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Butler

Butler sind kleine, eigenständige Applikationen, die für alle Modulbereiche den Benutzern schnell die wichtigsten Informationen zur Verfügung stellen, beispielsweise:

  • für ein- und ausgehende Telefonate des Benutzers,
  • Übersichten zu Aktivitäten der Mitarbeiter,
  • Auswertungen zur Produktivität
  • betriebswirtschaftliche Kennzahlen,
  • Überstundenanzeige und vieles mehr.

Alle verfügbaren Butler befinden sich auf der Startseite von untermStrich rechts in der Butler Basis. Die Startseite wird gleich nach dem Anmelden angezeigt, kann aber auch durch einen Klick auf das untermStrich-Logo links oben jederzeit aufgerufen werden.

:!: Sollte die Liste der Butler nicht angezeigt werden, klicken Sie in der Butler Basis auf die Schaltfläche und Sie erhalten die gesamte Auflistung.

Butler in der Liste einfach auswählen, auf die Arbeitsoberfläche der untermStrich X Startseite ziehen und dort ablegen. Die Anordnung der Butler kann jederzeit geändert werden. Damit Ihre Startseite noch übersichtlicher wird, können Sie weitere Registerkarten hinzufügen. Standardmäßig gibt es eine Registerkarte Start. Weitere Registerkarten können durch einen Klick auf die Schaltfläche angelegt werden. Um die Registerkarte anzupassen, klicken Sie doppelt auf die Registerkarte und geben Sie die Bezeichnung und die Anzahl der Spalten ein. Die Konfiguration bleibt für jeden Benutzer gespeichert und steht immer zur Verfügung.

:!: Je nachdem, welche Rechte ein Benutzer hat, kann es vorkommen, dass nicht alle Butler eingeblendet werden.

Mithilfe der Registerkarten werden die Informationen auf der Startseite gruppiert und somit noch übersichtlicher dargestellt.

  • die BUTLER für besondere Anlässe
    • Liquiditätsplanung (Basis: Honorar)
    • Liquiditätsplanung (Basis: Budget)

die integrierten BUTLER

Abwesende Mitarbeiter

- zeigt einen aktuellen Auszug aus der Urlaubsplanung. Dargestellt werden alle Mitarbeiter, die gerade auf Urlaub sind oder Zeitausgleich haben, und die Mitarbeiter, die demnächst einen Urlaub oder eine Abwesenheit geplant haben. Die Anzeige, wie viele Datensätze in der Zukunft angezeigt werden, können Sie selbst konfigurieren. Einfach auf die Schaltfläche klicken und den Wert festlegen (zwischen 3 und 30 Tage).

Aktive Mitarbeiter

- zeigt eine detaillierte Auflistung der angemeldeten Mitarbeiter und hängt mit der Zeitprotokollierung zusammen. Es ist auf ein Blick ersichtlich wer aktuell angemeldet ist, welches Projekt gerade läuft und das Datum und die Uhrzeit wann das Projekt in der Protokollierung gestartet wurde.

Aktuelle Termine

- listet alle Termine aller Benutzer die am aktuellen Tag anfallen. In der Butler-Konfiguration kann die Höhe des Fensters angepasst werden. So kann ein Wert (zwischen 50 und 1000) definiert werden. Bei einem kleineren Wert (z.B. 100) wird dann ein Scrollbalken angezeigt. Wenn die Termine, die bereits zur Vergangenheit gehören, nicht angezeigt werden sollen, sollte die in der Butler-Konfiguration die Funktion „Vergangene Termine nicht anzeigen“ aktiviert werden.

Nächste Geburtstage

- zeigt eine Liste der nächsten Mitarbeitergeburtstage.

Nächste Termine

- zeigt eine Liste aller zukünftigen Termine.

Neueste Zeiteinträge

- eine Liste der aktuell gebuchten Stunden pro Mitarbeiter.

Projektübersicht

- zeigt eine grafische Darstellung der Kosten im Projektverlauf. Eine nähere Beschreibung der einzelnen Bereiche finden Sie im Bereich Projektübersicht.

Systeminfo

- zeigt wichtige Systeminformationen wie z.B. Versions- und Seriennummer, Unternehmensdaten und Benutzername.

