Erste Schritte

Allgemein

Die nachfolgend aufgeführten Schritte sollten Sie für das Anpassen des untermStrich Systems an Ihre Bedürfnisse durchführen. Benutzen Sie diese Anleitung, um untermStrich für Ihren Anwendungsbereich optimal einzustellen bzw. allen untermStrich Benutzern die Vorgaben zur Verfügung zu stellen, um aussagekräftige und genaue Daten zu erhalten.

Beschäftigungsgruppen definieren

Bevor Sie Mitarbeiter erfassen, ist es ratsam, einige Grundeinstellungen im Modul Konfiguration durchzuführen. Als erstes wäre die individuelle Erstellung der Beschäftigungsgruppen durchzuführen, um jedem Mitarbeiter bei der Neuanlage für die spätere Projektauswertung verschiedene Aufschläge zuordnen zu können.

Hinweis: Sie können die Beschäftigungsgruppen auch noch nach der Erfassung der Mitarbeiter anlegen, müssen dann aber die Zuordnung der Gruppen zu den Mitarbeitern nachholen, was einen gewissen Mehraufwand erfordert. Sie können beliebig viele Beschäftigungsgruppen anlegen. Sinnvoll ist es, z.B. die Kollektivvertragsgruppen zu definieren, und um einige Beschäftigungsgruppen zu ergänzen (z.B. Unternehmensleiter, dienstnehmerähnliche Werkverträge, freie Dienstverträge usw.), die im Kollektivvertrag nicht definiert sind, für eine betriebswirtschaftliche Auswertung aber nicht zu vernachlässigen sind. Die Einstellung erfolgt im Modul Konfiguration. In den nachfolgenden Schritten ist der Vorgang beschrieben: Starten Sie das Modul Konfiguration durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der untermStrich Menüleiste. Wählen Sie in der Seitenleiste unter dem Menüpunkt „Basis“ den Befehl Beschäftigungsgruppen aus. Das Erfassungsfenster wird angezeigt. Es ist ein Datensatz bereits definiert (z.B. Büroleiter). Ändern Sie eventuell die Bezeichnungen auf passende Bezeichnungen für Ihren Betrieb. Legen Sie weitere Gruppen durch Klick auf die + Schaltfläche an. Sie müssen noch keine prozentualen Aufschläge angeben. Diese Felder füllen Sie vorerst mit „0“ aus. Die Aufschlagsfaktoren werden erst später, vor einer Auswertung, definiert. Beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Speichern-Schaltfläche links unten im Funktionsblock des Erfassungsfensters.

Hinweis: Die Eingabe der Aufschlagsfaktoren und die Bedeutung der Faktoren werden später genauer beschrieben. Nach dieser Voreinstellung können Sie beginnen, die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen im untermStrich System zu erfassen.

Mitarbeiter erfassen

Haben Sie die vorhergehenden Schritte erfolgreich durchgeführt, können Sie die Mitarbeiter bzw. untermStrich Benutzer definieren. Die gespeicherten Mitarbeiter haben entsprechend der zugewiesenen Sicherheitsstufe Zugriff zu den gespeicherten untermStrich Daten. Geben Sie die Daten aller Mitarbeiter ein, die mit untermStrich arbeiten werden. Natürlich können Sie auch nachträgliche Änderungen an den Daten vornehmen, aber Sie sollten bereits bei der ersten Erfassung und dem Einrichten des Systems nach Möglichkeit alle Personen erfassen. Die Eingabe der Personen bzw. Mitarbeiter erfolgt im Modul Team. Führen Sie die Anleitung Schrittweise für jeden Mitarbeiter durch: Starten Sie das Modul Team durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Menüleiste. Klicken Sie auf die Hinzufügen-Schaltfläche. Das Erfassungsfenster für den Mitarbeiter wird angezeigt. Füllen Sie die Informationen in den Feldern aus. Unbedingt notwendig sind: Vorname, Nachname, Bruttostundenlohn, Beschäftigungsgruppe und Sicherheitsstufe. Geben Sie unbedingt Daten in diese Felder ein, ansonsten wird das System nicht richtig funktionieren. Die anderen Felder können Sie auch später mit den entsprechenden Informationen ergänzen. Errechnen Sie den Bruttostundenlohn aus dem Monatsbruttolohn des Mitarbeiters dividiert durch die monatliche Arbeitsstundenanzahl, wie Sie z.B. in den Kollektivverträgen angegeben ist. Alle Kalkulationen beruhen auf diesem Bruttostundenlohn.

