung auch angezeigt. Sie können aber nicht bearbeitet oder gelöscht werden. 1)

Beachten Sie bitte, dass der erste Abgleich bei vielen Terminen am besten vor einem Wochenende oder Feiertag gestartet wird, da dies durchaus einige Zeit dauern kann.

Microsoft 365 Modus Aktivieren/Deaktivieren

Der Kalender-Modus kann über das Modul Konfiguration – Modul Termine geändert werden. Beim Wechsel zu Microsoft/Office 365 werden keine bestehenden Termine von untermStrich nach Microsoft 365 übertragen.
Es findet allerdings eine interne Migration der bestehenden lokalen Termine statt, damit diese im Office 365 Modus weiterhin angezeigt werden können. Diese Migration von ggf. mehreren Tausend Terminen kann mehrere Stunden dauern. Lassen Sie den Browsertab am Besten geöffnet. Wenn die Migration abgebrochen wird kann sie jederzeit über diesen Menüpunkt fortgesetzt werden.

Fallback Projekt

Wenn Termine aus Microsoft 365 nach untermStrich übernommen werden, und bei diesen kein untermStrich Projekt als Kategorie hinterlegt ist 2), wird in untermStrich ein Standardprojekt zugewiesen. Für dieses Standardprojekt wird die Konfigurationseinstellung „Fallback Projekt für Termin/Aufgaben-Import/CalDAV/Office365“ genutzt.

Hinterlegen von E-Mail-Adressen

Um Termine für Mitarbeiter erstellen zu können, wird für jeden Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse im Modul Team benötigt. Diese E-Mail-Adresse sollte nach Möglichkeit eine Microsoft 365 Adresse sein. Diese kann in den Team-Stammdaten im Feld „E-Mail“ hinterlegt werden. Wenn eine andere Microsoft 365 Mail-Adresse für die Termineinladungen genutzt werden soll, dann kann alternativ ein Team-Zusatzdatenfeld vom Typ „E-Mail“ mit der Bezeichnung „O365 Mail“ erstellt werden. Sobald dieses Feld existiert und bei einem Mitarbeiter befüllt ist, wird diese Mail-Adresse genutzt und nicht die, die unter „E-Mail“ hinterlegt ist.

Synchronisation

Wenn in untermStrich neue Termine erstellt werden, werden diese immer sofort an Microsoft 365 übertragen und erst bei Erfolg in die untermStrich Datenbank gespeichert. Termine von Microsoft 365 werden in bestimmten Intervallen automatisch synchronisiert. Diese Synchronisation kann aber auch manuell gestartet werden.

Manuell

Die manuelle Synchronisation kann über das Burgermenü angestoßen werden. Dabei wird der Mitarbeiter(gruppen) Filter berücksichtigt und die Kalender für die ausgewählten Mitarbeiter aktualisiert. Bei der Aktualisierung werden nur Termine im aktuellen, sowie im vorherigen und darauffolgenden Kalenderjahr berücksichtigt. Auch beim Erstimport werden nur Termine aus diesen 3 Jahren berücksichtigt.

Auf der rechten Seite wird bei der manuellen Synchronisation ein Fortschrittsbalken in Form einer Growl-Nachricht angezeigt.

Automatisch

Die automatische Synchronisation wird über den Ping gesteuert und wird aktuell maximal alle 5 Minuten gestartet. Die Synchronisation wird von allen untermStrich Usern getriggert, sofern Sie mindestens Mitarbeiter-Rechte für das Modul Termine haben.

Terminkategorien / untermStrich Projekte

Bei jedem Synchronisationsvorgang werden zu den bereits existierenden Terminkategorien immer alle auch alle Projektfavoriten des Benutzers als Kategorie in Microsoft 365 angelegt. Die untermStrich Projekte haben immer folgendes Schema: PROJEKT (us:ID). Damit ist es möglich bei der Anlage von Terminen in Microsoft 365 eine untermStrich Projektzuordnung mittels Kategorien zu machen.

In Microsoft 365 können einem Termin mehrere Kategorien zugeordnet werden. Diese bleiben bei der Synchronisation erhalten, sofern es sich nicht um mehrere untermStrich Projekte handelt. Wenn mehrere untermStrich Projekte als Kategorien hinterlegt sind, werden diese bei der Synchronisation bereinigt, sodass nur mehr ein untermStrich Projekt als Kategorie übrig bleibt.