Top 10 Auftraggeber

- liefert den Überblick der Verteilung der Umsätze auf die Auftraggeber von Projekten. Damit ist es möglich, Abhängigkeiten von einzelnen Auftraggebern zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Jede Tabellenzeile enthält den Auftraggeber, den Umsatz, der mit diesem Auftraggeber erwirtschaftet wurde und den prozentualen Anteil des Umsatzes des Auftraggebers am Gesamtumsatz des Unternehmens. Diese Auswertung kann auf einen definierten Zeitraum eingeschränkt werden. Damit können Sie Jährliche Veränderungen der Auftragsgebersituation oder der Abhängigkeiten verfolgen und vergleichen. Die Daten für diese Auswertung liegen in der Honorarverwaltung, d.h. die Umsätze sind die Summe der gestellten Honorarnoten. Jeder Eintrag in der Honorarverwaltung muss einem Projekt zugeordnet werden, und bei jedem Projekt kann ein Auftraggeber ausgewählt werden. Durch diese Verknüpfung ist es möglich, diese Auswertung bereitzustellen.

Top 10 Rechnungsempfänger

- Als Ergänzung zur Liste der Umsätze pro Auftraggeber wird eine Tabelle generiert, wo die Umsätze nach den Rechnungsempfängern summiert werden. Die Tabelle liefert den Rechnungsempfänger mit dem verrechneten Umsatz und den Anteil am gesamten Umsatz. Auch hier gibt es eine optionale Zeitraum Einschränkung, um Veränderungen verfolgen zu können. Berechnet werden die Umsätze aus den Daten der Honorarverwaltung und der Verknüpfung der Honorareinträge mit einem Rechnungsempfänger.

Überstunden

- Mit diesem Butler können Sie Überstunden auszahlen oder durch die Eingabe eines negativen Wertes auch aufbuchen - z.B. als Startwert nach der Einführung von untermStrich.

Umsatz pro Mitarbeiter

- Eine wichtige Kennzahl eines Unternehmens ist der pro Mitarbeiter erwirtschaftete Umsatz. Als Umsatz wird in untermStrich die Summe der gestellten Honorare, die in der Honorarverwaltung eingetragen wurden, berechnet und durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt. Diese Auswertung kann auf einen Zeitraum eingeschränkt werden, wenn keine Einschränkung gewählt wurde, liefert die Berechnung den Umsatz pro Mitarbeiter über die gesamte Laufzeit der in der Datenbank erfassten Einträge. Zusätzlich werden die Umsätze pro Mitarbeiter noch pro Jahr aufgelistet. Diese Tabelle ermöglicht es, Abweichungen schnell zuerkennen. Die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter - das Mitarbeiter äquivalent - errechnet sich aus den Einträgen der Sollstundensätze der jeweiligen Mitarbeiter und ist immer auf eine volle Wochenstundenanzahl, die eingegeben werden muss, bezogen. So wird zum Beispiel ein halbtags beschäftigter Mitarbeiter in der Summe mit 0,5 berücksichtigt. Die Umsätze werden aus der Honorarverwaltung aus der Summe der in dem entsprechenden Jahr gestellten Honorarnoten errechnet. Ziel des Unternehmens muss es sein, bei wechselnder Mitarbeiteranzahl zumindest den gleichen Umsatz pro Mitarbeiter zu erwirtschaften. Verwenden Sie die Auswertung, um die Auswirkungen der Veränderung des Mitarbeiterstandes zu kontrollieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten, wenn der Umsatz pro Mitarbeiter sinkt.

Ungelesene Termine

- zeigt eine Liste noch nicht gelesenen Termine.

Zeitprotokoll

- Das Zeitprotokoll muss nicht unbedingt im Modul aufgerufen werden, sondern kann der Aufruf auch im Butler durchgeführt werden. Die Zeit beginnt zu laufen, wenn ein Projekt aus der Klappliste aktiviert wird. Das Ändern des aktivierten Projektes stellt die Protokollierung auf dieses Projekt ein. Mit dem Klick auf die Schaltfläche wird die Zeitprotokollierung gestoppt.

die BUTLER für besondere Anlässe

Liquiditätsplanung (Basis: Honorar)

Beschreibung

Liquiditätsplanung (Basis: Budget)

Beschreibung