Hinweis: untermStrich-Empfehlung bei Vollzeitmitarbeiter = Monatsbruttolohn / Anzahl der Monatsstunden. Weisen Sie dem Mitarbeiter unter der Registerkarte Zusatzinformationen eine Beschäftigungsgruppe zu, in der er eingestuft ist (z.B. nach Kollektivvertrag). Die Aufschlagsfaktoren der Auswertung können für jede Beschäftigungsgruppe individuell angepasst werden, daher sollten Sie diese Zuordnung vor der ersten Auswertung richtig eingestellt haben.

Hinweis: Aufschlagsfaktoren können auch zeitraumbezogen belegt werden. Ist z.B. notwendig wenn sich die Miete udgl. ändert. Unter dem Menüpunkt weitere Einstellungen tragen Sie bitte die Normalarbeitszeit des Mitarbeiters ein. Von Montag bis Freitag und auch das Datum von wann bis wann diese Einstellung zutrifft. Wählen Sie bei Datum bis einen Eintrag in der Zukunft. Dem Mitarbeiter muss eine Sicherheitsstufe zugewiesen werden, um den Zugriff zu den untermStrich Daten eventuell einzuschränken. Eine genaue Beschreibung der Sicherheitsstufen finden Sie im Systemhandbuch zu untermStrich. In den Feldern Eingestellt am und Austritt am können Sie dem Mitarbeiter die entsprechenden Daten einstellen. Haben Sie z.B. einen Ferialpraktikanten eingegeben, können Sie durch das Eingeben eines Austrittsdatums verhindern, dass er sich noch nach diesem Datum bei untermStrich anmeldet. Dasselbe gilt auch für das Eintrittsdatum. Speichern Sie den Datensatz durch einen Klick auf die Speichern-Schaltfläche. Das Erfassungsfenster wird geschlossen und die eingegebene Mitarbeiterinformation in der Tabelle angefügt. Nachdem Sie die Mitarbeiter erfasst haben, können sich diese im untermStrich System anmelden. Jeder Mitarbeiter sollte sich beim ersten Anmelden ein Kennwort definieren, um den Zugriff durch unbefugte auszuschließen.

Hinweis: achten Sie darauf, dass mindestens einem Mitarbeiter die Sicherheitsstufe 1 (Unternehmensführung) zugewiesen wurde, bevor Sie sich abmelden. Ansonsten hat kein Mitarbeiter die notwendigen Berechtigungen für das ändern der Personenstammdaten und somit keine gesamte Kontrolle über das untermStrich System. Werden bei einem Mitarbeiter Eintritts- und Austrittsdaten definiert, hat er außerhalb des definierten Zeitraumes keinen Zugriff auf die untermStrich Daten. Die Mitarbeiterdaten stehen aber für die Auswertung weiterhin zur Verfügung.

Projekte eingeben

Alle Daten, die Sie mit untermStrich erfassen und verwalten, werden Projekten zugeordnet. Daher müssen Sie als nächstes Ihre laufenden Projekte erfassen. Geben Sie vorerst Grunddaten Ihrer Projekte ein, die Sie dann immer weiter ergänzen bzw. verfeinern. Führen Sie die folgenden Schritte durch: Starten Sie das Modul Projekte durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Menüleiste. Klicken Sie auf die Hinzufügen-Schaltfläche. Geben Sie die Daten für Ihr Projekt in die leeren Felder der Eingabemaske ein. Setzen Sie das Beginn-Datum für das Projekt durch Doppelklick auf das Eingabefeld mittels des Kalenders. Suchen Sie die passende Kategorie für das Projekt aus dem Klappfeld aus. Haben Sie keine passenden Kategorien definiert, können Sie die Zuordnung später durchführen. Ist das Projekt unproduktiv, dh. den Bürogemeinkosten zuzurechnen, so aktivieren Sie das Auswahlkästchen „Zu Gemeinkosten hinzurechnen“. Das Projekt wird in der Tabelle im Hauptdialog mit einem Icon als „unproduktiv“ gekennzeichnet. Soll das Projekt bei den Betriebsproduktivitätsauswertungen nicht berücksichtigt werden, so aktivieren Sie das Auswahlkästchen „Bei Auswertungen nicht berücksichtigen“. Das Projekt wird in der Tabelle im Hauptdialog dann als „Privat“ gekennzeichnet. Soll das Projekt nach Aufwand berechnet werden, so markieren Sie das Projekt in der Tabelle und wählen im Funktionsbereich den Befehl „Nach Aufwand abrechnen“ aus. Aktivieren Sie in weiterer Folge das gleichnamigen Auswahlkästchen. Weisen Sie dem Projekt einen Abrechnungssatz zu, indem Sie unter der Registerkarte Honorarzuordnungen einen bestehenden Satz zuweisen, oder einen neuen definieren. Haben Sie alle laufenden Projekte eingegeben, können Sie die Arbeit mit untermStrich aufnehmen. Zusammen mit den Personendaten und den bereits getätigten Voreinstellungen können Sie die Arbeitszeiten erfassen und den Projekten zuordnen, und die meisten anderen untermStrich Module benutzen.