Änderungen und Neuerungen

Optionen

Da Microsoft 365 Termine häufig eine sehr lange Beschreibung haben (vor allem bei Teams-Terminen) kann diese Beschreibung jetzt mittels der Option „Beschreibung anzeigen“ auch ausgeblendet werden.

Die Option „Migrierte lokale Termine anzeigen“ ermöglicht zu entscheiden ob Sie Termine sehen möchten welche aus dem lokalen Termin-Modus migriert worden sind. Damit können Sie bspw. auf alte Termine von MitarbeiterInnen zugreifen die das Unternehmen verlassen haben und die daher nicht mehr über eine Office 365 Konto mit untermStrich gesynct werden.

Standardmäßig immer aktiviert ist die Option „Anderen meine Termine als privat anzeigen“. Damit sehen alle anderen Mitarbeiter in untermStrich ihre Termine immer nur als vermeintliche Privattermine und damit ausschließlich, dass sie im jeweiligen Zeitraum einen Termin haben, aber keine genaueren Detailinfos dazu. Wenn Sie möchten, dass ihre Mitarbeiter nähere Informationen zu ihren (nicht privaten) Terminen sehen können (wie im lokalen Kalendermodus), dann müssen Sie diese Option deaktivieren.

Office365 Cache neu aufbauen

Über dieses Menü ist es möglich den Cache der Termine für den/die ausgewählten MitarbeiterInnen neu aufzubauen. Dabei werden alle Termine für das gewählte Jahr komplett neu von Office 365 heruntergeladen und die untermStrich Datenbank damit aktualisiert. Dies kann erforderlich bzw. hilfreich sein, wenn zum Beispiel einige Termine aus Office 365 nicht in untermStrich angezeigt werden und die manuell Synchronisation keine Abhilfe schafft.

Die Termininfo rechts hat 3 weitere Spalten erhalten.

  • Die Kalender URL verlinkt auf den Microsoft 365 Kalender-Eintrag.
  • Teams-Meeting verlinkt direkt zur Teams-Sitzung
  • Connection Status zeigt den Verbindungs-Status des Termins
    • Rot bedeutet dabei, dass der Termin zu einem inaktiven untermStrich Kalender Account gehört. Eine Änderung des Termins wäre in diesem Fall im Moment nicht möglich. 3) Weiters ist es auch möglich, dass es sich dabei um einen Termin handelt der von der vom lokalen untermStrich Kalendermodus bei der Umstellung zum Office365 Modus migriert worden ist. In diesem Fall finden Sie neben dem roten Icon eine entsprechende Zusatzinfo. Diese Termine können nicht bearbeitet, aber gelöscht werden.
    • Gelb zeigt, dass der zum Termin gehörige OAuth Account kein gültiges Token hat. Eine Änderung des Termins wäre in diesem Fall ebenfalls nicht möglich.
    • Grün bedeutet alles OK, eine Verbindung zum Microsoft 365 Account sollte möglich sein.

Auch die Eingabemaske hat sich etwas geändert.

So ist es jetzt möglich, Termine mit einem Bis Datum zu versehen. Ein einzelner Termin kann damit jetzt auch über die Tagesgrenze hinweg erstellt werden. Bei der Auswahl der Mitarbeiter ist nun die Reihenfolge relevant. Der erste Mitarbeiter (fett gedruckt) ist der, der Organisator des Termins. Der Termin wird immer mit dem Microsoft 365 Account dieses untermStrich Users erstellt. Die anderen Mitarbeiter bekommen von ihm eine Termineinladung in Microsoft 365. Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter (so wie in Microsoft 365 auch) Termine, die von anderen organisiert werden, nicht verändern können. Um einen Termin als Organisator erstellen, muss er einloggte Mitarbeiter entweder selbst der Organisator sein (also in der Liste ganz oben fett gedruckt sein), oder in Microsoft 365 die Berechtigung erhalten haben für den Organisator Termine zu erstellen. 4) Weiters gibt es den Haken, Teams-Meeting. Wenn dieser aktiviert wird, wird automatisch ein Teams-Meeting erstellt. Das Feld Beschreibung wurde erweitert, damit wie es in Microsoft 365 auch möglich ist, HTML zu nutzen, und damit einige Formatierungen vorzunehmen.

