Zuweisungslogik der E-Mails

Bitte beachten Sie hier die Unterschiede zwischen Posteingang und Postausgang.

Beim Postausgang ist „Verfasser“ ein/eine Mitarbeiter und „An“ ein externe Adressen. Beim Posteingang hingegen ist „Von“ die externe Adresse und „An“ der/die MitarbeiterIn an welche die Mail gerichtet ist.

Für externe Adressen (Modul Adressen) lautet die Zuweisungslogik wie folgt:

• Ist die Email Adresse nur einer einzigen Adresse in untermStrich zugeordnet wird diese Adresse automatisch ausgewählt.
• Ist die Email Adresse mehreren Adressen zugeordnet wird sie rot angezeigt, und man muss aus diesen Adressen die korrekte auswählen.
• Ist die Email Adresse keiner Adresse zugeordnet wird sie rot angezeigt, untermStrich sucht aber nach passenden Adressen nach dem @

Also nach allen Adressen die eine Mailadresse zugeordnet haben die z.B. auf @untermstrich.com endet. Werden dazu Adressen gefunden, werden diese zur manuellen Auswahl angezeigt. Sie haben also vielleicht nicht mitarbeiter@untermstrich.com in Ihrer Datenbank gespeichert aber info@untermstrich.com oder support@untermstrich.com.

In allen anderen Fällen müssen Sie die korrekte Adresse gänzlich manuell zuweisen. Werden Mails über die Projektmailzuordnung automatisch übernommen wird die Adresse nur erkannt, wenn diese nur einer einzigen Adresse in untermStrich zugewiesen ist.

Für Mitarbeiter (Modul Teams) lautet die Zuweisungslogik wie folgt:

Wenn beim Mailkonto ein/eine BesitzerIn hinterlegt ist, wird dieser/diese in untermStrich als „Verfasser“ bzw. „An“ der Mail festgelegt.

Andernfalls schaut untermStrich ob die Absender E-Mail Adresse im Modul Team eindeutig einem/einer MitarbeiterIn zugeordnet ist und wählt diese als „Verfasser“ bzw. „An“.

Ist die Mailadresse allerdings keinen MitarbeiterInnen zugeordnet wird der Verfasser/An entweder

• nicht befüllt (bei automatischer Projektmailzuordnung)

oder

• mit dem/der eingeloggten UserIn befüllt (manuelle Zuordnung der Mail).

Ist die Mailadresse mehreren MitarbeiterInnen zugeordnet, wird Verfasser/An nicht befüllt.

Schnellzuordnung:

Wenn ein untermStrich Kontakt bei einem einzigen aktiven Projekt als Projektbeteiligter definiert worden ist, kann ein Mail, dass auf Basis der Emailadresse eindeutig diesem Kontakt zugeordnet werden kann mit nur einem Klick in untermStrich übernommen werden.