Hinweis: Das untermStrich Modul Projekte lässt keine doppelten Projektnamen bzw. Projektnummern zu. Ist eine Projektnummer bzw. ein Projektname bereits gespeichert, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Ändern Sie die Informationen so ab, dass sie eindeutig sind. Für die weitere Anpassung der Grundeinstellungen finden Sie im nachfolgenden Kapitel tiefergehende Informationen.

Individuelle Anpassungen

Einführung

Die nachfolgenden Einstellungen der untermStrich Stammdaten werden alle im Modul Konfiguration durchgeführt. Stellen Sie die Vorgaben von Anfang an richtig ein, ersparen Sie sich später die Zeit zum Ändern und Kontrollieren der bereits eingegebenen Daten. Einige Vorgaben, insbesondere die Einstellungen der betriebswirtschaftlichen Auswertungen, können jederzeit ohne großen Aufwand angepasst werden, um richtige Auswertungsergebnisse zu erhalten. In den folgenden Abschnitten wird auf den besten Zeitpunkt zum Erfassen und definieren der Stammdaten jeweils gesondert hingewiesen.

Adresskategorien

Sie können Ihre Adressen in Adresskategorien einteilen, um die Suche bzw. die Zuordnung der Adressdaten zu erleichtern. Sie können beliebig viele Adresskategorien definieren. Definieren Sie die Adresskategorien am besten vor der Arbeit mit dem Modul Adressen, wo Sie jede neu erfasste Adresse bereits einer Kategorie zuordnen müssen.

Strecken/Orte

Wenn ein Mitarbeiter eine Fahrt erfasst, kann das Fahrtziel aus der Orts-Datenbank gewählt werden oder im Kilometer-Erfassungsdialog neu eingegeben werden. Ist das Fahrtziel noch nicht gespeichert, wird es an die Orts-Datenbank angefügt. Wollen Sie nun diese gespeicherten Orte ändern, Fehleinträge löschen oder neue Fahrtziele hinzufügen, können Sie das jederzeit ohne Einfluss auf die gespeicherten Fahrtkostendaten durchführen.

Formulararten

Für den Schriftverkehr in untermStrich können Sie eine beliebige Anzahl von Vorlagen definieren, die Sie im Modul Dokumente auswählen und weiterbearbeiten. Es stehen eine Fülle von Variablen zur Verfügung, um die Adress-, Projekt- und allgemeinen Daten beim Anlegen des Schriftstückes automatisch übernommen werden können. Sie können kein untermStrich Dokument anlegen, das nicht auf einer Vorlage basiert. Definieren Sie also Ihre Formulararten, bevor Sie mit dem Modul Dokumente zu arbeiten beginnen. Ändern Sie eine Formularvorlage, so werden alle neuen Schriftstücke auf Grundlage dieser geänderten Vorlage erstellt. Bereits gespeicherte Dokumente werden nicht verändert. Verfügen Sie bereits über Vorlagen, z.B. in MS-Word oder MS-Excel, so können Sie die Vorlagen für untermStrich übernehmen. Eine genaue Beschreibung der erforderlichen Eingaben und verfahren zum Anlegen und verwalten der Formulararten finden Sie in der untermStrich Hilfe.

Aufschlagsfaktoren

Für die Betriebswirtschaftliche Auswertung und Kalkulation Ihrer Projekte können Sie bis zu neun Aufschlagsfaktoren definieren. untermStrich rechnet die Projektzeitkosten immer ausgehend vom Bruttostundenlohn des jeweiligen Mitarbeiters, erhöht um die Aufschlagsfaktoren (siehe VOLLKOSTENRECHNUNG). Benennen Sie die Aufschlagsfaktoren am Beginn der Arbeit mit untermStrich z.B. nach Rant und ergänzen bzw. verfeinern Sie die einzelnen Faktoren, wenn Sie eine detailliertere Auswertungsmöglichkeit erhalten wollen. Die Aufschlagsfaktoren können Sie jeweils vor dem Auswerten ergänzen bzw. ändern, da als Grundlage der Kalkulation immer der Bruttostundenlohn ohne jegliche Aufschläge gespeichert wurde. Nach dem Ändern der Aufschlagsfaktoren (genauer gesagt, der Bezeichnung und Anzahl der Aufschlagsfaktoren) müssen Sie die Prozentwerte der Aufschlagsfaktoren für jede Beschäftigungsgruppe kontrollieren bzw. ergänzen. (Siehe nächsten Abschnitt)