Termine über Tagesgrenze

Im untermStrich Standard-Kalendermodus ist es nicht möglich Termine einzutragen, welche über die Tagesgrenze/Mitternacht hinausgehen (ausgenommen ganztägige Termine). Für diese Fälle müssen immer 2 Termine in untermStrich erstellt werden. Im Office365 Modus existiert diese Grenze nicht. Termine können über einen beliebigen Zeitraum erstellt werden.

untermStrich Mitarbeiter und Adressen vs. Microsoft 365 Teilnehmer

:righty: untermStrich unterscheidet bei jedem Termin zwischen beteiligten Mitarbeitern (intern) und beteiligten Adressen (extern). Diese Unterscheidung existiert bei Microsoft 365 nicht. Hier gibt es nur Teilnehmer. Daher müssen die Termine, welche aus Microsoft 365 nach untermStrich kommen ebenfalls daraufhin unterschieden werden, was folgendermaßen geschieht: Wenn ein Teilnehmer über eine E-Mail-Adresse verfügt, wird zuerst geprüft, ob diese einem aktiven untermStrich Mitarbeiter (Modul Team) als E-Mail oder Zusatzdatenfeld O365 Mail 5) zugewiesen ist. Wird hier kein Datensatz gefunden, wird die Suche auf inaktive Mitarbeiter ausgedehnt. Wird auch hier kein Mitarbeiter gefunden oder es wurde überhaupt mehr als ein Mitarbeiter mit dieser E-Mail-Adresse gefunden, wird dieser Teilnehmer nicht als Mitarbeiter betrachtet und die Suche wird über die untermStrich Adressen ausgeweitet. Gesucht wird hier nur im Feld E-Mail, weitere E-Mail-Adressen werden hier nicht berücksichtigt. Auch hier werden zuerst nur aktive Adressen gesucht, nur wenn keine aktiven Adressen gefunden werden, wird auch nach inaktiven Adressen gesucht. Wenn die Suche nach Adressen ebenfalls nicht eindeutig ist, wird der Teilnehmer weder als Mitarbeiter, noch als Adresskontakt in untermStrich verknüpft. Die Information wird aber dennoch in der untermStrich Datenbank mit gespeichert (aber nirgends angezeigt), damit diese Teilnehmer bei einer Terminänderung in untermStrich und anschließender Synchronisation nicht verloren gehen. Wichtig ist daher, dass die E-Mail-Adressen in untermStrich (ganz besonders bei Mitarbeitern) korrekt gepflegt sind.

Einschränkungen und Änderungen bei Microsoft 365

Benachrichtigung an Teilnehmer

:righty: Microsoft 365 sendet bei jeder Änderung eines Termins eine Information / Eine Aktualisierung an alle - auch externe - Teilnehmer. Dies geschieht nicht durch untermStrich und untermStrich hat auch keinen Einfluss darauf.

Bearbeiten von fremden Terminen

Wie in Microsoft 365 auch können Terminen in untermStrich nur erstellt/bearbeitet werden, wenn man selbst der Organisator des Termins ist oder man in Microsoft 365 die entsprechenden Rechte dazu bekommen hat. In diesem Fall kann aber auch nur der untermStrich Termin des Organisators editiert werden. Das Löschen bzw. Ablehnen des eigenen Termins bzw. der eigenen Termineinladung ist für alle untermStrich immer möglich. Damit man im Namen anderer Microsoft 365 Benutzer Termine erstellen/bearbeiten kann muss der Kalender des Microsoft 365 Benutzers für den Bearbeiter in Microsoft 365 freigegeben werden. Die Berechtigung kann hier auf die gesamte Organisationen oder einzelne Benutzer vergeben werden.

Räume und Firmenfahrzeuge

Für alle Termine, die in untermStrich eingetragen werden ist ein Mitarbeiter und ein damit verknüpftes Microsoft Office365 Konto erforderlich. Daher ist es nicht wie im lokalen Kalender-Modus möglich, Termine für fiktive Mitarbeiter (bspw. „Firmenfahrzeug A“) zu erstellen.

Kein CalDav und iCal

Sämtliche CalDAV und iCal Schnittstellen bzw. Funktionen sind deaktiviert, sobald der Microsoft 365 Kalender Modus aktiv ist. In diesem Fall können/müssen Zugriffe andere Programme/Geräte auf den Kalender über die Microsoft eigenen Schnittstellen realisiert werden.

1)
Für den technischen Hintergrund dazu siehe dazu Informationen zum Connection Status in Kapitel „UI Änderungen und Neuerungen“.
2)
siehe Kapitel „Terminkategorien / untermStrich Projekte“
3)
Siehe auch Kapitel „Aktive/Inaktive Kalender Accounts“.
4)
Siehe dazu Kapitel „Bearbeiten von fremden Terminen“.
5)
siehe Kapitel „Hinterlegen von E-Mail-Adressen“