Beschäftigungsgruppen

Um eine detaillierte Auswertung zu ermöglichen, definieren Sie beliebig viele Beschäftigungsgruppen, z.B. alle Kollektivvertragsgruppen, Unternehmer als Gruppe, freie Mitarbeiter, dienstnehmerähnliche Werkverträge, freie Dienstverträge usw. und weisen Sie jeder dieser Beschäftigungsgruppen individuelle prozentuale Aufschläge zu. Die angezeigten Aufschlagsfaktoren haben Sie bereits wie vorher beschrieben definiert. Sie können die einzelnen Aufschläge vor einer Auswertung anpassen. Als Grundlage der Auswertung wird immer der Bruttostundenlohn herangezogen, und dann die Aufschläge entsprechend der Beschäftigungsgruppe, der der Mitarbeiter zugeordnet wurde, aufgerechnet. Ändern oder ergänzen Sie Beschäftigungsgruppen, müssen Sie eventuell die Zuordnung der Beschäftigungsgruppen zu den Mitarbeitern kontrollieren bzw. korrigieren.

Planarten

Für das untermStrich Planverzeichnis definieren Sie Planarten, um Ihre Pläne bzw. Planverwaltung besser zu strukturieren. Wählen Sie Bezeichnungen, die Ihren betrieblichen Gewohnheiten entsprechen (z.B. Vorentwurfsplan, Entwurfsplan, Einreichplan, Detailplan usw. für Architekten, Schalungsplan, Bewehrungsplan usw.) Stellen Sie die Planarten möglichst vor dem Arbeiten mit dem Planverzeichnis entsprechend Ihren Bedürfnissen ein, ansonsten müssen Sie bereits einer Planart zugeordnete Pläne im Planverzeichnis kontrollieren und die Zuordnung eventuell korrigieren.

Postarten

Wie bei den Planarten können Sie für Ihren Postausgang Postarten definieren. Wählen Sie Bezeichnungen, die die Arten der Sendungen beschreiben (z.B. Brief, Fax, E-Mail, Ems, Paketdienst, Einschreiben, Express usw.) Stellen Sie die Postarten möglichst vor dem Arbeiten mit dem Post Ein- und Ausgang entsprechend Ihren Bedürfnissen ein, ansonsten müssen Sie bereits einer Postart zugeordnete Postausgänge im Post Ein- und Ausgang kontrollieren und die Zuordnung eventuell korrigieren.

Projektkategorien

Für spätere statistische Auswertungen können Sie Projektkategorien definieren. Jedes Projekt kann dann einer Kategorie zugeordnet werden. Wählen Sie Kategorienbezeichnungen, die für Ihren Betrieb passend sind, z.B. Einfamilienhaus, gef. Wohnbau, Schule usw. für Architekten. Nachdem Sie die Liste geändert bzw. ergänzt haben, sollten Sie die Zuordnung der Projekte zu den Kategorien überprüfen und eventuell korrigieren. Definieren Sie daher die Projektkategorien möglichst vor dem Erfassen der Projekte, um nachträgliche Neuzuordnungen zu vermeiden.

Arbeits- und Honorarbereiche

Für die Arbeit mit untermStrich müssen Sie noch die Arbeits- und Honorarbereiche sowie die entsprechenden Sätze dazu definieren. Dies ist besonders wichtig und hängt unmittelbar mit den untermStrich Modulen in Zusammenhang (z.B. Auswertung, Stunden).

Plangrößen

Im Planverzeichnis wird jeder Planeintrag mit einer Größendefinition verknüpft. Geben Sie die Bezeichnung der Größe bzw. die dazugehörende Fläche in der Plangrößenliste ein. Ändern Sie nach erfolgter Zuordnung eine Plangröße, werden alle Pläne von der Änderung betroffen, die dieser Größe zugeordnet sind. Fügen Sie daher neue Plangrößen immer am Ende der Liste an.

Nebenkostenarten

Für die Erfassung der Nebenkosten werden die verschiedenen Arten der Kosten mit Einheit und Preis/Einheit definiert. Sie können eine beliebige Anzahl von Arten anlegen. Definieren Sie die Nebenkostenarten vor der ersten Erfassung der Nebenkosten. Nachträgliche Änderungen an den bereits definierten Bezeichnungen, Einheiten werden durch die interne Verknüpfung den gespeicherten Datensätzen zugeordnet. Der Preis kann aber jederzeit geändert werden, ohne Einfluss auf die bereits gespeicherten Daten zu haben. Legen Sie daher neue Arten immer am Ende der Liste an.

Ergänzende Erklärungen zu diesen und weiteren Einstellmöglichkeiten und Anpassungen, wie z.B. das Erfassen von Feiertagen und Feiertagssätzen, Honorarkonten, Überstundensätze, Themen und Raumstrukturen usw. finden Sie in der untermStrich Hilfe.

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